Conservare i dati di Google Voice con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i dati di Google Voice per Google Workspace. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.

Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.

Informazioni importanti sulla conservazione in Google Voice

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali dati di Voice sono supportati per Vault.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Voice di eliminare i dati immediatamente e in modo definitivo. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

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Dati che è possibile conservare

Inclusi:

• SMS
• Messaggi vocali e relative trascrizioni
• Registri e registrazioni chiamate

Non inclusi:

• Dati di Voice per un numero assegnato a più di un utente
• Dati di Voice creati prima del 5 giugno 2019 (GMT-7)
• Dati di Voice per gli account con licenze Utente archiviato

Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

Come vengono calcolati i periodi di conservazione dei dati di Voice

Il periodo di conservazione viene calcolato nel modo seguente:

• SMS. La conservazione inizia alle 23:59 UTC-7 del giorno in cui viene inviato il messaggio.
• Messaggi vocali e relative trascrizioni. La conservazione inizia nel momento in cui viene creato l'elemento.
• Registri e registrazioni chiamate: la conservazione inizia all'ora di inizio della chiamata.

L'elaborazione e l'eliminazione definitiva dei dati di Voice possono essere soggette a ritardi

• Se crei o aggiorni una regola di conservazione per Voice, la sua propagazione può richiedere fino a 24 ore. Gli elementi eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non vengono conservati e non possono essere recuperati.
• Alla scadenza di un periodo di conservazione, può essere necessario attendere fino a 30 giorni prima che i file interessati siano eliminati definitivamente da Voice.

Per adempiere a obblighi normativi, Google può conservare determinate informazioni, tra cui l'identificazione degli abbonati e i log delle chiamate e dei messaggi, per un periodo di tempo superiore a quanto specificato dalle norme di conservazione di Vault. Questi dati potrebbero non essere visibili in Vault. Per saperne di più, contatta l'assistenza.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per i dati di Voice

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei datiRegole personalizzateCrea.
3. Come servizio, seleziona Voice e fai clic su Continua.
4. Seleziona un'unità organizzativa a cui applicare la regola. Fai clic sul campo e seleziona l'unità organizzativa.
5. (Facoltativo) Per applicare la regola solo a determinati tipi di dati di Voice, deseleziona le caselle corrispondenti ai tipi di dati che vuoi escludere.
6. Fai clic su Continua.
7. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
   • Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
   • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
8. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
   • Per eliminare definitivamente solo i dati già eliminati, scegli la prima opzione.
   • Per eliminare definitivamente tutti i dati, inclusi quelli non eliminati, scegli la seconda opzione.
   Attenzione: Vault consente a Voice di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
9. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.

Impostare la regola di conservazione predefinita per i dati di Voice

La regola di conservazione predefinita si applica ai dati di Vault che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
3. Fai clic su Voice .
4. Scegli per quanto tempo conservare i dati:
   • Per conservare in modo permanente i dati a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare i dati dopo un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
5. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
   • Per eliminare definitivamente solo i dati già eliminati, scegli la prima opzione.
   • Per eliminare definitivamente tutti i dati, inclusi quelli non eliminati, scegli la seconda opzione.
6. Attenzione: Vault consente a Voice di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
7. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.