조직의 정보 관리 계획의 일환으로 그룹스의 메일이 보관되는 기간을 설정할 수 있습니다. 보관 규칙을 사용하여 메시지 보관 기간 및 삭제 시기(필요한 경우)를 설정하세요.
일정 기간 동안 특정 조건과 일치하는 데이터를 유지하려면 맞춤 보관 규칙을 만드세요. 라이선스가 부여된 모든 계정의 모든 서비스 데이터를 일정 기간 동안 보관하려면 기본 보관 규칙을 만드세요.
그룹스와 보관에 대한 중요 정보
보관 규칙을 설정하기 전에 보관 규칙 작동 방식을 읽고 Vault에서 지원되는 Google 그룹스 메시지를 검토할 것을 적극 권장합니다.
경고: 보관 규칙을 잘못 설정하면 그룹스에서 메일이 되돌릴 수 없는 방법으로 즉시 영구 삭제될 수 있습니다. 보관 규칙을 만들거나 변경할 때는 주의해야 합니다. 새 규칙을 전체 조직에 적용하기 전에 소수의 계정을 대상으로 테스트를 해보는 것이 좋습니다.
보관할 수 있는 데이터
다음과 같은 데이터는 보관됩니다.
- 대화 기록이 사용 설정된 경우 전송된 그룹의 메시지 및 첨부파일
다음과 같은 데이터는 보관되지 않습니다.
- 대화 기록이 사용 중지된 경우 전송된 그룹의 메시지
- 검토 대상 그룹에서 승인 대기 중인 메일
- 연결된 파일
- 삭제된 그룹의 메일
그룹이 삭제되면 삭제된 그룹의 메일도 삭제됩니다. 삭제된 그룹에 보존 조치 또는 보관 규칙이 적용되었더라도 그룹스의 메일은 삭제됩니다. 하지만 그룹 가입을 통해 계정에서 수신하는 Gmail의 메일은 삭제되지 않으며 Gmail 보관 규칙 및 보존 조치가 적용됩니다.
그룹스에 대한 맞춤 보관 규칙 설정하기
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
맞춤 규칙
- 서비스로 그룹스를 선택한 다음 계속을 클릭합니다.
- 규칙을 적용할 그룹을 선택합니다.
- 특정 그룹: 그룹 하나 이상의 이메일 주소를 입력합니다.
- 모든 그룹: 조직의 모든 그룹에 규칙을 적용합니다.
- 계속을 클릭합니다.
- (선택사항) 이 규칙이 적용될 메일이 충족해야 하는 조건을 다음과 같이 선택합니다.
- 보낸 날짜 값을 입력합니다. 시작일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이후에 전송되는 모든 메일에 적용되고, 종료일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이전에 전송되는 모든 메일에 적용됩니다.
- 메일이 일치해야 하는 검색어를 입력합니다. 와일드 카드(*)를 제외하고 지원되는 모든 검색 연산자를 사용할 수 있습니다.
- 메일 보관 기간을 다음과 같이 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무제한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일 삭제하려면 보관 기간을 선택하고 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
- 보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 이미 삭제된 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일을 포함한 모든 메일을 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 제출하면 Vault에서는 보관 기간을 초과한 메일을 그룹스에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계를 진행하시기 바랍니다. - 만들기를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우 확인 체크박스를 선택하고 동의를 클릭합니다.
맞춤 규칙그룹스에 대한 기본 보관 규칙 설정하기
기본 보관 규칙은 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 그룹스의 메일에 적용됩니다.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관을 클릭합니다. 기본 규칙 목록이 열립니다.
- 그룹스
를 클릭합니다.
- 메일 보관 기간을 다음과 같이 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무기한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일을 삭제하려면 보관 기간을 선택하고 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
- 보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 이미 삭제된 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일을 포함한 모든 메일을 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 제출하면 Vault에서는 보관 기간을 초과한 메일을 그룹스에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계를 진행하시기 바랍니다. - 저장을 클릭합니다. 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 Vault에 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 동의를 클릭하여 규칙을 저장합니다.