Compartir calendarios de salas y recursos

Una vez que hayas creado un recurso como, por ejemplo, una sala de reuniones o un vehículo de empresa, podrás compartirlo con tus usuarios en Google Calendar; de esta forma, podrán añadirlo a sus eventos de calendario para reservarlo. Cuando lo hayan reservado, se creará el evento correspondiente en el calendario del recurso.

Si no seleccionas ninguna opción para compartir de forma interna los recursos nuevos, se hereda la opción predeterminada de los calendarios secundarios de tu organización.

Compartir un recurso

  1. Inicia sesión con una cuenta de administrador que tenga asignado o delegado el rol de superadministrador y, a continuación, abre Google Calendar.
  2. En la sección Mis calendarios de la parte izquierda, busca el recurso. Si no está, añádelo.
  3. Coloca el cursor sobre el recurso que quieras compartir y haz clic en Opciones "" y luego Configurar y compartir.
  4. En Aceptar invitaciones automáticamente, elige el ajuste que mejor se adapte a tu recurso:
    • Aceptar automáticamente invitaciones que no entren en conflicto: el recurso acepta invitaciones a cualquier evento nuevo si no tiene otro evento programado a la misma hora.
    • Añadir todas las invitaciones de forma automática a este calendario: todas las invitaciones aparecen en el calendario del recurso, incluso si algunas de ellas son de eventos programados a la misma hora.
  5. Elige con quién quieres compartir el recurso:
    • Si quieres compartir el calendario con todos los miembros de tu organización, en Permisos de acceso, haz lo siguiente:
      1. Marca la casilla Compartir con [tu dominio].
      2. En la parte derecha, haz clic en la flecha hacia abajo"" y elige una de las opciones disponibles. Para obtener más información, consulta la sección Configuración de permisos de este artículo.
    • Si quieres compartir el calendario con determinados usuarios o con un grupo de Google concreto, en el cuadro de diálogo Compartir con determinadas personas:
      1. Haz clic en Añadir personas.
      2. Incluye las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos con los que quieras compartir el recurso.
      3. En la parte derecha, haz clic en la flecha hacia abajo"" y elige una de las opciones disponibles. Para obtener más información, consulta la sección Configuración de permisos de este artículo.
      4. Haz clic en Enviar.
  6. Comprueba que los usuarios puedan reservar el recurso.

Pasos siguientes

Informa a tus usuarios de que ya pueden añadir el recurso a un evento.

Configuración de permisos

Cuando compartes un recurso, controlas cómo ven los usuarios los eventos y si pueden añadir más o editarlos. Cuando revises la configuración, ten en cuenta las notas sobre la configuración de permisos.

  • Ver todos los detalles de los eventos: los usuarios pueden reservar recursos y ver los detalles de los eventos cuando los crean o modifican en sus calendarios personales. Los organizadores pueden modificar eventos en sus calendarios personales, pero no en los de recursos. Tampoco pueden editar los eventos de otros usuarios.
  • Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): los usuarios pueden reservar recursos cuando crean o modifican eventos en sus calendarios personales, pero no pueden ver los nombres o detalles de los eventos en el calendario del recurso.
  • Hacer cambios en eventos: estos usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluso los de eventos privados, y modificar cualquier evento. Esta opción solo está disponible en los recursos que se comparten con determinadas personas, no con toda la organización.
  • Hacer cambios y gestionar el uso compartido: estos usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluso los de eventos privados, y modificar cualquiera de ellos, además de su configuración de uso compartido. Esta opción solo está disponible en los recursos que se comparten con determinadas personas.

Notas sobre la configuración de permisos

  • Los ajustes que elijas en Permisos de acceso anulan aquellos seleccionados en Compartir con determinadas personas. Por ejemplo, puedes compartir un recurso con todos los miembros de tu organización y darles el permiso Ver todos los detalles de los eventos. Si también marcas la opción Compartir con determinadas personas, esos usuarios verán todos los detalles de los eventos, aunque únicamente les concedas el permiso Ver solo libre/ocupado.
  • Para permitir que solo algunos usuarios puedan reservar un recurso, compártelo solo con determinadas personas, no con todos los miembros de la organización. Solo las personas con las que compartas un recurso podrán saber cuándo está disponible. Aunque el resto de los usuarios también podrán verlo, siempre les aparecerá como reservado.
  • Si no permites reservar recursos libres/ocupados en tu organización, comparte recursos que por lo menos tengan asignado el permiso Ver todos los detalles de los eventos. De lo contrario, los usuarios podrán intentar reservarlo y no estará disponible.

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