Membekukan data Drive, Meet, dan Sites

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan item di Drive tanpa batas waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan untuk akun perorangan atau seluruh akun dalam unit organisasi, dan (opsional) menyertakan drive bersama. Rekaman Google Meet dan log terkait disertakan dalam pembekuan Drive, seperti situs yang dibuat di Google Sites baru. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.

Jika administrator Google Workspace menghapus lisensi yang mendukung Vault pengguna, Vault tidak lagi melindungi data pengguna dari penghapusan. Data yang ditandai untuk dihapus dapat langsung dihapus permanen dan tidak dapat dipulihkan. Pelajari lebih lanjut cara Mempertahankan data untuk pengguna.

Informasi penting tentang Drive dan pembekuan

Sebelum menetapkan pembekuan, sebaiknya Anda membaca Memulai pembekuan di Google Vault dan meninjau Jenis data yang didukung untuk Drive, Meet, dan Sites.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Data yang dapat dibekukan

Dicakup:

• Sebagian besar file di drive bersama dan Drive pengguna

Tidak dicakup:

• Folder dan pintasan Drive
• File yang ditautkan
• File eksternal yang dibagikan kepada pengguna
• Situs yang dibuat di Sites klasik

Untuk mengetahui detailnya, lihat Layanan dan jenis data yang didukung (bagian untuk Drive, Meet, dan Sites).

Item dalam pembekuan yang dihapus selalu dapat dilihat di Vault, tetapi tidak dapat dilihat oleh pengguna

Jika file yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses file tersebut lagi, tetapi file tersebut tidak dihapus permanen. Sebagai admin Vault dengan hak istimewa yang sesuai, Anda tetap dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor file menggunakan Vault.

Cakupan bervariasi bergantung pada cara Anda mengonfigurasi pembekuan

• Pembekuan di Drive berlaku untuk item yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna atau organisasi yang dicakup oleh pembekuan. Pembekuan ini mencakup item di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut adalah anggota drive bersama atau tidak. Pembekuan tersebut tidak mencakup folder atau pintasan Drive.
• Anda tidak dapat menerapkan pembekuan ke drive bersama. Sebagai gantinya, Anda harus menerapkan pembekuan pada anggotanya dan mencentang kotak Sertakan Drive Bersama.

Bagaimana pengaruh drive bersama terhadap pembekuan?

File di drive bersama tidak akan dipertahankan oleh pembekuan jika:

• anggota drive bersama:
  • memindahkan file keluar dari drive bersama, dan anggota tersebut tidak sedang dibekukan.
  • menghapus anggota yang saat ini sedang dibekukan di drive bersama, dan tidak ada anggota lain dalam drive bersama yang sedang dibekukan.
• tidak ada anggota drive bersama yang sedang dibekukan.

Jika drive bersama dihapus, file di drive bersama yang dihapus tersebut tunduk pada skenario pembekuan berikut:

• Jika pengguna adalah anggota drive bersama yang dihapus sebagai individu (bukan anggota grup) dan tunduk pada pembekuan, semua file di drive bersama akan dipertahankan hingga pembekuan dihapus. Setelah pembekuan pada pengguna dihapus, dan jika file tidak tunduk pada pembekuan atau aturan retensi lainnya, file tersebut akan dihapus.

• Jika pengguna bukan anggota drive bersama yang dihapus namun masih memiliki akses ke file di drive bersama sebagai individu (bukan sebagai anggota grup) dan pengguna tersebut tunduk pada pembekuan, hanya file tersebut yang akan dipertahankan hingga pembekuan pada pengguna dihapus. File yang tidak cocok dengan aturan retensi atau pembekuan akan dihapus.

 

Membekukan file Drive, Meet, dan Sites

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah.
3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
   1. Klik Buat kasus.
   2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
   3. Klik Buat.
4. Klik PembekuanBuat.
5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
6. Klik Pilih layananDrive.
7. Klik Lanjutkan.
8. Pilih cakupan pembekuan:
   • Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun, atau alamat email grup.
   • Unit organisasi—Pilih unit organisasi.

   Catatan: Sebaiknya Anda tidak memilih unit organisasi tingkat teratas. Anda tidak dapat menghapus akun Google Workspace apa pun dari organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut

9. Pilih apakah Anda ingin pembekuan menyertakan item di drive bersama, lalu klik Lanjutkan.
10. Klik Buat.

Mengedit pembekuan file Drive, Meet, dan Sites

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanannya (misalnya dari Drive ke layanan lain) atau jenis cakupannya (misalnya dari akun ke unit organisasi).

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
3. Untuk mengubah akun atau unit organisasi yang dicakup oleh pembekuan:
   1. Klik Cakupan.
   2. Menambahkan atau menghapus akun atau mengubah unit organisasi.

      Catatan: Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, dan tidak dapat menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun tertentu.

      Jika semua akun dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.

   3. Klik Lanjutkan.
4. Untuk mengubah apakah pembekuan berlaku untuk drive bersama, klik CakupanSertakan item di drive bersama.
5. Klik Simpan.