Utilizzare Vault per eseguire ricerche su Google Drive, Meet e Sites

Google Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare Google Vault per cercare elementi su Google Drive, inclusi Drive condivisi, registrazioni di Google Meet e siti nella nuova versione di Google Sites. Puoi cercare nei titoli e nei contenuti dei tipi di file supportati. Puoi anche visualizzare l'anteprima degli elementi ed esportare i risultati di ricerca.

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Prima di cercare i messaggi, ti consigliamo di consultare i tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites, nonché le Domande frequenti sulla ricerca di Vault.

Espandi tutto  |  Comprimi tutto

Quali dati vengono inclusi nella ricerca

Elementi inclusi nella ricerca:

• Contenuti basati su testo e metadati dei file sui Drive e sui Drive condivisi degli utenti
• File esterni condivisi con gli utenti

Non inclusi nella ricerca:

• Contenuti criptati
• File collegati
• Layout per email
• Contenuti di file video, audio, immagine, ZIP o binari
• Video sincronizzati automaticamente dall'account Google Currents di un utente

Metadati e contenuti disponibili per la ricerca

Per tutti gli elementi, puoi cercare il titolo, il proprietario, la data dell'ultima modifica e altri metadati.

Per i tipi di file supportati, puoi cercare parole e frasi presenti nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

• Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli Google e Sites

  Nota: la ricerca non viene eseguita nei commenti, nelle modifiche suggerite e nei metadati delle attività non visibili direttamente nel documento.

• Microsoft Word, Excel e PowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice™ XML
• Wireless Application Protocol (WAP)
• Wireless Markup Language (WML)
• Google Earth (KML)

Per maggiori dettagli, vai a Servizi e tipi di dati supportati (sezioni relative a Drive, Meet e Sites).

Come funzionano le ricerche in base ad account, unità organizzative o Drive condivisi?

I file che Vault include nelle ricerche dipendono dal tipo di ricerca:

Tipo di ricerca	File inclusi nella ricerca
Account specifici o Unità organizzativa	Vault include nelle ricerche: File di proprietà dell'account File condivisi direttamente con l'account, inclusi i file di proprietà di utenti esterni all'organizzazione File condivisi direttamente con l'account, inclusi i file che si trovano nei Drive condivisi I file che si trovano in cartelle condivise direttamente con l'account, incluse le cartelle dei Drive condivisi File condivisi con un gruppo di cui l'account è membro (se il gruppo è composto da meno di 200 membri). File condivisi con un gruppo di cui l'account è membro e che l'account ha aperto (se il gruppo è composto da 200 o membri o più) File condivisi pubblicamente o con tutti i membri dell'organizzazione e che l'account ha aperto (Facoltativo) File dei Drive condivisi Vault cerca solo nei file condivisi direttamente con un account o nei file contenuti in cartelle condivise direttamente con un account. I Drive condivisi non vengono inclusi, a meno che tu non scelga di aggiungerli alla ricerca. Se includi Drive condivisi in una ricerca (per account o unità organizzativa), Vault cerca nei Drive condivisi a cui appartiene l'account oggetto della ricerca.
Drive condivisi	Vault include nella ricerca tutti i file presenti sui Drive condivisi selezionati.

Nota: non sono invece incluse le scorciatoie di cartelle o Drive.

Cercare le registrazioni di Meet e le relative chat, partecipazioni, Domande e risposte, note sulla riunione e i relativi log dei sondaggi

• Registrazioni: puoi cercare in base al titolo e ai metadati della riunione, come il proprietario, l'ID riunione e l'ora di inizio della registrazione. Se i sottotitoli codificati sono attivi per la riunione, Vault ne cerca i contenuti. Per limitare la ricerca solo ai video, puoi utilizzare il termine di ricerca type:video.
• Log di Chat: salvati come file SBV. I log della chat contengono timestamp del messaggio relativi all'ora di inizio della registrazione, al nome e al cognome dei mittenti e al testo del messaggio. Puoi cercare per nome del file, testo nel log e metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.
• Partecipazione: salvato come file di Fogli Google. Questi log contengono i nomi e gli indirizzi email dei partecipanti, nonché la durata della loro partecipazione alla chiamata. Puoi cercare per nome del file, testo nel log e metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.
• Log di Domande e risposte e Sondaggi: salvato come file di Fogli. Contengono le domande, le risposte e i partecipanti. Puoi cercare per nome del file, testo nel log e metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.
• Note: salvate come file di Documenti Google e create quando utilizzi Crea note sulla riunione in Google Calendar. Puoi cercare per nome del file, testo nelle note, metadati, ad esempio in base a quando il file è stato creato.

Scopri di più sulle registrazioni di Meet

Come si esegue la ricerca dei siti?

Per limitare i risultati della ricerca ai siti creati nella nuova versione di Sites, inserisci il termine di ricerca type:site. Per escludere i siti, inserisci il termine di ricerca -type:site o NOT type:site.

Quali tipi di file posso visualizzare in anteprima con Vault per Drive?

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti tipi di file:

• File creati con Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni Google e con Google Sites
• File caricati come .docx, .pdf e .xlsx
• Quando visualizzi l'anteprima di un sito, puoi vedere anche un'anteprima dei link esterni. Puoi visualizzare i file incorporati se sono supportati dall'anteprima, ad esempio un foglio o un documento incorporati, e hai privilegi di accesso al file. Se non hai privilegi di accesso, devi cercare direttamente il file incorporato.

Non puoi visualizzare l'anteprima di file criptati, video o contenuti di file ZIP.

Eseguire ricerche nella cronologia delle revisioni di un file

Puoi cercare solo nella versione più recente di un file, ma puoi inserire la data della versione come parte della ricerca. Quando inserisci la data della versione, Vault cerca la versione corrente del file, ma visualizzi in anteprima ed esporti i contenuti dell'ultima versione salvata prima delle ore 00:00 della data specificata. Devi impostare il fuso orario nella query. Google Drive conserva le versioni dei file creati con Documenti, Fogli, Presentazioni, Sites e Disegni Google.

Le versioni precedenti di file molto grandi, ad eccezione di quelle soggette ad archiviazione a fini legali, potrebbero essere unite per risparmiare spazio di archiviazione. Se esegui una ricerca in Vault utilizzando Drive, non potrai accedere alle versioni precedenti. Riceverai invece la prima versione unita disponibile.

Vengono riportate alcune proprietà della versione attuale, a prescindere dalla data della versione specificata. Tra queste sono inclusi il titolo della versione, le persone con cui è stata condivisa, la data/ora dell'ultima modifica, gli approvatori e lo stato di approvazione e altri dati contenuti nel file metadata.xml di Vault.

Le istantanee della versione includono i commenti, soggetti ai seguenti criteri:

• I commenti aperti sono inclusi solo se l'organizzazione dispone dell'accesso per commenti o in modifica al documento. I commenti non vengono inclusi se hai solo l'accesso in visualizzazione.
• Un singolo commento aperto (senza risposte) verrà incluso se: 1) il commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Un commento non è incluso nelle versioni precedenti alla sua creazione.
• La versione integrale di un thread di commenti aperto (con risposte) verrà inclusa se: 1) il primo commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Ad esempio, se un thread di commenti comprende due messaggi creati rispettivamente il 1° e il 5 ottobre, una ricerca con data della versione 2 ottobre conterrà entrambi i commenti, anche se il commento del 5 ottobre non esisteva nella data specificata.
• I commenti modificati vengono inclusi così come sono attualmente, non come si presentavano alla data/ora della versione.
• I commenti risolti o eliminati non vengono inclusi in una versione, anche se erano aperti alla data/ora specificata per la versione.

Posso cercare nell'unità organizzativa di primo livello della mia organizzazione?

No. Non puoi cercare nell'unità organizzativa di primo livello. Seleziona un'unità organizzativa secondaria o account individuali. Puoi cercare su Drive fino a un massimo di 5000 account (come account individuali o membri di unità organizzative).

La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file

Quando un file viene caricato per la prima volta su Google Drive, gli viene assegnata una data di creazione e una data di modifica. Queste date corrispondono alla data di creazione del file locale o alla data di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. 

La seguente tabella mostra quale orario viene utilizzato per le diverse origini:

• Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
• Locale: il timestamp dell'ora di creazione del file originale sul dispositivo o servizio di origine

Origine file (client)	Ora di creazione	Ora di modifica
App web	Carica	Prima dell'8 aprile 2020: Carica Dopo l'8 aprile 2020: Locale
Google Drive per desktop	Carica	Locale
Backup e sincronizzazione	Caricamento	Locale
iOS	Caricamento	Caricamento
Android	Caricamento	Caricamento
G Suite Migrate	Locale	Locale
API Drive	Può essere impostata dal chiamante	Può essere impostata dal chiamante

Cercare file in Drive

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
3. Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.

   Si apre la scheda Ricerca.

4. Per il servizio, seleziona Drive.
5. Seleziona i dati di origine in cui cercare:
   • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
   • Dati bloccati: cerca solo nei messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
6. Seleziona l'entità in cui cercare:
   • Account specifici: puoi inserire fino a 5000 indirizzi email di account.
   • Unità organizzativa: cerca in tutti gli account di un'unità organizzativa specifica. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un'unità organizzativa.

     Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca degli account verrà eseguita anche in queste ultime. L'unità organizzativa deve avere meno di 5000 membri, incluse le unità organizzative secondarie

   • Drive condivisi: cerca in uno o più Drive condivisi: 

     Seleziona i Drive condivisi e fai clic su Aggiungi. Se hai molti Drive condivisi e l'elenco è impaginato, la tua selezione viene mantenuta quando cambi pagina. Se selezioni la casella Seleziona tutto in cima all'elenco, viene selezionata solo la pagina corrente. Puoi anche eseguire una ricerca nell'elenco in base all'indirizzo email di un membro o al nome del Drive condiviso.

     1. Per filtrare l'elenco in base all'indirizzo email di un membro:
        1. Fai clic su Trova in base a indirizzo email membro.
        2. Inserisci uno o più account.
        3. Fai clic su Trova.
     2. Per filtrare l'elenco in base al nome del Drive condiviso (se la tua organizzazione ha meno di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Filtra per nome e inserisci alcune lettere del nome del Drive condiviso. Ad esempio, pr può corrispondere ai Drive condivisi denominati "Progetti di vendita", "Progetti di marketing" e "Gestione dei prodotti", ma non a "Correzioni".

           L'elenco impaginato si aggiorna automaticamente man mano che aggiungi lettere.

        2. Seleziona la casella o le casellefai clic su Invio.

     3. Per trovare il Drive condiviso per nome (se la tua organizzazione ha più di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Trova in base al nome del Drive condiviso.
        2. Inserisci una o più parole del nome del Drive condiviso. Nota: le parole devono essere esatte e complete. Ad esempio, marketing, progetti troverà una corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi "Progetti di marketing T4 22" e "Progetti di marketing", ma non in "Archivio progetto di marketing" perché "progetto" non termina con "i". Allo stesso modo, prog non troverà alcuna corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi perché è solo parte di una parola, non una parola completa.
        3. Fai clic su Trova.
   • Sites: cerca i siti per URL.
     1. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci uno o più URL di siti pubblicati separati da virgole. Il formato dell'URL è sites.google.com/dominio/nome-sito. Nota: non puoi eseguire la ricerca per URL della pagina, solo per URL del sito. Non puoi cercare per URL del sito i siti condivisi da organizzazioni esterne.
     2. Fai clic su Trova.
     3. Nell'elenco dei siti, seleziona i siti che vuoi includere nella ricerca e fai clic su Aggiungi.
7. (Facoltativo) Se cerchi negli account o in un'unità organizzativa, per includere i file nei Drive condivisi, fai clic su Includi elementi dai Drive condivisi .
8. (Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
9. (Facoltativo) Inserisci un intervallo per la Data modifica.
   • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o successivamente.
   • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o precedentemente.
10. (Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:
    • Per cercare una o più parole chiave nei contenuti, nel titolo o nei metadati, inserisci parole separate da spazi. Ad esempio, obiettivi progetto.
    • Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette. Ad esempio, "obiettivi del progetto".
    • Per cercare per account, condivisione, nome dell'elemento, tipo di elemento o data di modifica, utilizza gli operatori di ricerca.

    I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.

11. (Facoltativo) Per recuperare le versioni dei file creati in Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google e in Google Sites salvate in una data specifica, inserisci una Data versione. Per maggiori dettagli, vai alla sezione sulla cronologia delle versioni di questa pagina.
12. (Facoltativo) Per cercare solo i file con crittografia lato client o per escluderli dalla ricerca, fai clic su Opzioni di ricerca avanzata e seleziona i file da cercare (il valore predefinito è: Tutti i file). Nota: questa opzione è disponibile solo se è attiva la crittografia lato client di Google Workspace.
13. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: esegui la ricerca e restituisci un elenco di elementi che corrispondono alla query.
    • Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
14. Al termine della ricerca o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
    • Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
    • Per aprire l'anteprima di un elemento, fai clic sull'elemento. Nota: nell'elenco dei risultati, i file con crittografia lato client sono contrassegnati dall'icona Criptato   che si trova accanto.
    • Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più sulle esportazioni
    • Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più sulle query salvate.
    • Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Dopo aver eseguito una ricerca, puoi esaminare e scaricare gli elementi che corrispondono alla tua query.

L'anteprima è supportata per i file Google come Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni e Sites, oltre ad altri tipi comuni come PDF, DOCX e XLSX. Non puoi visualizzare l'anteprima di file ZIP, binari, video o criptati. Nei file di Google, non puoi visualizzare in anteprima i commenti, le modifiche suggerite o la cronologia delle revisioni.

Nota: la funzione IMAGE di Fogli Google può fare riferimento a un'immagine tramite URL, ad esempio "https://www.example.com/images/logo.jpg". Quando visualizzi l'anteprima del foglio di lavoro in Vault, l'immagine viene recuperata in tempo reale dall'origine. Per le immagini caricate o inserite nel foglio di lavoro, Vault archivia e mostra l'immagine disponibile alla data specificata nella ricerca.

1. Per visualizzare un elemento in anteprima, fai clic sull'elemento nell'elenco dei risultati di ricerca.
   • Per i tipi di file supportati, viene visualizzata un'anteprima dell'elemento.
   • Per i tipi di file non supportati, Vault visualizza un errore nell'anteprima, ma puoi comunque scaricare l'elemento.
2. Per scaricare un elemento dall'anteprima, fai clic su Altro  Scarica.