在日历中共享会议室和资源

创建资源(例如会议室或公车)后,您可以与 Google 日历中的用户共享资源。之后,如果用户需要安排资源,就可以将相应资源添加到日历活动中。如有用户预订资源,该资源的日历上会创建相应活动。

如果您未明确设置新资源的内部共享选项,系统会沿用您单位中辅助日历的默认共享选项

共享资源

  1. 使用您的 G Suite 管理员帐号(拥有超级用户角色或者获得了委托)登录并打开 Google 日历
  2. 在左侧我的日历下方,找到相应资源。如果您要找的资源还不在“我的日历”下方,请添加该资源
  3. 将光标指向您要共享的资源,然后点击“更多”图标 更多 然后 设置和共享
  4. 自动接受邀请下,选择最适合资源的设置:
    • 自动接受没有冲突的邀请 - 如果资源没有同时安排其他活动,则该资源接受所有新活动邀请。
    • 自动将所有邀请添加到此日历中 - 所有邀请都会显示在资源日历上(即使某些活动时间冲突)。
  5. 选择资源的分享对象:
    • 如果您希望与单位中的所有人共享日历,请在访问权限下:
      1. 选中与 <您的域名> 中的人共享此日历复选框
      2. 点击右侧的向下箭头 向下箭头 并选择一个选项。详情请参阅下方的权限设置
    • 如果您希望与特定用户或 Google 群组共享日历,请在与特定的人共享下:
      1. 点击添加邀请对象
      2. 添加要与之共享资源的人员或群组的电子邮件地址。
      3. 点击右侧的向下箭头 向下箭头 并选择一个选项。详情请参阅下方的权限设置
      4. 点击发送
  6. 测试用户是否可以安排资源。

后续步骤

告知用户他们现在可以将资源添加到活动

权限设置

当您共享资源时,您可以控制用户查看活动的方式,以及是否能够添加或编辑活动。在您检查设置时,请关注有关权限设置的说明

  • 查看所有活动详情 - 当用户在个人日历中创建或修改活动时,他们可以预订资源,还可查看活动详情。活动组织者可在自己的日历中修改活动,但无法直接在资源日历中修改活动或修改其他用户的活动。
  • 只能看到空闲/忙碌信息(隐藏详细信息) - 当用户在个人日历中创建或修改活动时,他们可以预定资源,但无法在资源日历上看到活动名称或活动详情。
  • 更改活动 - 这些用户可以查看活动详情(包括私人活动),还可修改所有活动。仅当资源与特定人员共享(而非整个单位)时,该选项才可用。
  • 进行更改和管理共享设置 - 这些用户可以查看活动详情(包括私人活动),还可修改所有活动。他们还可以更改共享设置。仅当资源与特定人员共享时,此选项才可用。

有关权限设置的说明

  • 访问权限设置会覆盖与特定的人共享设置。例如,您可能会与单位中的所有人共享资源,并授予其查看所有活动详情的权限。如果您还选中了与特定的人共享,即使您为这些人选择了仅查看有空/忙碌状态选项,这些用户也会看到所有活动详情。
  • 要仅允许部分用户预订资源,请与特定的人共享,而不要与单位中的所有人共享。只有您共享资源的对象才能看到可以使用资源的时间。其他人均可看到资源,但资源会始终显示为已预订。
  • 如果您在单位中不允许预订被设为“仅可查看有空/忙碌状态”的资源,则共享资源时至少要授予用户查看所有活动详情的权限。否则,虽然用户可以尝试安排资源,但资源会显示无法使用。

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