ใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus และ Education Fundamentals และ Education Plus  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บข้อความ Google Chat เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมลได้ โซลูชันนี้ใช้ประโยชน์ได้ดังนี้

• ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น SEC Rule 17a-4
• ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป

วิธีใช้งานร่วมกัน

หากต้องการใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม คุณจะต้องระบุอีเมลที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้

• การเก็บถาวรจะเริ่มต้นเมื่อมีผู้ใช้อย่างน้อย 1 คนในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1, แชทเป็นกลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่เปิดใช้การเก็บถาวร
• การเก็บถาวรจะสิ้นสุดลงภายใน 3 วันหลังจากที่ผู้ใช้คนสุดท้ายที่เปิดใช้การเก็บถาวรออกจากแชทเป็นกลุ่มหรือพื้นที่ทำงาน โดยระบบจะไม่เก็บข้อความในแชทที่ส่งหลังจากเวลานี้

สำคัญ: โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามจะต้องกำหนดให้ส่งข้อความผ่านการเชื่อมต่อ Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว หากคุณพยายามส่งข้อความรายการบันทึกไปยังโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามที่ไม่รองรับ TLS ระบบจะไม่ส่งข้อความดังกล่าว

ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น

1. เตรียมอีเมลปลายทางสําหรับการเก็บถาวร ซึ่งเป็นอีเมลจากผู้ให้บริการเก็บถาวรบุคคลที่สาม โดยสามารถใช้อีเมลได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น การป้อนอีเมลมากกว่า 1 รายการ หรือป้อนอีเมลที่ไม่ถูกต้องจะทําให้ผู้ให้บริการเก็บถาวรบุคคลที่สามไม่ได้รับข้อความ
2. เปิดประวัติการแชท ระบบจะไม่เก็บข้อความที่ปิดการบันทึก เราจึงขอแนะนําให้คุณทําดังนี้
   • เปิดประวัติการแชท
   • ห้ามอนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติ

ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  แอปGoogle WorkspaceGoogle Chat
3. คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
4. หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรระดับล่าง
5. เลือกเปิดใช้การเก็บถาวรอยู่
6. ในที่อยู่ปลายทาง ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการส่งข้อความรายการบันทึก
7. ป้อนความถี่ในการสร้างข้อความ (ทุกๆ 1-24 ชั่วโมง) ในส่วนความถี่ในการเก็บถาวร
8. (ไม่บังคับ) ในส่วนหัวที่กําหนดเอง ให้ป้อนรายการส่วนหัวของข้อความอีเมลทั้งหมดที่คั่นด้วยจุลภาคเพื่อระบุข้อความที่ไม่ซ้ำกันใน Chat
9. คลิกบันทึก

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ข้อมูลของนักพัฒนาซอฟต์แวร์สําหรับการเก็บแชท