Używanie Vault do wyszukiwania wiadomości w Google Chat

Aby dowiedzieć się, jak wyszukiwać wiadomości w Google Chat, kliknij tutaj.

Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?

W ramach projektów pozyskiwania danych elektronicznych z Google Workspace możesz używać Vault do wyszukiwania wiadomości z Google Chat, sprawdzania ich treści i uczestników, pobierania załączników oraz eksportowania wyników wyszukiwania.

Zagadnienia omówione w tym artykule: 

• Ważne informacje dotyczące wyszukiwania
• Przykłady wyszukiwania w Google Chat
• Wyszukiwanie wiadomości w Google Chat
• Podgląd wiadomości w wynikach wyszukiwania

Ważne informacje dotyczące wyszukiwania

Zanim zaczniesz wyszukiwać wiadomości, sprawdź, jakie typy wiadomości z Google Chat są obsługiwane przez Vault, a także zapoznaj się z artykułem Najczęstsze pytania związane z wyszukiwaniem w Vault.

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Jakie dane można wyszukiwać i eksportować

Wyszukiwać i eksportować można te dane:

• wiadomości i ich załączniki wysyłane przy włączonej historii,
• treść załącznika tekstowego,
• metadane załącznika,
• czaty wysyłane przez użytkowników zewnętrznych do Twoich użytkowników,
• wiadomości wysyłane przez użytkowników zewnętrznych w czatach grupowych i pokojach w Twojej organizacji.

Wyszukiwać i eksportować nie można tych danych:

• wiadomości wysyłane przy wyłączonej historii;
• połączone pliki;
• wiadomości w zewnętrznych pokojach czatu;
• wiadomości wyświetlone w trybie podglądu;

Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych oraz w kolejnych sekcjach.

(Aktualizacja) Wyszukiwanie wiadomości w Google Chat według kont, jednostek organizacyjnych, konkretnych pokoi lub rozmów grupowych

Wyszukiwanie według kont: możesz wyszukiwać wiadomości wysłane i odebrane przez określone lub wszystkie konta w danej jednostce organizacyjnej. Domyślnie przeszukiwane są tylko czaty i wiadomości grupowe (w rozmowach grupowych utworzonych wcześniej niż na początku grudnia 2020 roku). Opcjonalnie możesz też uwzględnić wiadomości z pokoi czatu, do których należały konta. Więcej informacji

Wyszukiwanie według pokoi czatu: możesz wyszukiwać wiadomości z rozmów grupowych, które zostały utworzone później niż na początku grudnia 2020 roku, oraz pokoje. Nie możesz przeszukiwać wszystkich pokoi. Aby wybrać pokoje i rozmowy grupowe, wpisz nazwę konta osoby należącej do danego pokoju. Dowiedz się więcej o różnicach między czatami grupowymi a pokojami.

(Aktualizacja) Filtrowanie wyników przy użyciu zapytań

Możesz filtrować wyniki wyszukiwania według daty, strefy czasowej i innych zapytań, takich jak słowa kluczowe, typ załącznika i typ pokoju. Dowiedz się więcej o operatorach wyszukiwania w Google Chat.

Vault dopasowuje warunki wyszukiwania do poszczególnych wiadomości. Wyświetlane są tylko wiadomości spełniające wszystkie warunki zapytań. Więcej dowiesz się dzięki przykładom.

Niektórych plików dołączonych do wiadomości nie można przeszukiwać ani eksportować

Pliki udostępnione przy użyciu linków nie są wyszukiwane ani eksportowane – gdy ktoś udostępni w wiadomości plik zapisany na Dysku, Google Chat wstawia do wiadomości link zamiast załączać kopię pliku. Możesz wyszukiwać według adresu URL pliku, ale Vault nie indeksuje tytułu ani treści pliku. Takie załączone linki nie są uwzględniane podczas wyszukiwania ani eksportowania wiadomości z Google Chat.

Pliki bezpośrednio dołączone do wiadomości są przeszukiwane i eksportowane – w przypadku plików, które są bezpośrednio dołączone do wiadomości w Google Chat, Vault indeksuje nazwę pliku na potrzeby wyszukiwania. Vault indeksuje też zawartość większości plików tekstowych (na przykład plików z rozszerzeniami .pdf, .xlsx i .docx). Te załączniki są uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania wiadomości z Google Chat oraz są objęte regułami przechowywania i blokadami tej usługi.

Podgląd maksymalnie 1500 wiadomości

Możesz wyświetlić podgląd maksymalnie 1500 wiadomości w wynikach wyszukiwania, w tym wiadomości wyświetlonych w kontekście. Szczegółowe informacje o wiadomościach kontekstowych znajdziesz na tej stronie w sekcji Podgląd wiadomości w wynikach wyszukiwania.

(Aktualizacja) Vault wyszukuje pokoje czatu na podstawie subskrypcji

W przypadku wyszukiwań na koncie Vault przeszukuje pokoje czatu, do których należy dane konto lub dowolne konto w jednostce organizacyjnej. Jeśli konto przestanie być członkiem pokoju czatu, Vault przeszukuje tylko wiadomości wysłane z tego konta przed opuszczeniem pokoju.

Pokoje czatu i użytkownicy z zewnątrz – nie możesz wyszukiwać wiadomości wysyłanych przez użytkowników z Twojej organizacji w pokojach czatu, które należą do innej organizacji.

Możesz wyszukiwać wiadomości wysyłane przez użytkowników zewnętrznych w pokojach czatu utworzonych przez osobę należącą do Twojej organizacji.

Dane objęte blokadą – możesz ograniczyć wyszukiwanie do danych objętych blokadą, czyli wiadomości powiązanych z kontem użytkownika, które jest wstrzymane. W takim przypadku Vault przeszukuje wiadomości, jeśli zablokowany użytkownik pasujący do parametrów wyszukiwania, był członkiem pokoju. Jeśli wszyscy użytkownicy objęci blokadą opuszczą pokój czatu, wyszukiwanie zablokowanych wiadomości spowoduje wyświetlenie tylko wiadomości wysłanych przed opuszczeniem pokoju przez ostatniego użytkownika objętego blokadą.

(Aktualizacja) Vault może przeszukiwać wiadomości z Google Chat, które nie są widoczne dla niektórych użytkowników

Gdy uczestnicy czatu bądź czatu grupowego podlegają różnym regułom przechowywania lub blokadom, niektórzy uczestnicy mogą przeglądać historię wiadomości, ale inni nie. 

Załóżmy, że uczestnik 1 znajduje się w jednostce organizacyjnej objętej regułą przechowywania, która trwale usuwa czaty po 7 dniach. Ten uczestnik rozmawia na czacie z uczestnikiem 2 z jednostki organizacyjnej objętej nieograniczoną czasowo regułą przechowywania czatów. 7 dni po wysłaniu lub odebraniu przez uczestnika 1 czatu z uczestnikiem 2 uczestnik 1 utraci dostęp do czatu. Ponieważ jednak czaty uczestnika 2 są przechowywane bez ograniczeń czasowych, czaty nie zostaną usunięte i użytkownik 2 nadal będzie miał do nich dostęp.

Wyszukiwanie w Vault z określonym uczestnikiem 1 nie będzie wyświetlać wiadomości po upływie 7-dniowej reguły przechowywania i standardowego 30-dniowego okresu przechowywania ustawionego przez Google Chat. Wyszukiwanie w Vault z określonym uczestnikiem 2 spowoduje wyświetlenie wszystkich wiadomości, które nie zostały jeszcze trwale usunięte.

Przykłady wyszukiwania w Google Chat

Jak zapytania są stosowane do wiadomości w pokojach czatu

Załóżmy, że należysz do pokoju, w którym wymieniono następujące wiadomości:

    Uczestnik 1: hej

    Uczestnik 2: cześć

 

Jeśli korzystasz z zapytań, wyszukuj, eksportuj i wyświetlaj podgląd wiadomości w ten sposób:

Wyszukiwane hasło	Wyszukiwanie, podgląd i eksportowanie w pokoju czatu
hej	Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 1, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 1 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej.
cześć	Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 2, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 2 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej.
hej cześć	Żadne wiadomości nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie zawiera obu wyszukiwanych haseł.
hej od:[e-mail]	Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 1, ponieważ tylko ta wiadomość pasuje do obu wyszukiwanych haseł. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 1 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej.
hej od:[e-mail]	Żadne wiadomości nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie pasuje do obu wyszukiwanych haseł.
-hej od:[e-mail]	Żadne wiadomości z przykładowej rozmowy nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie pasuje do obu wyszukiwanych haseł.
-hej od:[e-mail]	Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 2, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 2 oraz wszystkie wiadomości w pokoju, które zostały wysłane w ciągu 12 godzin przed i 12 godzin po niej.

Wyszukiwanie wiadomości w Google Chat

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy. Wyszukiwanie odbywa się w sprawach, czyli obszarach roboczych Twoich projektów Vault. Sprawy umożliwiają grupowanie powiązanych blokad, wyszukiwań i eksportów. Nie ograniczają zakresu danych, które można przeszukiwać – wszystkie dane, do których użytkownik ma dostęp, można wyszukać z dowolnej sprawy.
3. Jeśli istnieje sprawa, w której chcesz uruchomić zapytanie, kliknij ją, aby ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:
   1. Kliknij Utwórz sprawę.
   2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
   3. Kliknij Utwórz.

   Automatycznie otworzy się karta Szukaj.

4. Jako usługę wybierz Google Chat.
5. Wybierz dane źródłowe do wyszukania:
   • Wszystkie dane – przeszukuje wszystkie wiadomości w organizacji.
   • Zablokowane dane – przeszukuje tylko wiadomości zablokowane w związku z daną sprawą.
6. Wybierz element do wyszukania:
   • Określone konta – wpisz maksymalnie 5000 adresów e-mail kont.
   • Jednostka organizacyjna – przeszukuje konta w określonej podrzędnej jednostce organizacyjnej.

   • Nie można przeszukiwać nadrzędnej jednostki organizacyjnej (całej organizacji). Wybranie tej jednostki nie zwróci żadnych wyników. 
   • Jeśli jednostka organizacyjna zawiera jednostki podrzędne, przeszukane zostaną również konta w podrzędnych jednostkach organizacyjnych.
   • Jeśli masz dużą strukturę organizacyjną, wybranie nadrzędnej jednostki organizacyjnej może nie zwrócić żadnych wyników. Zamiast tego należy wybrać konkretną podrzędną jednostkę organizacyjną. 
   • Każda jednostka organizacyjna musi mieć mniej niż 5 tys. członków. 

• Pokoje czatu – przeszukuje co najmniej 1 pokój czatu:
  1. W wyświetlonym oknie wpisz co najmniej 1 adres e-mail członka pokoju, który chcesz przeszukać.
  2. Kliknij Znajdź.
  3. Na liście pokoi wybierz te, które chcesz przeszukać, i kliknij Dodaj.

1. (Opcjonalnie) Jeśli przeszukujesz konta lub jednostkę organizacyjną, aby uwzględnić wiadomości w pokojach, kliknij Uwzględnij wiadomości z pokoi czatu . Vault przeszukuje pokój tylko wtedy, gdy należy do niego wyszukiwane konto.
2. (Opcjonalnie) Wybierz strefę czasową.
3. (Opcjonalnie) Wpisz zakres dat wysłania.

   Uwaga: jeśli wprowadzisz daty, Vault zwróci wszystkie rozmowy z wiadomościami z tego zakresu dat i pasujące do wyszukiwanych zapytań. Wyniki mogą też zawierać wiadomości pasujące do wyszukiwanych haseł, ale spoza zakresu dat.

   • Jeśli wpiszesz datę początkową, Vault zwróci wszystkie wiadomości wysłane w tym dniu lub później.
   • Jeśli wpiszesz datę końcową, Vault zwróci wszystkie wiadomości wysłane w tym dniu lub wcześniej.
4. (Opcjonalnie) W polu Wyszukiwane hasła wpisz co najmniej jedno zapytanie:

   Zapytanie może zawierać maksymalnie 2000 znaków.

   • Aby wyszukać słowa kluczowe w wiadomości, wpisz słowa poprzedzone znakiem plusa (+) i rozdzielone spacjami, np. +projekt +cele.
   • Aby wyszukać wyrażenie, umieść je w cudzysłowie prostym i dodaj przed cudzysłowem otwierającym znak plusa (+), np. +"cele projektu".
   • Aby przeszukać tylko wiadomości czatu, wpisz is:dm. Aby przeszukać tylko wiadomości w pokojach, wpisz is:room.
   • Aby wyszukiwać według konta, daty lub właściwości wiadomości, użyj operatorów wyszukiwania.
5. Kliknij jedną z tych opcji:
   • Wyszukiwanie – przeprowadza wyszukiwanie i zwraca listę wiadomości pasujących do zapytania.
   • Eksportuj – bezpośrednio eksportuje wyniki wyszukiwania i pomija podgląd wyników wyszukiwania. Więcej informacji o eksportowaniu
6. Po zakończeniu wyszukiwania lub eksportowania możesz wykonać te czynności:
   • Aby edytować wyszukiwanie, kliknij Rozwiń.
   • Aby otworzyć podgląd wiadomości i rozmowy, kliknij wiadomość.
   • Aby utworzyć eksport wyników wyszukiwania, kliknij Eksportuj. Więcej informacji
   • Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Więcej informacji
   • Aby wyczyścić wszystkie pola i rozpocząć nowe wyszukiwanie, kliknij Wyczyść.

Podgląd wiadomości w wynikach wyszukiwania

Po uruchomieniu wyszukiwania możesz przeglądać wiadomości pasujące do zapytania, sprawdzać uczestników rozmów, a także pobierać załączniki.

Aby wyświetlić podgląd wiadomości, kliknij ją na liście wyników wyszukiwania. Wyświetli się lista wiadomości. Aby zapewnić kontekst dla znalezionych wiadomości, Vault uwzględnia wiadomości z tego wątku w następujący sposób:

Typ wątku	Wiadomości kontekstowe w podglądzie i eksportowaniu
Czaty Czaty grupowe Pokoje z wątkami w tekście  (wcześniej nazywane „pokojami bez wątków”)	Wiadomości wysłane do 12 godzin przed i do 12 godzin po wysłaniu wiadomości pasującej do zapytania Jeśli wiadomość pasująca do zapytania jest odpowiedzią w tekście w pokoju z wątkami w tekście, okno czasowe jest obliczane na podstawie wiadomości głównej (wiadomości, której dotyczyła odpowiedź pasująca do zapytania). Jako kontekst uwzględniane są wszystkie wiadomości w tym oknie oraz wszelkie odpowiedzi w tekście na te główne wiadomości.
Pokoje uporządkowane według tematów (wcześniej nazywane „pokojami z wątkami”)	Wiadomości w ramach tego samego tematu co wiadomości pasujące do zapytania, wysłane do 12 godzin przed i do 12 godzin po niej.

 

Uwaga: w przypadku długich wątków podgląd obejmuje tylko pierwszych 1500 wiadomości (maksymalnie 900 MB z ostatnich 12 godzin). Eksport wyników wyszukiwania obejmuje jednak wszystkie wiadomości pasujące do zapytania lub podane dla kontekstu – w tym te, których podgląd nie zawiera.

 

Wiadomości z ikoną  mają co najmniej jeden załącznik. Aby pobrać załącznik, wyświetl podgląd wiadomości i kliknij Pobierz.