Reter dados do Google Voice com o Vault

Como parte do plano de governança de informações da organização, você pode controlar o tempo de retenção dos dados do Google Voice para Google Workspace. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Informações importantes sobre a retenção no Google Voice

Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os dados do Voice compatíveis com o Vault.

AVISO: quando uma regra de retenção é configurada incorretamente, o Voice pode limpar os dados de modo imediato e irreversível. Tenha cuidado ao criar ou mudar regras de retenção. Recomendamos que você teste as novas regras com um pequeno grupo de usuários antes que elas entrem em vigor para toda a organização.

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Dados que podem ser retidos

Cobertos:

• Mensagens de texto
• Mensagens de correio de voz e transcrições
• Registros e gravações de chamada

Não cobertos:

• Dados de voz de um número atribuído a mais de um usuário
• Dados do Google Voice criados antes de 5 de junho de 2019 (GMT-7)
• Dados do Voice para contas com licenças Usuário arquivado

Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

Como os períodos de retenção de dados do Voice são calculados

O período de retenção é calculado da seguinte forma:

• Mensagens de texto: a retenção começa às 23h59 UTC-7 no dia em que a mensagem foi enviada.
• Correios de voz e transcrições: a retenção começa no momento em que o item é criado.
• Registros e gravações de chamadas: a retenção começa no horário de início da chamada.

Podem ocorrer atrasos no processamento e na limpeza de dados de voz

• Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção para o Voice, pode levar até 24 horas para que ela seja propagada. Os itens excluídos pelos usuários durante esse período não são retidos e não podem ser recuperados.
• Quando um período de retenção expira, pode levar até 30 dias para que o Voice limpe os dados afetados.

Para cumprir obrigações regulamentares, o Google pode reter algumas informações como identificações de inscritos e registros de chamadas e mensagens por mais tempo do que o especificado em uma política de retenção do Vault. Esses dados talvez não apareçam para você no Vault. Para mais informações, entre em contato com o suporte.

Definir uma regra de retenção personalizada para os dados do Voice

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em RetençãoRegras personalizadasCriar.
3. Para o serviço, selecione Voice e clique em Continuar.
4. Selecione uma unidade organizacional para aplicar a regra. Clique no campo e na unidade organizacional.
5. (Opcional) Se você quiser aplicar a regra apenas para alguns tipos de dados do Voice, desmarque as caixas dos tipos de dados que você quer excluir.
6. Clique em Continuar.
7. Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
   • Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
   • Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
8. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os dados após o término do período de retenção:
   • Para limpar apenas os dados já excluídos, escolha a primeira opção.
   • Para limpar todos os dados, inclusive os que não foram excluídos, escolha a segunda opção.
   Aviso: o Vault permite que o Voice limpe imediatamente os dados que excedem o período de cobertura da retenção quando você envia uma regra nova. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
9. Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.

Definir a regra de retenção padrão para os dados do Voice

A regra de retenção padrão é válida para os dados do Vault que não são cobertos por regras personalizadas ou guardas de documentos.

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
3. Clique em Voice .
4. Escolha por quanto tempo os dados devem ser mantidos:
   • Para reter de modo permanente os dados cobertos por essa regra, selecione Indefinidamente.
   • Para descartar os dados após um período definido, selecione Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
5. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os dados após o término do período de retenção:
   • Para limpar apenas os dados já excluídos, escolha a primeira opção.
   • Para limpar todos os dados, inclusive os que não foram excluídos, escolha a segunda opção.
6. Aviso: o Vault permite que o Voice limpe imediatamente os dados que excedem o período de cobertura da retenção quando você envia uma regra nova. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
7. Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.