Как открыть доступ к переговорным комнатам и другим ресурсам календаря

В Google Календаре при создании ресурса, например переговорной комнаты или автомобиля компании, для этого ресурса создается календарь. После этого ваши пользователи смогут добавлять ресурс в мероприятия в календаре. Когда пользователь резервирует ресурс, для него создается мероприятие в календаре.

Подготовка

Чтобы предоставить доступ к ресурсу другим пользователям, сначала его нужно добавить в список Мои календари. Чтобы добавить ресурс в список "Мои календари", вам необходим аккаунт администратора с правами на управление Календарем.

Если в Календаре нет нужного ресурса, создайте его.
Войдите в систему, используя аккаунт администратора, и откройте Google Календарь.
В левой части страницы рядом со списком Другие календари нажмите на значок "Добавить" Доступные ресурсы.
Нажмите на здание или местоположение этого ресурса.
Установите флажок рядом с ресурсом, чтобы добавить его в свой список Мои календари.

Как открыть доступ к ресурсу

Пользователи, которым вы предоставили доступ к ресурсу, могут добавить его в свой список Другие календари, чтобы проверять статус занятости, записываться на мероприятия и получать уведомления, однако они не смогут редактировать ресурс.

Войдите в аккаунт администратора и откройте Google Календарь.
В списке Мои календари наведите указатель на ресурс и нажмите на значок "Ещё" Настройки и общий доступ.
Выберите, как нужно поделиться ресурсом.
- В настройках общего календаря вы можете предоставить разрешения на доступ к мероприятиям и доступ для отдельных пользователей. Если заданы обе настройки, для выбранных пользователей действует та, которая предоставляет более широкие возможности.
  
  Например, если вы выберете Сделать общедоступным и Доступ ко всем сведениям о мероприятиях, а также поделитесь календарем с определенным пользователем и выберете Показывать только информацию о свободном/занятом времени, этот пользователь все равно сможет посмотреть все сведения о ваших мероприятиях.
- Если вы хотите предоставить доступ к календарю всем коллегам, выполните следующие действия в разделе Разрешения на доступ к мероприятиям:
  1. Установите флажок Доступ для вашей организации.
  2. Справа нажмите на стрелку вниз и выберите подходящий вариант. Более подробные сведения о разрешениях для ресурсов приведены ниже.
- Если настройки доступа для нового ресурса не заданы, он унаследует параметры общего доступа по умолчанию, установленные для дополнительных календарей в организации. Если вы хотите предоставить доступ только некоторым сотрудникам или группе Google, то выполните следующие действия в разделе Доступ для отдельных пользователей:
  1. Нажмите Добавить пользователей.
  2. Введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым нужно предоставить доступ.
  3. Рядом с раскрывающимся списком Разрешения нажмите на стрелку вниз и выберите вариант. Более подробные сведения о разрешениях для ресурсов приведены ниже.
  4. Нажмите Отправить.
Убедитесь, что пользователи могут добавлять в свои календари ресурс, к которому вы предоставили доступ. Подробная информация приведена в статье Проверка планирования ресурсов.
Сообщите сотрудникам, что они могут добавлять ресурс в мероприятия.
При необходимости выполните инструкции в разделе Управление реакцией ресурсов на приглашения.

Сведения о разрешениях для ресурсов

Задав параметры общего доступа для ресурса, вы можете указать, как у пользователей должны отображаться мероприятия, запланированные для этого ресурса, а также могут ли они добавлять и редактировать мероприятия.

Доступ только к информации о свободном времени. Пользователи смогут резервировать ресурс при создании или изменении мероприятий в своих календарях, однако не смогут просматривать сведения о мероприятиях в календаре ресурса. Если вы запрещаете пользователям резервировать ресурсы, для которых доступна только информация о свободном и занятом времени, то при предоставлении доступа к ресурсу необходимо дать хотя бы разрешение Доступ ко всем сведениям о мероприятиях. В противном случае пользователи не смогут создавать мероприятия с этим ресурсом, так как он будет недоступен.
Доступ ко всем сведениям о мероприятиях. Пользователи смогут резервировать ресурс и просматривать сведения о мероприятии, когда создают или изменяют его в своем календаре. Организаторы могут изменять сведения о мероприятиях в своих собственных календарях, однако они не могут делать этого в календаре ресурса, а также вносить изменения в мероприятия других пользователей.
Внесение изменений в мероприятия. Пользователи смогут просматривать информацию о мероприятиях, включая частные, и вносить в них изменения. Этот вариант доступен, только если ресурс предоставлен отдельным пользователям, а не всем в организации.
Внесение изменений и предоставление доступа. Пользователи смогут просматривать информацию о мероприятиях, включая частные, и вносить в них изменения. Они также смогут менять настройки доступа к ресурсу. Этот вариант доступен, только если ресурс предоставлен отдельным пользователям.

Управление реакцией ресурсов на приглашения

Войдите в аккаунт администратора и откройте Google Календарь.
В списке Мои календари наведите указатель на ресурс и нажмите на значок "Ещё" Настройки и общий доступ.
Выберите подходящий вариант для параметра Автоматически принимать приглашения.
- Автоматически принимать не конфликтующие между собой приглашения: ресурс будет принимать приглашения на любые новые мероприятия, если время их проведения не пересекается.
  Если ресурс доступен для большинства, но не для всех мероприятий в серии, он принимает всю серию и отклоняет даты, когда он недоступен. Организатор получает уведомление по электронной почте для каждой отклоненной даты. Если у ресурса слишком много конфликтов, он отклоняет всю серию и отправляет одно уведомление.
- Автоматически добавлять все приглашения в этот календарь: в календаре ресурса будут появляться все приглашения на мероприятия, даже если некоторые из них запланированы на одно и то же время.

Статьи по теме

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?