Applicare una conservazione su Gruppi

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare i blocchi per conservare i messaggi in Gruppi a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco a gruppi specifici o a tutti i gruppi della tua organizzazione. I blocchi hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i dati sottoposti a blocco sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza utente che supporta Vault, le conservazioni di Vault non proteggono più i dati dell'utente dall'eliminazione. I dati contrassegnati per l'eliminazione possono essere eliminati in via definitiva immediatamente e non possono essere ripristinati. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti su Gruppi e le conservazioni

Prima di impostare conservazioni, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle conservazioni di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Google Gruppi supportati in Vault.

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Dati che possono essere sottoposti a conservazione

Dati che vengono conservati:

• I messaggi e i relativi allegati nei gruppi, inviati quando la cronologia delle conversazioni è attiva

Dati che non vengono conservati:

• Messaggi nei gruppi inviati quando la cronologia delle conversazioni è disattivata
• Messaggi in attesa di approvazione in gruppi moderati
• File collegati
• Messaggi in gruppi eliminati

Per maggiori dettagli, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

Quando un gruppo viene eliminato in Gruppi, vengono eliminati anche i relativi messaggi

Quando si elimina un gruppo, vengono eliminati definitivamente anche i relativi messaggi. I messaggi che si trovano in Gruppi vengono rimossi anche se il gruppo eliminato era soggetto a una conservazione o a una regola di conservazione. Tuttavia, in Gmail, i messaggi che gli account ricevono in quanto membri di un gruppo non vengono eliminati e sono soggetti alle regole di conservazione e alle conservazioni di Gmail.

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare l'anteprima ed esportare il messaggio con Vault.

Evitare l'uso di troppi termini o di termini complessi per perfezionare un blocco

Per perfezionare i messaggi coperti da un blocco, puoi inserire termini di ricerca Consigliamo vivamente di procedere prima alla definizione dettagliata dei blocchi in base a gruppi specifici per poi passare al perfezionamento dell'insieme più piccolo così ottenuto mediante l'uso di termini.

In alcuni rari casi, il sistema di elaborazione dei criteri di Google potrebbe non offrire la scalabilità necessaria se imposti più blocchi di ampia portata in cui i messaggi bloccati sono perfezionati mediante insiemi di termini complessi. Ad esempio, potresti raggiungere il limite se imposti diversi blocchi con ambiti che includono oltre 100.000 account e li perfezioni tramite termini complessi, ad esempio utilizzando più alias e diverse istruzioni di tipo AND/OR. In questo caso, è possibile che alla tua organizzazione sia temporaneamente impedita la creazione di criteri amministrativi per Google Workspace, come l'aggiunta di nuovi utenti o l'applicazione di nuove regole per la sicurezza.

Applicare un blocco ai messaggi in Gruppi

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche.
3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.
4. Fai clic su BlocchiCrea.
5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
6. Fai clic su Scegli il servizio Gruppi.
7. Fai clic su Continua.
8. Seleziona l'ambito del blocco:
   • Gruppi specifici: inserisci uno o più indirizzi email di gruppi.
   • Tutti i gruppi: i messaggi di tutti i gruppi sono sottoposti al blocco.

     Nota: consigliamo vivamente di non selezionare tutti i gruppi o un gruppo specifico se contiene molti account (più di 100.000), in particolare se inserisci termini per perfezionare il blocco.

9. Fai clic su Continua.
10. (Facoltativo) Imposta le condizioni per il blocco:
    • Data di invio: inserisci le date per limitare il blocco ai messaggi inviati entro le date di inizio e di fine.
      • Per bloccare i messaggi inviati in una data specifica o dopo tale data, inserisci solo una data di inizio.
      • Per bloccare i messaggi inviati in una data specifica o prima di tale data, inserisci solo una data di fine.
      • Per bloccare i messaggi indipendentemente da quando sono stati inviati, non inserire alcuna data di inizio o di fine.
    • Termini: inserisci termini e operatori di ricerca per applicare il blocco solo ai messaggi che corrispondono ai termini.
11. Fai clic su Crea.

Modificare un blocco applicato ai messaggi di Gruppi

Puoi modificare alcuni parametri di un blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Gruppi con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire "Gruppi specifici" con "Tutti i gruppi").

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
3. Per i blocchi applicati a gruppi specifici, puoi cambiare i gruppi coperti dal blocco:
   1. Fai clic su Ambito.
   2. Aggiungi o rimuovi gruppi. Se rimuovi tutti i gruppi, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.
   3. Fai clic su Continua.
4. Per modificare l'intervallo di date di invio o i termini, fai clic su Condizioni.
   • Data di invio: amplia o limita l'intervallo di date soggette al blocco.
   • Termini: aggiungi o rimuovi termini e operatori di ricerca per cambiare la selezione dei messaggi soggetti al blocco.
5. Fai clic su Salva.