Google consiglia di definire le risorse di Calendar in formato strutturato. Le risorse strutturate includono informazioni sulla posizione della risorsa, la sua capacità o l'attrezzatura. Calendar utilizza questi dati per fornire maggiori dettagli sulle stanze e sulle risorse e per consentire ai tuoi utenti di scegliere la risorsa più adatta alle loro esigenze. Definisci le risorse strutturate per avvalerti delle nuove funzionalità e dei potenziamenti di Calendar.
Le risorse non strutturate (legacy) utilizzano solo questi campi:
- ID risorsa
- Nome
- Descrizione
Se per una risorsa sono impostati solo questi campi, significa che si tratta di una risorsa legacy. Le risorse create prima del 17 ottobre 2017 sono probabilmente risorse legacy.
Vantaggi delle risorse strutturate
Cambiare il formato dei dati per renderlo strutturato richiede del lavoro aggiuntivo, ma è un investimento che vale la pena di fare. Quando strutturi le risorse, gli utenti possono:
- Migliorare l'esperienza d'uso con una visualizzazione coerente e leggibile delle risorse.
- Prenotare la stanza o le risorse giuste in modo più rapido e con l'aiuto dei suggerimenti automatici per stanze e risorse.
- Distinguere più rapidamente le stanze dalle altre risorse.
- Svincolare automaticamente le stanze non utilizzate.
- Sostituire automaticamente le stanze che rifiutano gli inviti.
- Usufruire dei miglioramenti futuri e delle prossime funzionalità intelligenti di Calendar (sono supportate solo le risorse strutturate).
Passare alle risorse strutturate
Converti le risorse in un formato strutturato per poter usufruire dei miglioramenti futuri di Google Calendar. Quando usi le risorse strutturate, i tuoi utenti possono sfruttare al meglio la prenotazione delle stanze e le altre funzionalità del calendario.
Comprendere i cambiamenti, provarli e comunicarli
L'utilizzo di informazioni strutturate sulle risorse cambia il modo in cui gli utenti interagiscono con Calendar. Ti consigliamo di prepararti a questi cambiamenti nei seguenti modi:
- Analizza il modo in cui sono gestite le tue attuali risorse per capire come la migrazione al formato strutturato cambierà l'esperienza utente.
- Prova prima le risorse strutturate in un ambiente di test per verificare le modifiche. Conserva un backup delle informazioni correnti sulle risorse.
- Aggiorna le applicazioni interne e il software di terze parti, ad esempio le applicazioni che utilizzano convenzioni di denominazione personalizzate.
- Informa gli utenti del nuovo comportamento e delle modifiche e gestiscine l'implementazione.
Cambiamenti nell'esperienza utente
Gli utenti vedranno i seguenti cambiamenti quando adotterai il nuovo formato strutturato nella tua azienda.
Cambiamenti per i risultati di ricerca
Prima
Risorse visualizzate come un unico lungo nome
Dopo
Risorse visualizzate con informazioni organizzate
Cambiamenti per la visualizzazione di stanze e altre risorse
| Nome della risorsa | |||
| Edificio | |||
| Piano e sezione | |||
| Capienza | |||
| Funzionalità audio/video |
| Nome della risorsa | |||
| Edificio | |||
| Piano e sezione | |||
| Capienza | |||
| Tipo di risorsa | |||
| Funzionalità audio/video (se presenti) |
Cambiamenti per la visualizzazione delle risorse
Quando posizioni il cursore del mouse su una risorsa, vengono visualizzati dettagli aggiuntivi:
Stanze (Categoria SALA_RIUNIONI)
Per le altre risorse (Categoria ALTRO)
Cambiamenti nell'ordine delle risorse
Prima dell'ottobre 2017
Prima, il raggruppamento nell'elenco delle stanze era basato sui nomi delle risorse. Ad esempio, le stanze venivano elencate in base al prefisso anziché in base a informazioni più utili per decidere quale utilizzare. Se erano presenti molte stanze con un determinato prefisso (ad esempio: CH-ZRHA), venivano tutte raggruppate sotto il prefisso.
Esempi di nomi di risorse:
CH-ZRHA-SalaPreferita'1 [Telefono, VC]
CH-ZRHA-SecondaSalaPreferita’1 [Telefono, VC]
US-SFO-SalainSFO’2 [Telefono, VC]
Raggruppamento in base al prefisso:
Dove gli edifici sono ZRH-UfficioA e SFO-UfficioB
Dopo il 17 ottobre 2017
Il raggruppamento si basa sugli edifici che crei. Le stanze e le altre risorse sono raggruppate nei nodi dei rispettivi edifici.
Esempi di nuovi nomi generati automaticamente:
ZRH-UfficioA-1-SalaPreferita (4) [Telefono, VC]
ZRH-UfficioA-1-SecondaSalaPreferita (2) [Telefono, VC]
SFO-UfficioB-SalainSFO (2) [Telefono, VC]
Dove gli edifici sono ZRH-UfficioA e SFO-UfficioB
Raggruppamento in base al nome dell'edificio:
Assegnazione di nomi ai piani e ordine di visualizzazione:
I piani degli edifici vengono visualizzati in ordine numerico. Ad esempio:
- Il piano "1" precede il "2"
- Il "12mo" piano precede il "2ndo", in quanto "2" < "n"
Numera i piani per visualizzarli nell'ordine corretto, ad esempio: "01", "02", …,"12"
Cambiamenti nei nomi e nella visualizzazione delle risorse
Per le risorse legacy Google ha indicato un formato di nome specifico da utilizzare. La gerarchia di risorse viene creata automaticamente quando vengono aggiunte oltre 10 risorse con un segno "-". Se il gruppo di intestazioni contiene oltre 100 risorse viene diviso in intestazioni secondarie.
Con le informazioni strutturate sulle risorse, la convenzione di denominazione di Google diventa standard e viene utilizzata per creare nomi generati automaticamente in base ai singoli campi delle risorse. I nomi generati automaticamente vengono creati quando si aggiorna un campo della risorsa che non sia il nome, il tipo o la descrizione.
- [edificio]-[piano] [nome stanza]-([capacità sala]) [Funzionalità audio e video]
- [(tipo risorsa)]-[edificio]-[piano] [nome sala]-([capacità sala]) [Funzionalità audio e video]
I nomi generati automaticamente:
- Rendono uniforme il formato dei nomi delle risorse per tutta l'organizzazione.
- Consentono di aggiornare automaticamente i dettagli delle stanze (ad esempio quando aumenta la capienza o vengono aggiunte o modificate funzionalità).
- Consentono di comprendere le proprietà di qualsiasi stanza o risorsa semplicemente guardando il nome.
Il nuovo nome generato automaticamente viene visualizzato in queste posizioni:
Elenco dei partecipanti
Nell'elenco Partecipanti agli eventi di Calendar, il nuovo formato del nome della risorsa generato automaticamente sostituisce il vecchio nome della risorsa.
Campo Dove sul web e sui dispositivi mobili
Nel campo Dove degli eventi di Calendar, il nuovo formato del nome della risorsa generato automaticamente sostituisce il vecchio nome della risorsa.
Notifiche su dispositivi mobili
Nelle notifiche su dispositivi mobili o sul web, il nuovo formato del nome della risorsa generato automaticamente sostituisce il vecchio nome della risorsa.
Convertire risorse, funzionalità ed edifici
Esistono tre modi per aggiornare le risorse:
- Utilizzo di un'API: per maggiori dettagli, consulta le pagine dell'API Admin SDK Directory per resources.features, resources.buildings e resources.calendars.
- Singolarmente mediante la Console di amministrazione: per maggiori dettagli, segui le istruzioni su come aggiungere edifici, funzionalità e risorse contenute nella pagina Creare edifici, funzionalità e risorse.
- Mediante download, modifica e caricamento di un file CSV: vedi i passaggi riportati di seguito.
Modificare le risorse mediante un file CSV
Se hai un ruolo di amministratore con privilegi per la gestione delle risorse e degli edifici assegnati al tuo account, aggiorna le risorse nell'organizzazione seguendo questa procedura.
Passaggio 1: scarica un file CSV dalla Console di amministrazione
Scarica innanzitutto le informazioni sulle risorse in un file CSV.
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Directory
Edifici e risorse.
- Apri Gestione delle risorse.
- Fai clic su Scarica
- Salva il file CSV.
Passaggio 2: importa i dati CSV in un foglio di lavoro
Dopo aver scaricato il file CSV, importalo in un foglio di lavoro.
- Apri un foglio Google vuoto e vai a File > Importa.
- Passa al file CSV scaricato e fai clic su Seleziona.
- Nella finestra di importazione, effettua le selezioni e fai clic su Importa dati.
Passaggio 3: modifica le risorse in un foglio di lavoro
Controlla le informazioni nel foglio di lavoro, prendi nota di eventuali campi vuoti o non conformi e aggiornali in base ai suggerimenti contenuti nella tabella Formati da utilizzare.
Nota: non modificare l'ID della risorsa, altrimenti ne creeresti una nuova anziché aggiornare quella esistente.
Modificare il foglio di lavoro
- Utilizza il foglio di lavoro creato nei passaggi precedenti.
- Modifica i campi in base alle necessità.
Importante: per identificare le funzionalità nel foglio di lavoro, il nome della funzionalità deve essere preceduto dal simbolo #. Ad esempio, #Lavagna bianca.
- Quando avrai completato le modifiche, salva il foglio di lavoro come file CSV.
Fogli di lavoro di esempio
|
ID risorsa* |
Nome della risorsa* |
Categoria di risorse* |
Tipo di risorsa |
Nome piano* |
Capacità* |
ID edificio* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 | Auditorium | SALA_RIUNIONI | 1 | 40 | 81 | |
| 234 | Il rifugio di James | ALTRO | Lounge | 4 | 5 | 82 |
* Obbligatorio
|
Descrizione visibile all'utente |
Descrizione |
#Lavagna bianca |
#Telefono |
|---|---|---|---|
| Gestita da amministratori@azienda.com | VERO | VERO | |
| Chiedi all'assistente di James per prenotare | Gestita da amministratori@azienda.com | FALSO | FALSO |
Passaggio 4: carica un file CSV dopo la modifica
Dopo aver modificato il foglio di lavoro, puoi caricare le modifiche in Calendar.
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
- Apri Gestione delle risorse.
- Posiziona il cursore su Aggiungi
e fai clic su Carica
.
- Fai clic su Allega CSV e segui le indicazioni per allegare il file CSV.
- Fai clic su Carica.
Formati da utilizzare
Quando modifichi il foglio di lavoro, utilizza questi formati.
Formato per tutte le risorse
Utilizza questo formato per le risorse che crei in Calendar.
| Nome proprietà | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| ID risorsa* |
L'identificatore univoco della sala che Google genera quando crei una risorsa. Non modificare o rimuovere questo valore per le risorse esistenti. |
28AF38E |
| Nome della risorsa* |
Nome breve della sala. Limite massimo di caratteri consigliato: 45 |
Sala Beehive |
| ID edificio* | Questo ID deve corrispondere esattamente all'ID specificato per l'edificio. | SF-PRINCIPALE |
| Categoria di risorse* |
Sala conferenze: risorse che vengono utilizzate per riunioni o conferenze, anche se si tratta solo di una piccola stanza con un telefono. Altro: risorse che non sono utilizzate per le riunioni, ad esempio una Jamboard, una bicicletta o un'auto aziendale. Categoria sconosciuta: risorse non conformi al formato strutturato. Per le nuove risorse, utilizza Sala riunioni e Altro. |
SALA_RIUNIONI |
| Tipo di risorsa | Campo esistente. Quando la Categoria di risorse è impostata su Altro, questo campo viene aggiunto come prefisso al nome generato automaticamente e aiuta a distinguere le risorse diverse dalle sale da quelle definite come sale. Aiuta anche a classificare il tipo di risorsa, ad esempio: Bicicletta, Veicolo, Sala allattamento o Microscopio. | Bicicletta |
| Nome piano* |
Il nome del piano deve corrispondere a uno dei piani definiti nell'edificio. Limite massimo di caratteri consigliato: 15 |
10 |
| Capacità* | Numero di persone consigliato per la sala. Deve essere un numero intero positivo. | 4 |
| Sezione del piano |
Indica dove si trova una stanza nel piano. Limite massimo di caratteri consigliato: 15 |
A |
| Descrizione visibile all'utente | Descrizione della sala in formato libero che sarà visibile agli utenti nei dettagli della sala. Nota: questa descrizione viene visualizzata solo quando prenoti la risorsa. Una volta che la risorsa è stata selezionata o che un evento è stato salvato, la descrizione non viene più visualizzata. | Interno telefono #4119 |
| Descrizione | Descrizione facoltativa della sala o della risorsa, visibile nella Console di amministrazione come riferimento. |
Tutti i membri di ammin_sale@example.com sono autorizzati a prenotare la sala Edificio zona est |
| #Funzionalità |
Le funzionalità sono attributi o attrezzature di una sala o una risorsa, quali ad esempio:
|
VERO |
| Nome generato automaticamente | Sola lettura. Viene generato quando la categoria di risorse è impostata su Sala_conferenze o Altro. | SF-PRINCIPALE-Sala Beehive (4) [VC] |
* Obbligatorio
Formato per gli edifici
Utilizza questo formato per gli edifici che crei in Calendar.
| Nome proprietà | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| ID edificio* | Questo ID edificio deve corrispondere esattamente all'ID specificato per l'edificio. | SF-PRINCIPALE |
| Nome edificio | Nome visualizzato per l'edificio. | Sede centrale di San Francisco |
| Indirizzo* | Formato dell'indirizzo degli edifici. Vedi Formato per gli indirizzi degli edifici. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Piani* | I piani devono essere separati da virgole ed elencati in ordine crescente, dai piani inferiori a quelli superiori. | Piano terra, 1, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Descrizione | Descrizione facoltativa dell'edificio, visibile nella Console di amministrazione come riferimento. | Edificio zona est |
| Coordinate |
Latitudine e longitudine di un edificio. |
40.730610, -73.935242 |
* Obbligatorio
Gestire le risorse legacy
Se decidi di non convertire tutte le risorse nel formato strutturato, attribuisci i nomi alle risorse legacy seguendo una convenzione per renderle più facilmente identificabili e utilizzabili.
Risorse Sala conferenze
Un formato suggerito per una sala conferenze è il seguente:
[abbrev. città]-[edificio]-[piano] [nome sala]-([capacità sala]) [Funzionalità audio e video]
Esempio:
MI-14-12-Sala del consiglio 15 VC
Questa sala conferenze si trova a Milano nel palazzo 14, al piano 12. Il nome della sala è Sala del consiglio. Può contenere 15 persone ed è dotata dell'attrezzatura per videoconferenze.
Altre risorse
Per distinguere tutti gli altri tipi di risorse dalle sale conferenze, consigliamo di utilizzare il seguente formato:
[(tipo risorsa)]-[abbrev. città]-[edificio]-[piano o ubicazione]-[Funzionalità audio e video]
In questo formato, tutte le risorse diverse dalle sale saranno precedute dal segno " ( " per evitare che vengano elencate insieme alle sale conferenze. In principio, tutte le risorse diverse dalle sale vengono visualizzate in fondo all'elenco delle risorse.
| Esempi di risorse diverse dalle sale | Descrizione |
|---|---|
| (Bicicletta)-Londra-43-Atrio-Biciclette-1 | Questa bicicletta si trova a Londra nell'atrio dell'edificio 43. Si tratta della "Bicicletta 1" (anziché della "Bicicletta 2" o "Bicicletta 3"). |
| (Veicolo)-LA-Chevrolet-Principale-Nord-4 | Questo veicolo si trova a Los Angeles. Si tratta di una Chevrolet che si trova nel parcheggio Nord dell'edificio principale, nel posto 4. |
