Een bewaarplicht plaatsen op Google Chat-berichten

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om Chat-berichten voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht plaatsen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de standaardregels voor informatiebeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.

Als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt berichten verwijdert, worden deze verwijderd uit de weergave van de gebruiker. De berichten zijn nog wel beschikbaar voor Vault. Zolang de bewaarplicht geldt, kunt u de berichten zoeken en exporteren.

Als de Google Workspace-beheerder het account van een gebruiker verwijdert in de Beheerdersconsole, zijn de gegevens van de gebruiker niet meer beschikbaar in Vault en kunnen deze niet worden hersteld. Als u de gegevens van een gebruiker wilt bewaren, moet de gebruiker zowel een Google Workspace- als een Vault-licentie hebben. Bekijk hoe u gegevens van gebruikers bewaart.

Bekijk de veelgestelde vragen over bewaarplichten voor meer informatie over bewaarplichten.

Als uw Google Workspace-beheerder de Vault-licentie van een gebruiker verwijdert, beschermen de Vault-bewaarplichten de gegevens van de gebruiker niet meer tegen verwijdering. Gegevens die zijn gemarkeerd voor verwijdering, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd en kunnen niet worden hersteld. Meer informatie over gegevens bewaren voor gebruikers.

Belangrijke informatie over bewaarplichten voor Chat

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te bekijken welke Chat-berichten worden ondersteund in Vault.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Gedekt:

• Berichten en de bijbehorende bijlagen waarvoor de geschiedenis aanstaat, in Chat
• Privéchats die door externe gebruikers naar uw gebruikers zijn gestuurd
• Berichten die door externe gebruikers zijn gestuurd in de groepsberichten en ruimtes van uw organisatie

Niet gedekt:

• Berichten die zijn gestuurd terwijl de geschiedenis uitstond
• Gekoppelde bestanden
• Berichten in externe chatruimtes
• Berichten waarvan een voorbeeld is bekeken

Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Berichten in chatruimtes bewaren

In tegenstelling tot bewaarregels voor Chat kunt u een bewaarplicht alleen plaatsen op individuele accounts of organisatie-eenheden. U kunt geen bewaarplicht instellen voor alleen chatruimtes. U kunt wel instellen dat berichten worden bewaard in chatruimtes waarvan de accounts waarvoor een bewaarplicht geldt lid zijn, door een vakje aan te vinken als u de bewaarplicht maakt.

Vakje niet aangevinkt (standaard)

Vakje aangevinkt

De volgende berichten worden bewaard: Privéchats in Chat Berichten in groepsgesprekken in Chat die vóór begin december 2020 zijn gemaakt Vault bewaart privéchats en groepsberichten die zijn gestuurd naar een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt, zelfs als de gebruiker er niet op reageert of de afzender een externe gebruiker is.

Dezelfde berichten worden bewaard als wanneer het vakje niet is aangevinkt, plus berichten in de volgende ruimtes: Ruimtes met threads (ruimtes met berichten in gesprekken) Ruimtes zonder threads Vault bewaart alle berichten in een chatruimte als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt er lid van was, zelfs als de gebruiker geen berichten heeft gestuurd. Als alle gebruikers voor wie een bewaarplicht geldt een chatruimte verlaten, worden alleen berichten bewaard die zijn gestuurd voordat de laatste van deze gebruikers de chatruimte verliet. Als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt later weer deelneemt aan de ruimte, worden alle berichten bewaard, inclusief berichten die waren gestuurd toen er geen gebruikers lid waren voor wie een bewaarplicht gold. Opmerking: Bewaarplichten gelden niet voor berichten in chatruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie.

Verwijderde berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers

Als een bericht waarop een bewaarplicht is geplaatst, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht, maar wordt het bericht niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, bekijken en exporteren via Vault.

Een bewaarplicht plaatsen op Chat-berichten

1. Log in op https://vault.google.com.
2. Klik op Kwesties.
3. Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
   1. Klik op Kwestie maken.
   2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
   3. Klik op Maken.
4. Klik op BewaarplichtenMaken.
5. Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
6. Klik op Service kiezen Chat.
7. Klik op Doorgaan.
8. Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
   • Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.
   • Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.

     Opmerking: We raden u sterk aan niet de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. U kunt dan namelijk geen Google Workspace-accounts verwijderen uit uw organisatie. Meer informatie

9. Kies of u wilt dat berichten in chatruimten worden meegenomen in de bewaarplicht.

10. Klik op Doorgaan.

11. Klik op Create (Maken).

Een bewaarplicht op Chat-berichten bewerken

U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Chat naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.

1. Log in op https://vault.google.com.
2. Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
3. Ga als volgt te werk om de accounts of organisatie-eenheden te wijzigen waarvoor de bewaarplicht geldt:
   1. Klik op Bereik.
   2. Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.

      Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor een organisatie-eenheid en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor specifieke accounts.

      Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.

   3. Klik op Doorgaan.
4. Ga als volgt te werk om te wijzigen of de bewaarplicht ook geldt voor berichten in chatruimten:
   1. Klik op Bereik.
   2. Klik op Inclusief gesprekken in chatruimten.
5. Klik op Opslaan.