När du skapar en kalenderresurs i Google Kalender, till exempel ett mötesrum eller en tjänstebil, skapar du en kalender för resursen. Användarna kan sedan schemalägga resursen genom att lägga till sina kalenderhändelser. När användare bokar resursen skapas en motsvarande händelse i resursens kalender.
Innan du börjar
Om du vill dela resurser måste du först lägga till dem på listan Mina kalendrar. Om du vill lägga till resurser på listan Mina kalendrar behöver du ett administratörskonto med behörighet för kalenderhantering.
- Om resursen du vill hantera inte finns Kalender ännu skapar du den.
- Logga in med administratörskontot och öppna Google Kalender.
- Till vänster bredvid Övriga kalendrar klickar du på Lägg till
Bläddra bland resurser.
- Klicka på byggnaden eller platsen för resursen.
- Bredvid resursen markerar du rutan för att lägga till den i listan Mina kalendrar.
Dela en resurs
Om du delar en resurs kan användarna lägga till den på listan Övriga kalendrar för att se tillgänglighet, boka den för händelser och få aviseringar. De kan dock inte redigera resursen.
- Logga in med administratörskontot och öppna Google Kalender.
- Från listan Mina kalendrar pekar du på resursen och klickar på Mer
- Välj hur du vill dela resursen.
-
I inställningarna för den delade kalendern kan du ange allmänna åtkomstbehörigheter för händelser och behörighet för att dela med specifika personer. I båda fallen tillämpas den bredaste behörigheten på specifika personer.
Om du till exempel väljer Gör tillgänglig offentligt, väljer Visa alla händelsedetaljer och även delar kalendern med en viss person och väljer Visa endast ledig/upptagen, kan personen fortfarande se alla dina händelseuppgifter.
- Om du vill dela kalendern med alla i din organisation under Åtkomstbehörigheter för händelser:
- Markera rutan Gör tillgänglig för din organisation.
- Klicka på nedåtpilen
till höger och välj ett alternativ. Läs om resursbehörigheter nedan på den här sidan.
- Om du inte ställer in alternativet för intern delning för en ny resurs får den standardalternativet för delning för sekundära kalendrar inom organisationen. Om du vill dela kalendern med en viss grupp i Google Grupper gör du följande för Dela med specifika personer:
- Klicka på Lägg till personer.
- Lägg till e-postadresserna till personerna eller grupperna som du vill dela med.
- För Behörigheter klickar du på nedåtpilen
- Klicka på Skicka.
-
- Se till att användarna kan schemalägga resursen. Mer information finns i Testa schemaläggning av resurser.
- Informera användarna om att de kan nu lägga till resursen till händelser.
- (Valfritt) Slutför stegen för att styra hur resurser svarar på inbjudningar.
Läs mer om resursbehörigheter
När du delar en resurs styr du över hur användarna ser händelser som har schemalagts för resursen och om de kan lägga till eller redigera händelser.
- Visa endast ledig/upptagen (dölj uppgifter): Användare kan boka resursen när de skapar eller ändrar händelser i sina personliga kalendrar. De kan inte se namn eller uppgifter för händelserna i resursens kalender. Om du inte tillåter bokning av ledig/upptagen i din organisation delar du resursen minst med behörigheten Visa alla uppgifter om händelsen. Annars kan användare försöka schemalägga resursen, men den kommer inte att vara tillgänglig.
- Se alla händelsesdetaljer – användarna kan boka resursen och se händelsedetaljer när de skapar eller ändrar händelser i sina personliga kalendrar. Händelsearrangören kan ändra en händelse i sin personliga kalender. Han eller hon kan dock inte ändra händelser direkt i resursens kalender eller ändra andra användares händelser.
- Gör ändringar i händelser – användare kan se händelseuppgifter, inklusive detaljer för privata händelser. De kan ändra alla händelser. Det här alternativet är endast tillgängligt när resursen delas med specifika personer, inte med hela organisationen.
- Gör ändringar och hantera delning – användarna kan se händelseuppgifter, inklusive detaljer för privata händelser. De kan ändra alla händelser. De kan också ändra delningsinställningar. Det här alternativet är endast tillgängligt när resursen delas med specifika personer.
Styra hur resurser svarar på inbjudningar
- Logga in med administratörskontot och öppna Google Kalender.
- Från listan Mina kalendrar pekar du på resursen och klickar på Mer
- Välj inställningen som passar resursen bäst i Acceptera inbjudningar automatiskt:
- Acceptera automatiskt inbjudningar som inte krockar – resursen godkänner inbjudningar till en ny händelse om den inte har en annan händelse planerad samtidigt.
Om en resurs är tillgänglig för de flesta, men inte alla, delar resursen hela serien och avvisar datumen när den inte är tillgänglig. Ett e-postmeddelande skickas till händelseorganisatören för varje avvisad händelse. Om resursen har för många konflikter avvisas hela serien och ett e-postmeddelande skickas.
- Lägg automatiskt till alla inbjudningar i den här kalendern – alla inbjudningar visas i resursens kalender, även om vissa av dem gäller händelser som äger rum samtidigt.
- Acceptera automatiskt inbjudningar som inte krockar – resursen godkänner inbjudningar till en ny händelse om den inte har en annan händelse planerad samtidigt.
