Google Workspace 数据电子取证项目为您提供了保全功能,可用于无限期地保留网上论坛中的帖子,以履行法律义务或保留义务。您可以将保全应用于特定群组或贵单位的所有群组。由于保全会覆盖保留规则,即使应用了可能会造成数据被完全清除的常规数据治理规则,设置了保全的数据仍会受到保护。
如果您的 Google Workspace 管理员移除了某位用户的保险柜支持许可,保险柜保全将不再保护该用户的数据不被删除。标记为删除的数据可能会立即完全清除,且无法恢复。详细了解如何为用户保留数据。
与网上论坛和保全有关的重要信息
在您设置保全前,我们建议您先阅读开始使用 Google 保险柜的保全功能并查看保险柜支持的 Google 网上论坛帖子。
可保留哪些数据保留的数据:
- 启用会话记录后在网上论坛中发送的帖子及其附件
未保留的数据:
- 停用会话记录后在网上论坛中发送的帖子
- 受审核的群组中的正在等待批准的帖子
- 链接的文件
- 已删除群组中的帖子
群组被删除后,其中的邮件/消息/帖子也会被完全删除。即使已删除的群组受保全或保留规则约束,群组中的帖子还是会被删除。不过,帐号在 Gmail 中通过订阅群组消息收到的邮件不会被删除,且这些邮件受 Gmail 保留规则和保全设置约束。
处于保全状态的已删除消息永远可以在保险柜中查看,但用户无法查看
避免使用许多或复杂字词来缩小保全范围
如果处于保全状态的消息被用户删除,或按照保留规则被删除,那么用户将无法再访问该消息,但消息不会被完全清除。作为拥有适当权限的保险柜管理员,您仍然可以使用保险柜搜索、预览和导出该消息。
您可以输入搜索字词来缩小保全涵盖的帖子。我们强烈建议您先按特定群组缩小您的保全范围,然后再使用字词进一步缩小范围。
在极少数情况下,如果您设置了许多范围广泛的保全,且这些保全包含多组复杂的字词来详细指定要保全的帖子,则 Google 政策处理系统可能无法扩容。例如,如果您设置了多个保全,且保全的范围包含超过 10 万个帐号,您还使用复杂字词(例如多个别名和许多 AND/OR 语句)来缩小保全范围,那么您可能会达到上限。如果发生这种情况,您的单位可能会被暂时禁止创建 Google Workspace 的任何管理员政策,例如添加新用户或应用新安全规则。
为网上论坛中的帖子设置保全
- 登录 vault.google.com。
- 点击诉讼或调查。
- 如果相应诉讼或调查已存在,请点击它以将它打开。否则,请创建一个诉讼或调查:
- 点击创建诉讼或调查。
- 输入诉讼或调查的名称以及说明(可选)。
- 点击创建。
- 点击保全 创建。
- 为该保全输入一个唯一名称。
- 点击选择服务 网上论坛。
- 点击继续。
- 选择该保全的应用范围:
- 特定群组:输入一个或多个群组电子邮件地址。
- 所有群组:系统会为所有群组中的帖子应用保全。
注意:如果群组包含许多(超过 10 万个)帐号,特别是如果您输入字词来缩小保全范围,我们强烈建议您不要选择所有群组或特定群组。
- 点击继续。
- (可选)为保全设置条件:
- 发送日期:输入日期,将保全的适用对象限制为在开始和结束日期之间发送的邮件。
- 要保全在特定日期当天或之后发送的帖子,请仅输入开始日期。
- 要保全在特定日期当天或之前发送的帖子,请仅输入结束日期。
- 要保全所有帖子(不限发送时间),请勿输入开始或结束日期。
- 字词:输入搜索字词和运算符,将保全的适用对象限制为匹配这些字词的帖子。
- 发送日期:输入日期,将保全的适用对象限制为在开始和结束日期之间发送的邮件。
- 点击创建。
修改网上论坛帖子的保全
您可以更改部分保全参数,但无法更改服务(从网上论坛改为其他服务)或应用范围的类型(例如从特定群组改为所有群组)。
- 登录 vault.google.com。
- 点击诉讼或调查,然后点击包含相应保全的诉讼或调查。
- 对于应用于特定群组的保全,您可以更改保全所涵盖的群组:
- 点击作用域。
- 添加或移除群组。如果您移除所有群组,系统会提示您删除保全。
- 点击继续。
- 要更改发送日期范围或字词,请点击条件。
- 发送日期:扩大或收窄此保全涵盖的日期范围。
- 字词:添加或移除搜索字词和运算符,以更改此保全涵盖的邮件范围。
- 点击保存。