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Als Administrator können Sie eine Drittanbieterlösung einrichten, um Google Chat-Nachrichten als E-Mail-Journalarchive zu archivieren. Das hat folgende Vorteile:
- Anforderungen an die elektronische Speicherung, z. B. gemäß SEC Rule 17a-4, können leichter eingehalten werden.
- Sie können eine bestehende Archivierungslösung eines Drittanbieters weiter nutzen.
Wie läuft die Integration ab?
Wenn Sie Google Chat mit der Archivierungslösung eines Drittanbieters kombinieren möchten, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die die Journalnachrichten weitergeleitet werden.
- Die Lösung wird genutzt, wenn mindestens eine Person in der 1:1-Direktnachricht, im Gruppenchat oder im Gruppenbereich die Archivierung aktiviert hat.
- Die Archivierung endet spätestens drei Tage nachdem der letzte Nutzer, der die Archivierung aktiviert hat, den Gruppenchat oder Gruppenbereich verlassen hat. Später gesendete Chat-Nachrichten werden nicht archiviert.
Wichtig: Ihre Drittanbieter-Archivierungslösung muss vorschreiben, dass Nachrichten über eine TLS-Verbindung (Transport Layer Security) übertragen werden. TLS ist ein Sicherheitsprotokoll zur Verschlüsselung von E-Mails, um den Datenschutz und die Datenintegrität sicherzustellen. Wenn Sie versuchen, Journalnachrichten an eine Archivierungslösung zu senden, die kein TLS unterstützt, werden die Nachrichten nicht zugestellt.
Hinweise
- Ziel-E-Mail-Adresse zur Archivierung vorbereiten: Dies ist eine E-Mail-Adresse bei der Archivierungslösung des Drittanbieters. Es kann nur eine Adresse verwendet werden. Wenn Sie mehr als eine eingeben oder eine ungültige Adresse eingeben, kann der Archivierungsanbieter keine Nachrichten empfangen.
- Chatprotokoll aktivieren: Vertrauliche Nachrichten werden nicht archiviert. Wir empfehlen Folgendes:
- Aktivieren Sie das Chatprotokoll
- Entfernen Sie das Häkchen bei der Option Nutzern erlauben, ihre Einstellungen für das Chatprotokoll zu ändern.
Eine Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
- Klicken Sie auf Einstellungen für die Archivierung über Drittanbieter.
- Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Wählen Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit aus.
- Klicken Sie das Kästchen Archivierung aktiviert an.
- Geben Sie unter Zieladresse die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Journalnachrichten senden möchten.
- Geben Sie bei Häufigkeit der Archivierung ein, wie oft Nachrichten generiert werden sollen (alle 1–24 Stunden).
- Optional: Geben Sie unter Benutzerdefinierte Header eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mail-Nachrichtenheadern ein, die zur eindeutigen Identifizierung von Chatnachrichten verwendet werden sollen.
- Klicken Sie auf Speichern.
