เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อความใน Groups ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน
หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
- ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา
- ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Groups
- ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Groups
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา
ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบข้อความใน Google Groups ที่รองรับในห้องนิรภัย
คำเตือน: กฎการเก็บรักษาที่กำหนดค่าไม่ถูกต้องอาจทำให้ Groups ลบข้อความออกถาวรโดยทันทีและจะย้อนกลับไม่ได้ โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำให้ทดสอบกฎใหม่กับบัญชีจำนวนไม่มากก่อนที่จะใช้กับทั้งองค์กร
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้ได้
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้
- ข้อความและไฟล์แนบในกลุ่มที่ส่งเมื่อเปิดประวัติการสนทนา
ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บรักษาไว้
- ข้อความในกลุ่มที่ส่งเมื่อปิดประวัติการสนทนา
- ข้อความที่รอการอนุมัติในกลุ่มที่มีการกลั่นกรอง
- ไฟล์ที่ลิงก์
- ข้อความในกลุ่มที่ลบออก
เมื่อลบกลุ่มแล้ว ระบบจะลบข้อความในกลุ่มออกด้วย โดยระบบจะลบข้อความใน Groups แม้ว่ากลุ่มที่ลบนั้นจะอยู่ระหว่างการคงไว้ชั่วคราวหรือมีกฎการเก็บรักษาก็ตาม แต่จะไม่ลบข้อความใน Gmail ที่บัญชีได้รับผ่านการสมัครรับข้อมูลจากกลุ่มและอยู่ระหว่างการเก็บรักษาและมีกฎการเก็บรักษา
ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Groups
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา
กฎที่กำหนดเอง
- เลือกบริการ Groups แล้วคลิกต่อไป
- เลือกกลุ่มที่จะใช้กฎ
- กลุ่มที่เจาะจง - ป้อนอีเมลของกลุ่มอย่างน้อย 1 กลุ่ม
- กลุ่มทั้งหมด - ใช้กฎกับกลุ่มทั้งหมดในองค์กร
- คลิกต่อไป
- (ไม่บังคับ) เลือกเงื่อนไขที่จะทำให้ข้อความอยู่ในขอบเขตของกฎนี้
- ป้อนค่าวันที่ส่ง หากระบุเฉพาะวันที่เริ่มต้น กฎจะมีผลกับข้อความทั้งหมดที่ส่งหลังจากวันที่นั้น หากระบุเฉพาะวันที่สิ้นสุด กฎจะมีผลกับข้อความทั้งหมดที่ส่งก่อนวันที่นั้น
- ป้อนคำหลักที่ข้อความดังกล่าวต้องตรงกัน คุณจะใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาที่รองรับได้ทั้งหมด ยกเว้นไวลด์การ์ด (*)
- เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
- หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
- หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
- หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อความเมื่อสิ้นสุดระยะที่กำหนด
- หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
- หากต้องการลบข้อความทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงข้อความที่ไม่ได้ถูกลบ เลือกตัวเลือกที่ 2
คำเตือน: เมื่อส่งกฎใหม่ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Groups ลบข้อความที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว - คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยันแล้วคลิกยอมรับ
กฎที่กำหนดเองตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Groups
กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับข้อความใน Groups ที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
- คลิก Groups
.
- เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
- หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
- หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
- หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อความเมื่อสิ้นสุดระยะที่กำหนด
- หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
- หากต้องการลบข้อความทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงข้อความที่ไม่ได้ถูกลบ เลือกตัวเลือกที่ 2
คำเตือน: เมื่อส่งกฎใหม่ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Groups ลบข้อความที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว - คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ