Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i messaggi di Gruppi. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
- Informazioni importanti su Gruppi e la conservazione
- Impostare una regola di conservazione personalizzata per Gruppi
- Impostare la regola di conservazione predefinita per Gruppi
Informazioni importanti su Gruppi e la conservazione
Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali messaggi di Google Gruppi sono supportati in Vault.
ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Gruppi di eliminare immediatamente e in modo definitivo i messaggi. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.
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Dati che è possibile conservareDati che vengono conservati:
- I messaggi e i relativi allegati nei gruppi, inviati quando la cronologia delle conversazioni è attiva
Dati che non vengono conservati:
- Messaggi nei gruppi inviati quando la cronologia delle conversazioni è disattivata
- Messaggi in attesa di approvazione in gruppi moderati
- File collegati
- Messaggi in gruppi eliminati
Quando si elimina un gruppo, vengono eliminati definitivamente anche i relativi messaggi. I messaggi che si trovano in Gruppi vengono rimossi anche se il gruppo eliminato era soggetto a una conservazione o a una regola di conservazione. Tuttavia, in Gmail, i messaggi che gli account ricevono in quanto membri di un gruppo non vengono eliminati e sono soggetti alle regole di conservazione e alle conservazioni di Gmail.
Impostare una regola di conservazione personalizzata per Gruppi
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
Regole personalizzate
- Come servizio, seleziona Gruppi, quindi fai clic su Continua.
- Scegli i gruppi a cui si applica la regola:
- Gruppi specifici: inserisci gli indirizzi email di uno o più gruppi.
- Tutti i gruppi: applica la regola a tutti i gruppi dell'organizzazione.
- Fai clic su Continua.
- (Facoltativo) Seleziona le condizioni che devono essere soddisfatte per applicare la regola ai messaggi:
- Inserisci i valori nel campo Data di invio. Se specifichi solo la data di inizio, la regola si applica a tutti i messaggi inviati dopo quella data. Se specifichi solo la data di fine, la regola viene applicata a tutti i messaggi inviati prima di quella data.
- Inserisci i termini che devono essere presenti nei messaggi. Puoi utilizzare tutti gli operatori di ricerca supportati tranne i caratteri jolly (*).
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
- Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
- Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
- Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, scegli la seconda opzione.
Attenzione: quando invii una nuova regola, Vault consente a Gruppi di eliminare subito e definitivamente i messaggi che superano il periodo di conservazione. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. - Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.
Regole personalizzateImpostare la regola di conservazione predefinita per Gruppi
La regola di conservazione predefinita si applica ai messaggi di Gruppi che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
- Fai clic su Gruppi
.
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
- Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
- Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
- Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, scegli la seconda opzione.
Attenzione: quando invii una nuova regola, Vault consente a Gruppi di eliminare subito e definitivamente i messaggi che superano il periodo di conservazione. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. - Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.