Partager les agendas de salles et de ressources

Une fois que vous avez créé une ressource, telle qu'une salle de réunion ou une voiture de fonction, partagez-la avec vos utilisateurs dans Google Agenda. Ces derniers pourront alors la réserver en l'ajoutant à leurs événements d'agenda. Ce faisant, les utilisateurs créent un événement correspondant dans l'agenda de la ressource.

Si vous ne définissez pas explicitement l'option de partage interne de votre nouvelle ressource, celle-ci hérite de l'option de partage par défaut des agendas secondaires de votre organisation.

Partager une ressource

  1. Connectez-vous avec votre compte administrateur (doté du rôle de super-administrateur ou dont vous êtes délégué) et ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, sous Mes agendas, localisez la ressource. Si elle n'y figure pas déjà, ajoutez-la.
  3. Placez le curseur sur la ressource que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Options "" puis Paramètres et partage.
  4. Sous Accepter automatiquement les invitations, choisissez l'option qui convient le mieux à la ressource :
    • Accepter automatiquement les invitations si disponible : la ressource accepte une invitation à un nouvel événement si aucun autre événement n'est planifié au même moment.
    • Ajouter automatiquement toutes les invitations à cet agenda : toutes les invitations apparaissent dans l'agenda de la ressource, même si certaines d'entre elles concernent des événements qui ont lieu simultanément.
  5. Choisissez avec qui vous voulez partager la ressource :
    • Si vous souhaitez partager l'agenda avec tous les membres de votre organisation, sous Autorisations d'accès :
      1. Cochez l'option Rendre disponible pour votre domaine.
      2. Sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas "" et choisissez une option. Découvrez ci-dessous les paramètres d'autorisation.
    • Si vous souhaitez partager l'agenda avec des personnes en particulier ou un groupe Google, sous Partager avec des personnes en particulier :
      1. Cliquez sur Ajouter des contacts.
      2. Ajoutez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager la ressource.
      3. Sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas "" et choisissez une option. Découvrez ci-dessous les paramètres d'autorisation.
      4. Cliquez sur Envoyer.
  6. Vérifiez que vos utilisateurs peuvent réserver la ressource.

Étapes suivantes

Informez vos utilisateurs qu'ils peuvent désormais ajouter la ressource à leurs événements.

Paramètres d'autorisation

Lorsque vous partagez une ressource, c'est vous qui déterminez la façon dont les utilisateurs voient les événements et s'ils peuvent en ajouter ou les modifier. Quand vous passez en revue les paramètres, tenez compte des remarques sur les paramètres d'autorisation.

  • Afficher les détails des événements : les utilisateurs peuvent réserver la ressource et voir les détails des événements qu'ils créent ou modifient dans leur agenda personnel. L'organisateur d'un événement peut modifier ce dernier dans son agenda personnel. En revanche, il ne peut pas modifier les événements directement dans l'agenda de la ressource ou modifier les événements d'autres utilisateurs.
  • Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) : les utilisateurs peuvent réserver la ressource lorsqu'ils créent ou modifient des événements dans leurs agendas personnels, mais ils ne peuvent pas voir les détails des événements ni le nom des participants dans l'agenda de la ressource.
  • Apporter des modifications aux événements : les utilisateurs peuvent voir et modifier les détails des événements, y compris privés. Cette option est disponible uniquement lorsque la ressource est partagée avec des personnes en particulier, et non avec l'ensemble de l'entreprise.
  • Apporter des modifications et gérer le partage : les utilisateurs peuvent voir et modifier les détails des événements, y compris privés. Ils peuvent également modifier les paramètres de partage. Cette option est disponible uniquement lorsque la ressource est partagée avec des personnes en particulier.

Remarques sur les paramètres d'autorisation

  • Les paramètres sous Autorisations d'accès priment sur les paramètres Partager avec des personnes en particulier. Supposons que vous partagez une ressource avec tous les membres de votre organisation et que vous les avez autorisés à afficher les détails des événements. Si vous décidez également de la partager avec des personnes en particulier, les utilisateurs concernés pourront afficher tous les détails de l'événement, même s'ils sont seulement autorisés à afficher uniquement les informations de disponibilité.
  • Pour n'autoriser qu'un groupe restreint d'utilisateurs à réserver une ressource, partagez-la uniquement avec ces personnes et non avec tous les membres de l'organisation. Seuls les utilisateurs avec lesquels vous partagez la ressource peuvent consulter sa disponibilité. Les autres peuvent aussi voir cette ressource, mais elle apparaît toujours comme étant réservée.
  • Si vous n'autorisez pas la réservation des ressources partagées avec l'option de disponibilité dans votre organisation, partagez-les au moins avec l'autorisation Afficher les détails des événements. Sinon, les utilisateurs essaieront de les réserver alors qu'elles sont indisponibles.

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