Condividere le risorse

Dopo aver creato una risorsa, ad esempio una sala riunioni o un'auto aziendale, condividila con i tuoi utenti in Google Calendar. Gli utenti potranno pianificare la risorsa aggiungendola agli eventi del proprio calendario. La prenotazione della risorsa da parte degli utenti comporta la creazione di un evento corrispondente nel calendario della risorsa.

Se non configuri l'opzione di condivisione interna in modo esplicito per le nuove risorse, queste ultime erediteranno l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione.

Condividere una risorsa

  1. Accedi con il tuo account amministratore di G Suite e apri Google Calendar.
  2. A sinistra, sotto I miei calendari, individua la risorsa. Se non è già presente, aggiungila.
  3. Posiziona il puntatore sulla risorsa da condividere e fai clic su Altro Altro e poi Impostazioni e condivisione.
  4. Nella sezione Accetta automaticamente gli inviti, scegli l'impostazione più appropriata per la risorsa:
    • Accetta automaticamente inviti che non siano concomitanti: la risorsa accetta inviti a nuovi eventi a patto che non siano presenti altri eventi pianificati per lo stesso orario.
    • Aggiungi automaticamente tutti gli inviti al calendario: tutti gli inviti vengono inseriti nel calendario della risorsa, anche se alcuni di essi sono relativi a eventi che si svolgono contemporaneamente.
    • Non mostrare inviti: solo gli inviti accettati vengono visualizzati nel calendario.
  5. Scegli gli utenti con cui condividere la risorsa:
    • Se vuoi condividere il calendario con tutte le persone della tua organizzazione, nella sezione Autorizzazioni all'accesso:
      1. Seleziona la casella Rendi disponibile per tuo dominio.
      2. Sulla destra, fai clic sulla freccia giù Freccia giù e scegli un'opzione. Le informazioni dettagliate sull'impostazione delle autorizzazioni sono illustrate più avanti.
    • Se intendi condividere il calendario con persone specifiche o con un gruppo Google, nella sezione Condividi con persone specifiche:
      1. Fai clic su Aggiungi persone.
      2. Aggiungi gli indirizzi email delle persone o dei gruppi con cui vuoi condividere la risorsa.
      3. Sulla destra, fai clic sulla freccia giù Freccia giù e scegli un'opzione. Le informazioni dettagliate sull'impostazione delle autorizzazioni sono illustrate più avanti.
      4. Fai clic su Invia.
  6. Verifica che gli utenti siano in grado pianificare la risorsa.

Passaggi successivi

Comunica ai tuoi utenti che ora possono aggiungere la risorsa agli eventi.

Impostazione delle autorizzazioni

Quando condividi una risorsa, puoi stabilire il modo in cui gli utenti vedono gli eventi e se possono aggiungerli o modificarli. Durante l'esame delle impostazioni, tieni presenti le note sulle impostazioni relative alle autorizzazioni.

  • Vedere tutti i dettagli dell'evento: gli utenti possono prenotare la risorsa e visualizzare i dettagli degli eventi quando creano o modificano eventi nei loro calendari personali. L'organizzatore dell'evento può modificare un evento nel proprio calendario personale. Tuttavia, non è possibile modificare eventi direttamente nel calendario della risorsa o modificare gli eventi di altri utenti.
  • Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): gli utenti possono prenotare la risorsa quando creano o modificano eventi nei propri calendari personali, ma non possono vedere i nomi o i dettagli degli eventi nel calendario della risorsa.
  • Apportare modifiche agli eventi: gli utenti a cui viene concessa questa autorizzazione possono vedere i dettagli degli eventi, inclusi gli eventi privati, e possono modificare qualsiasi evento. Questa opzione è disponibile soltanto quando la risorsa è condivisa con persone specifiche e non con l'intera organizzazione.
  • Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione: gli utenti a cui viene concessa questa autorizzazione possono visualizzare i dettagli degli eventi, inclusi quelli privati. Possono inoltre modificare qualsiasi evento e cambiare le impostazioni di condivisione. Questa opzione è disponibile soltanto quando la risorsa è condivisa con persone specifiche.

Note sulle impostazioni relative alle autorizzazioni

  • Le impostazioni disponibili nella sezione Autorizzazioni all'accesso hanno la precedenza su quelle selezionate in Condividi con persone specifiche. Ad esempio, supponiamo che tu abbia condiviso una risorsa con tutti i membri dell'organizzazione e li abbia autorizzati a Vedere tutti i dettagli dell'evento. Se scegli anche di inserire degli utenti in Condividi con persone specifiche, questi potranno visualizzare tutti i dettagli degli eventi, anche se per loro hai selezionato l'autorizzazione Vedere solo disponibile/occupato.
  • Per consentire soltanto ad alcuni utenti di prenotare una risorsa, aggiungili in Condividi con persone specifiche e non condividere la risorsa con tutti gli utenti dell'organizzazione. Solo le persone con le quali condividi la risorsa possono vedere quando quest'ultima è disponibile. Tutti gli altri utenti possono vedere la risorsa, ma questa risulterà sempre prenotata.
  • Se non autorizzi la prenotazione di risorse libere/occupate nell'organizzazione, condividi la risorsa e concedi almeno l'autorizzazione Vedere tutti i dettagli dell'evento. In caso contrario, quando gli utenti tenteranno di pianificare la risorsa, questa risulterà non disponibile.

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