Compartilhar agendas de salas e recursos

Depois que você criar um recurso, como uma sala de conferências ou um carro corporativo, compartilhe-o com seus usuários no Google Agenda. Eles poderão adicionar o recurso aos eventos das agendas deles para reservá-lo. Quando os usuários reservam o recurso, um evento correspondente é criado na agenda do recurso.

Se você não definir explicitamente a opção de compartilhamento do novo recurso, ele herdará a opção de compartilhamento padrão das agendas secundárias da sua organização.

Compartilhar um recurso

  1. Faça login com sua conta de administrador do G Suite (com a função "Superadministrador" atribuída ou se a conta tiver sido delegada a você) e abra o Google Agenda.
  2. À esquerda, em Minhas agendas, encontre o recurso. Se ele ainda não existir, adicione o recurso.
  3. Aponte para o recurso que você quer compartilhar e clique em Mais Mais e Configurações e compartilhamento.
  4. Em Aceitar convites automaticamente, escolha a melhor configuração para o recurso:
    • Aceitar automaticamente convites sem conflito de horário: o recurso aceita convites para novos eventos se não tiver outro evento programado para o mesmo horário.
    • Adicionar todos os convites automaticamente a esta agenda: todos os convites são exibidos na agenda do recurso, mesmo que alguns deles sejam de eventos que ocorrerão ao mesmo tempo.
  5. Escolha com quem você quer compartilhar o recurso:
    • Se você quiser compartilhar a agenda com todos os membros da organização, siga estas etapas em Permissões de acesso:
      1. Marque a caixa Tornar disponível para seu domínio.
      2. À direita, clique na seta para baixo Seta para baixo e escolha uma opção. Saiba mais sobre as configurações de permissão abaixo.
    • Se quiser compartilhar a agenda com pessoas específicas ou com um grupo específico de pessoas, faça o seguinte em Compartilhar com pessoas específicas:
      1. Clique em Adicionar pessoas.
      2. Adicione os endereços de e-mail das pessoas ou dos grupos.
      3. À direita, clique na seta para baixo Seta para baixo e escolha uma opção. Saiba mais sobre as configurações de permissão abaixo.
      4. Clique em Enviar.
  6. Confirme que os usuários podem reservar o recurso.

Próximas etapas

Avise aos usuários que agora eles podem adicionar o recurso a eventos.

Configurações de permissão

Ao compartilhar um recurso, você controla como os usuários veem os eventos e se eles podem adicionar ou editar eventos. Ao analisar as configurações, leia as observações sobre as configurações de permissão.

  • Ver todos os detalhes de eventos: os usuários podem reservar o recurso e ver detalhes dos eventos ao criar ou modificar eventos nas agendas deles. O organizador pode modificar um evento na própria agenda. No entanto, ele não pode fazer essas modificações diretamente na agenda do recurso ou modificar os eventos de outros usuários.
  • Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes): os usuários podem reservar o recurso ao criar ou modificar eventos nas agendas deles, mas não podem ver os nomes ou os detalhes dos eventos na agenda do recurso.
  • Fazer alterações nos eventos: estes usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive dos particulares, e modificar qualquer evento. Esta opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas, e não com a organização inteira.
  • Fazer alterações e gerenciar compartilhamento: estes usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive dos particulares, e modificar qualquer evento. Eles também podem alterar as configurações de compartilhamento. Esta opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas.

Observações sobre as configurações de permissão

  • As configurações em Permissões de acesso modificam as configurações em Compartilhar com pessoas específicas. Por exemplo, você pode compartilhar um recurso com todos na sua organização e conceder a permissão Ver todos os detalhes de eventos. Se você também conceder a permissão Compartilhar com pessoas específicas, esses usuários verão todos os detalhes dos eventos, mesmo se só tiverem a permissão Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes).
  • Para permitir que apenas alguns usuários reservem um recurso, compartilhe-o com pessoas específicas, e não com todos os membros da organização. Só essas pessoas poderão ver quando o recurso está disponível. Os outros verão o recurso, mas ele aparecerá sempre como ocupado.
  • Se você não permitir a reserva de recursos disponível/ocupado na sua organização, compartilhe o recurso pelo menos com as permissões em Ver detalhes de todos os eventos. Caso contrário, os usuários tentarão reservar o recurso e verão que ele não está disponível.

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