Servizi e tipi di dati supportati

Vault supporta i seguenti servizi di Google Workspace:

Servizio	Conservazione	Archiviazione a fini legali	Ricerca ed esportazione	Tipi di dati supportati
Gmail	✔	✔	✔	Scopri di più
Google Drive	✔	✔	✔	Scopri di più
Google Gruppi	✔	✔	✔	Scopri di più
Google Chat	✔	✔	✔	Scopri di più
Versione classica di Hangouts	Coperto dalle regole per Chat	Coperto dall'archiviazione a fini legali di Chat	Utilizza ricerca ed esportazione di Gmail	Scopri di più
Google Meet	Coperto dalle regole per Drive salvo se sono attivate regole specifiche per Meet	Coperto dalle archiviazioni a fini legali di Drive	Utilizza ricerca ed esportazione di Drive	Scopri di più
Google Voice per Google Workspace	✔	✔	✔	Scopri di più
Google Sites	Coperto dalle regole di Sites, a meno che le regole specifiche per Sites non siano disattivate	Coperto dalle archiviazioni a fini legali di Drive	Utilizza ricerca ed esportazione di Drive	Scopri di più
Google Calendar	✔	✔	✔	Scopri di più

Nota: se la tua versione di Google Workspace non include un servizio, potresti comunque averlo disponibile come opzione nel sito di Vault. Tuttavia, le regole di conservazione o l'archiviazione a fini legali impostate per un servizio non supportato non hanno alcun effetto e le ricerche non restituiscono risultati.

Messaggi Gmail supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione, alle archiviazioni ai fini legali e alla ricerca ed esportazione di Gmail.

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Disponibilità e indicizzazione dei messaggi

I messaggi sono disponibili in Vault non appena vengono ricevuti in Gmail.

Per filtrare i messaggi nelle regole di conservazione, nell'archiviazione a fini legali e nella ricerca, Gmail indicizza circa 1 MB in totale per messaggio. 1 MB equivale a circa 250 pagine di testo. Se il testo del messaggio è inferiore a 1 MB e il messaggio contiene allegati, questi ultimi vengono indicizzati fino a raggiungere il totale di 1 MB di dati indicizzati.

Solo i dati indicizzati sono disponibili per la ricerca in Vault, ma l'intero messaggio e tutti gli elementi associati, inclusi i file di Drive con link ipertestuali (se selezionati), sono inclusi in un'esportazione di Vault.

Gmail indicizza i dati seguenti:

• Testo del messaggio: fino a circa 250 pagine.
• File basati su testo allegati direttamente al messaggio: la maggior parte dei file basati su testo, ad esempio file .PDF, .XLSX e .DOCX, che sono allegati direttamente a un messaggio possono essere indicizzati. Questi allegati sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi. Gli allegati di file basati su testo sono disponibili per la ricerca (se indicizzati), vengono restituiti nei risultati di ricerca e sono inclusi nelle esportazioni.
• Altri file allegati direttamente o incorporati in un messaggio: per i file video e audio, i file immagine o i file binari inclusi nei messaggi o allegati, vengono indicizzati i metadati del file, ad esempio il nome, ma non i contenuti. Questi allegati e i file incorporati sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi, vengono restituiti nei risultati di ricerca e sono inclusi nelle esportazioni.
• Link a file di Google Workspace in Drive: quando qualcuno utilizza un messaggio per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, il messaggio contiene un link anziché una copia del file allegata. Dato che il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso nelle conservazioni, nei blocchi, nelle ricerche o nelle esportazioni dei messaggi.
• Link a contenuti nei servizi Google aggiuntivi: gli utenti possono condividere anche link a contenuti archiviati in altri prodotti Google, come YouTube e Google Foto. Vault non supporta i servizi Google aggiuntivi, quindi non puoi conservare, bloccare o esportare i loro contenuti oppure eseguire ricerche al loro interno.

Allegati nei messaggi

Vault supporta i file allegati o incorporati direttamente in un messaggio. I file video, audio, immagine e binari incorporati o allegati ai messaggi sono soggetti a regole di conservazione e archiviazione a fini legali, vengono restituiti nei risultati di ricerca e sono inclusi nelle esportazioni.

Link ipertestuali ai file di Drive nei messaggi

Quali sono i link ipertestuali supportati?

• Link ipertestuali ai file su Drive: se un utente ha condiviso un file di Drive includendo un link al file in un messaggio Gmail, il file con link ipertestuale non viene incluso quando conservi, blocchi o esegui ricerche nei messaggi di Gmail. Tuttavia, puoi esportare file di Drive con link ipertestuali in base ai link ipertestuali presenti nel corpo dei messaggi dell'esportazione di Gmail. Per maggiori dettagli, vedi Quali link ipertestuali di Drive possono e non possono essere esportati? (più avanti in questa pagina).

  Nota: l'esportazione di file di Drive con link ipertestuali può aumentare notevolmente i volumi di raccolta.

• Link ipertestuali a contenuti nei servizi Google aggiuntivi: i link ipertestuali a contenuti memorizzati in altri prodotti Google, come YouTube e Google Foto, non sono supportati da Vault.

Quali link ipertestuali di Drive possono e non possono essere esportati?

Per l'idoneità all'esportazione:

• Il file deve esistere su Drive e deve essere un tipo di file di Drive supportato.

  Per maggiori dettagli, vedi File di Drive e Meet supportati in Vault.

• L'amministratore di Vault ha bisogno dell'autorizzazione per esportare il file. Per avere l'autorizzazione:
  • Il proprietario dell'email contenente il link ha accesso al file di Drive e rientra nell'ambito dell'amministratore di Vault. Oppure il proprietario del file di Drive è nell'ambito dell'amministratore di Vault.
  • Se il file di Drive viene eliminato, bloccato o conservato, il proprietario del file di Drive deve rientrare nell'ambito dell'amministratore di Vault.

Alcuni link ipertestuali di Drive non possono essere esportati. Ad esempio, non puoi esportare i link ipertestuali pubblici, come le pagine pubblicate di Google Sites e i link di Moduli Google che è possibile inviare. Inoltre, non puoi esportare alcuni link ipertestuali nel formato precedente di Drive.

Chi può accedere ai file di esportazione dei link ipertestuali di Drive?

Solo i super amministratori e gli amministratori delle unità organizzative radice possono accedere a tutti i file di esportazione dei link ipertestuali di Drive. Gli amministratori delle unità organizzative secondarie possono scaricare file solo dalle esportazioni di link ipertestuali di Drive che hanno creato.

Messaggi inviati tramite altri servizi Google (archiviazione completa della posta)

Gli utenti possono inviare messaggi email con alcuni servizi principali oltre che con Gmail. Ad esempio:

• Calendar: inviti in uscita e messaggi inviati con l'opzione Invia email agli invitati di Calendar.
• Drive: contenuti dei messaggi inviati quando gli utenti condividono file su Drive.
• Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google: messaggi inviati dall'applicazione quando gli utenti inviano i file come allegati email.
• Moduli: messaggi email contenenti moduli o link a moduli.
• Keep: messaggi email inviati quando gli utenti condividono le note in Keep.

Quando gli utenti inviano messaggi mediante servizi principali diversi da Gmail, i messaggi in uscita non sono archiviati nelle cartelle "Inviati" di Gmail degli utenti per impostazione predefinita. A meno che un amministratore di Google Workspace non configuri l'archiviazione completa dei messaggi, che salva questi messaggi nelle cartelle "Inviati" degli utenti, Vault non ha accesso a quei messaggi. Senza l'archiviazione completa, le regole di conservazione e l'archiviazione a fini legali di Vault non sono applicate a questi messaggi, che non saranno pertanto restituiti nelle ricerche di Vault.

Nota: l'archiviazione completa della posta si applica solo ai servizi principali di Google Workspace. Alcuni servizi Google aggiuntivi possono inviare messaggi email per gli utenti. I messaggi inviati da questi servizi potrebbero non essere archiviati nella cartella "Inviati" degli utenti e non essere disponibili per Vault.

Messaggi dinamici (contenuti AMP)

Le email dinamiche contengono markup che consente di visualizzare contenuti AMP in Gmail. Altri prodotti Google possono inviare messaggi che includono contenuti Accelerated Mobile Pages (AMP); inoltre, gli utenti della tua organizzazione possono ricevere email dinamiche da mittenti esterni.

Con le email dinamiche, ad esempio, un utente Gmail può:

• Esaminare commenti di Documenti Google nel loro stato corrente al momento in cui l'utente apre il messaggio di notifica in Gmail.
• Rispondere ai commenti e risolverli senza aprire il documento.
• Rispondere agli inviti di Calendar e completare i sondaggi.

La sorgente originale di un'email dinamica comprende tre tipi di contenuti simili:

• Testo non criptato (per i client email che visualizzano solo testo non criptato).
• HTML (per i client email che non visualizzano i contenuti dinamici).
• Markup AMP Quando un utente di Gmail apre il messaggio, riceve i contenuti AMP dinamici e interattivi. Il markup AMP è in grado di recuperare gli eventuali aggiornamenti presenti nel momento in cui il messaggio viene aperto e di mostrarli immediatamente all'utente.

Poiché questi messaggi sono dinamici per definizione, i contenuti che vengono visualizzati in Gmail possono cambiare nel tempo. Ad esempio, una notifica di commento proveniente da un documento Google attivo potrebbe essere diversa ogni volta che l'utente riapre lo stesso messaggio nell'arco di diversi giorni.

Supporto di Vault per le email dinamiche

• Conservazione e archiviazione a fini legali: le regole di conservazione e l'archiviazione a fini legali di Vault conservano tutti i contenuti HTML, di testo non criptato e markup AMP inclusi nell'email dinamica. Vault non ha la possibilità di conservare i contenuti dinamici che si possono recuperare e visualizzare quando l'utente apre un'email dinamica.
• Ricerca: Vault è in grado di eseguire ricerche nel testo non criptato e nell'HTML delle email dinamiche. Tuttavia, il markup AMP e i contenuti AMP non sono indicizzati e non è possibile eseguire ricerche al loro interno.
• Anteprima: quando visualizzi l'anteprima di un'email dinamica, Vault mostra la versione HTML del messaggio. Fai clic su Mostra originale per visualizzare tutte le parti del messaggio, incluso il markup AMP.
• Esportazione: quando esporti email dinamiche, nell'esportazione sono inclusi tutti i contenuti in testo non criptato, HTML e markup AMP.

Vault non è in grado di sapere se gli utenti Gmail hanno di fatto ricevuto i contenuti dinamici quando hanno aperto un messaggio contenente markup AMP. Gmail non visualizza i contenuti dinamici nei seguenti scenari:

• Un amministratore disattiva le email dinamiche per l'organizzazione.
• Gli utenti cambiano le proprie impostazioni di Gmail disattivando le email dinamiche.

Quando le email dinamiche sono disattivate, i contenuti AMP non sono mostrati da Gmail. Tuttavia, il markup AMP viene ugualmente incluso nell'origine del messaggio ed è disponibile in Vault.

Messaggi in modalità riservata

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per le organizzazioni che la attivano e per gli account Gmail personali.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il link vengono inviati tramite SMTP.

Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti dell'organizzazione

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione a partire dal 30 novembre 2018.

I messaggi sono disponibili per Vault anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata inviati da mittenti esterni

Anche quando nell'organizzazione non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da utenti di altre organizzazioni o da account Gmail personali.

Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di Google Workspace possono creare una regola di conformità che blocchi la consegna dei messaggi in modalità riservata inviati all'organizzazione.

Utilizzare i messaggi in modalità riservata

Vault supporta i messaggi in modalità riservata nel modo seguente:

• Vault restituisce i messaggi riservati interni che corrispondono alla query di ricerca.
• Quando visualizzi l'anteprima dei messaggi, i relativi contenuti sono nascosti per impostazione predefinita. Puoi specificare di mostrare i contenuti nell'anteprima.
• Quando stampi o esporti i messaggi, puoi escludere i contenuti dei messaggi riservati. Quando selezioni questa opzione, vengono stampati o esportati le intestazioni, il mittente, il destinatario e altri metadati, ma non il contenuto dei messaggi riservati.
• Puoi esportare un messaggio riservato dall'organizzazione del mittente, ma non dall'organizzazione del destinatario.
• Vault è in grado di estrarre i link ipertestuali di Drive aggiunti ai messaggi riservati durante l'esportazione dall'organizzazione del mittente, ma non può estrarre i link ipertestuali ricevuti da organizzazioni esterne.
• Per cercare, conservare o bloccare soltanto i messaggi riservati, utilizza il termine label:confidentialmode.

Bozze di messaggi e modelli email

I dati di un utente Gmail possono includere tre tipi di bozze di messaggi:

• Messaggi non inviati nella cartella Bozze: questi messaggi sono elaborati come gli altri messaggi di Gmail. Sono soggetti a blocchi o a regole di conservazione a meno che le bozze non siano escluse. Sono inoltre inclusi nei risultati di ricerca, a meno che tu non scelga di escluderli.

  Nota: i modelli di email vengono considerati bozze. Se una regola di conservazione elimina definitivamente le bozze dei messaggi dopo un determinato periodo di tempo, anche i modelli verranno eliminati definitivamente.

• Bozze eliminate: una bozza eliminata è un messaggio che un utente ha eliminato senza inviarlo. Questi messaggi vengono rimossi immediatamente dalla visualizzazione dell'utente, Gmail applica l'etichetta ^deleted e vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni. Questi messaggi non sono soggetti a blocchi o regole di conservazione, ma sono disponibili per la ricerca e l'esportazione fino al momento in cui sono eliminati definitivamente.
• Versioni di bozze di messaggi salvate automaticamente: mentre un utente scrive un messaggio, Gmail ne salva automaticamente una versione ogni volta che l'utente smette di scrivere per alcuni secondi. Solo la versione più recente della bozza è visibile all'utente. Le versioni precedenti sono disponibili per la ricerca e l'esportazione mediante Vault, ma non sono soggette a blocchi o regole di conservazione.

  Le versioni salvate automaticamente restano disponibili per Vault finché non vengono eliminate definitivamente, anche dopo che l'utente ha inviato il messaggio. Le versioni delle bozze di messaggi generate dalla maggior parte dei client Gmail di Google, ad esempio Gmail web, Gmail per iPad e iPhone e Gmail Android, vengono eliminate definitivamente un giorno dopo il loro salvataggio in Gmail. In alcuni casi, ad esempio con i client IMAP di terze parti, le versioni delle bozze dei messaggi vengono eliminate definitivamente dopo 30 giorni.

Se ti interessano solo i messaggi che gli utenti inviano e ricevono, puoi escludere le bozze dei messaggi dalle regole di conservazione, dall'archiviazione a fini legali, dai risultati di ricerca e dalle esportazioni. L'esclusione delle versioni salvate automaticamente può facilitare l'elaborazione dei dati perché non esisteranno varie versioni simili di uno stesso messaggio.

Le etichette di Gmail generate dal sistema possono influire sulla corrispondenza dei termini

Gmail utilizza le etichette generate dal sistema per classificare i messaggi e utilizza le etichette visibili agli utenti per consentire agli utenti di ordinare i messaggi nella Posta in arrivo. Gmail potrebbe applicare l'etichetta finance generata dal sistema ai messaggi provenienti dalla banca di un utente e l'etichetta travel generata dal sistema ai messaggi che includono prenotazioni di hotel.

Gli utenti possono creare e applicare etichette visibili agli utenti. A volte, queste etichette possono corrispondere alle etichette generate dal sistema. Quando i due tipi di etichette coincidono, Vault applica le regole di conservazione, l'archiviazione a fini legali e le query di ricerca ai messaggi con l'etichetta creata dall'utente e non a quelli con l'etichetta identica generata dal sistema. Se crei una regola di conservazione, un'archiviazione a fini legali o una query di ricerca basata su un'etichetta, potresti includere o escludere più messaggi di quanti vorresti.

Esempio

La tua organizzazione ha l'obbligo di conservare tutti i dati relativi alla finanza aziendale per 7 anni e vengono eseguite queste operazioni:

• Ai dipendenti viene richiesto di creare un'etichetta finance e di applicarla ai messaggi che includono informazioni finanziarie aziendali.
• I dipendenti hanno richiesto che gli estratti della carta di credito aziendale siano inviati via email ai loro account di lavoro. Non applicano l'etichetta finance creata dall'utente, ma Gmail applica a questi messaggi l'etichetta finance generata dal sistema.

In questo scenario, una regola di conservazione che include i messaggi con label:finance conserva solo i messaggi etichettati dall'utente e non quelli con l'etichetta generata dal sistema che contengono gli estratti conto delle carte di credito aziendali dei dipendenti. Analogamente, una query di ricerca che include messaggi con label:finance restituisce solo i messaggi etichettati dall'utente e non quelli con l'etichetta generata dal sistema che contengono gli estratti conto delle carte di credito personali dei dipendenti.

Etichette comuni generate dal sistema

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved 

File di Drive e Meet supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione di Drive, alle regole di conservazione specifiche di Meet, all'archiviazione a fini legali di Drive e alla ricerca ed esportazione di Drive.

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Tipi di file supportati

Vault è in grado di conservare, eseguire l'archiviazione a fini legali, esportare ed eseguire ricerche nei seguenti elementi archiviati in Drive:

• Versioni di file in Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli Google, nella nuova versione di Sites e in Disegni.

  Per ulteriori informazioni sulle versioni, scopri come eseguire ricerche nella cronologia delle revisioni di un file.

• Registrazioni di Google Meet e relativi log di chat, trascrizioni, Domande e risposte e Sondaggi (scopri di più sulle registrazioni di Meet)
• File di Jamboard che sono stati salvati sui Drive degli utenti
• File non Google che gli utenti hanno caricato su Drive
• File nei Drive condivisi
• File criptati con la crittografia lato client di Google Workspace

Vault ignora le cartelle e le scorciatoie di Drive.

File collegati

In alcuni editor di Documenti Google, gli utenti possono collegare un file a un altro file. Ad esempio, in un documento Google puoi inserire un grafico collegato ai dati di un foglio di lavoro di Fogli Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Nota: la funzione IMAGE di Fogli Google può fare riferimento a un'immagine tramite URL, ad esempio "https://www.example.com/images/logo.jpg". In questo caso, quando visualizzi l'anteprima o esporti un foglio di lavoro in Vault, l'immagine viene recuperata in tempo reale dall'origine. Per le immagini caricate o inserite nel foglio di lavoro, Vault archivia e mostra l'immagine disponibile al momento specificato nella query. 

I file collegati non sono inclusi automaticamente nelle regole di conservazione, nelle archiviazioni a fini legali o nei risultati di ricerca applicabili ai file a cui sono collegati. I file collegati sono inclusi solo quando corrispondono anche all'ambito e alle condizioni. Ad esempio, quando cerchi file in Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. I file collegati ad altri file che non corrispondono alla tua query non vengono inclusi nei risultati.

File di proprietà di utenti esterni

I file creati al di fuori dell'organizzazione e condivisi con gli utenti non sono soggetti all'archiviazione a fini legali o alle regole di conservazione dell'organizzazione.

Puoi eseguire ricerche ed esportare i file condivisi con i tuoi utenti da fonti esterne.

Messaggi di Google Gruppi supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione, all'archiviazione a fini legali e alla ricerca ed esportazione di Gruppi.

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La cronologia delle conversazioni (archiviazione) deve essere attivata

Vault può archiviare a fini legali, conservare e cercare solo i messaggi di Google Gruppi per cui è attiva la cronologia delle conversazioni. I proprietari possono attivare o disattivare la cronologia delle conversazioni per i loro gruppi. Se un proprietario crea un gruppo con la cronologia delle conversazioni disattivata, i messaggi non saranno disponibili per Vault tramite Gruppi, ma potrebbero esserlo nelle caselle di posta Gmail dell'utente (come messaggi ricevuti o inviati).

Se il proprietario di un gruppo attiva o disattiva la cronologia delle conversazioni per un gruppo esistente, saranno disponibili per Vault solo i messaggi inviati quando la cronologia era attiva.

Disponibilità, indicizzazione e allegati dei messaggi

I messaggi sono disponibili per Vault non appena vengono pubblicati su un gruppo, a meno che il proprietario del gruppo non decida di moderarli. I messaggi moderati non sono disponibili per Vault fino a quando non sono stati approvati da un moderatore. Una volta approvati, sono disponibili per la conservazione, l'archiviazione a fini legali, la ricerca e l'esportazione, come qualsiasi altro messaggio.

Per filtrare i messaggi nelle regole di conservazione, nell'archiviazione a fini legali e nella ricerca, Gruppi indicizza circa 1 MB in totale per messaggio. 1 MB equivale a circa 250 pagine di testo. Se il testo del messaggio è inferiore a 1 MB e al messaggio sono allegati file basati su testo, gli allegati vengono indicizzati fino a raggiungere il totale di 1 MB di dati indicizzati.

Gruppi indicizza i dati seguenti:

• Testo del messaggio: fino a circa 250 pagine.
• File basati su testo allegati direttamente al messaggio: la maggior parte dei file basati su testo, ad esempio file .PDF, .XLSX e .DOCX, che sono allegati direttamente a un messaggio possono essere indicizzati. Questi allegati sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi. Gli allegati di file basati su testo sono disponibili per la ricerca (se indicizzati), vengono restituiti nei risultati di ricerca e sono inclusi nelle esportazioni.
• Altri file allegati direttamente o incorporati in un messaggio: per i file video e audio, i file immagine o i file binari inclusi nei messaggi o allegati, vengono indicizzati i metadati del file, ad esempio il nome, ma non i contenuti. Questi allegati e i file incorporati sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi, vengono restituiti nei risultati di ricerca e sono inclusi nelle esportazioni.
• Link a file di Google Workspace in Drive: quando qualcuno utilizza un messaggio per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, il messaggio contiene un link anziché una copia del file allegata. Dato che il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso nelle conservazioni, nei blocchi, nelle ricerche o nelle esportazioni dei messaggi.
• Link a contenuti nei servizi Google aggiuntivi: gli utenti possono condividere anche link a contenuti archiviati in altri prodotti Google, come YouTube e Google Foto. Vault non supporta i servizi Google aggiuntivi, quindi non puoi conservare, bloccare o esportare i loro contenuti oppure eseguire ricerche al loro interno.

Messaggi di Chat supportati da Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione, all'archiviazione a fini legali e alla ricerca ed esportazione di Chat.

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La cronologia deve essere attivata

Per conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare messaggi diretti, messaggi di gruppo e spazi con conversazioni non in thread, devi attivare la cronologia. Un amministratore di Google Workspace può specificare se la cronologia è attiva o disattivata oppure può permettere agli utenti di decidere.

Puoi sempre conservare, archiviare a fini legali e cercare i messaggi negli spazi con risposte (conversazioni) in thread, in quanto per questi ultimi non è possibile disattivare la cronologia.

Allegati dei messaggi

Quando un utente condivide un file archiviato su Drive, ad esempio un documento, un foglio o un PDF, Chat inserisce un link anziché allegare una copia del file al messaggio. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso nelle conservazioni dei messaggi, nell'archiviazione a fini legali dei dati e nei risultati di ricerca dei messaggi di Chat. Puoi cercare in base all'URL del file, ma Vault non ne indicizza il titolo né i contenuti.

Per altri tipi di file allegati direttamente a un messaggio di Chat:

• I file sono inclusi nelle regole di conservazione e nell'archiviazione a fini legali di Chat e associati ai messaggi a cui sono allegati.
• Vault indicizza il nome del file e del proprietario ai fini della ricerca. Vault indicizza anche i contenuti della maggior parte dei tipi di file basati su testo, ad esempio i file con le estensioni .PDF, .XSLX e .DOCX.

Messaggi di utenti esterni

L'amministratore di Google Workspace può autorizzare gli utenti dell'organizzazione a chattare con utenti esterni. In questo caso, gli utenti esterni e quelli della tua organizzazione possono scambiarsi messaggi diretti e gli utenti esterni possono partecipare a messaggi di gruppo e spazi. In questi contesti i messaggi che hanno destinatari e mittenti esterni sono soggetti alle regole di conservazione e all'archiviazione a fini legali della tua organizzazione.

Se gli utenti della tua organizzazione partecipano a messaggi di gruppo e spazi di proprietà di un'altra organizzazione, quei messaggi non saranno disponibili nella tua organizzazione per la conservazione, l'archiviazione a fini legali, la ricerca o l'esportazione in Vault.

I messaggi visualizzati in anteprima negli spazi di Chat non sono coperti

Quando un utente viene invitato in uno spazio di Chat, prima di accettare può visualizzare l'anteprima dei messaggi presenti in quello spazio. A meno che l'utente non entri nello spazio, i messaggi di cui ha visualizzato l'anteprima non vengono inclusi ai fini della conservazione, dell'archiviazione a fini legali e della ricerca dei dati di Chat di quell'utente.

La formattazione RTF non viene conservata

Gli utenti possono aggiungere la formattazione RTF ai messaggi di Chat, ad esempio grassetto, corsivo, barrato o sottolineato. Questa formattazione non viene conservata nell'esportazione dei dati di Vault.

Messaggi della versione classica di Hangouts e di Google Talk supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regola di conservazione di Chat, all'archiviazione a fini legali di Chat e alla ricerca ed esportazione di Chat..

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La cronologia deve essere attivata

Vault supporta le chat della versione classica di Hangouts e di Google Talk. Puoi conservare, cercare e applicare archiviazioni a fini legali nei seguenti casi:

• Versione classica di Hangouts con cronologia attivata. Gli amministratori di Google Workspace possono attivare o disattivare la cronologia o lasciare che siano gli utenti a decidere. Per maggiori dettagli, vedi Cronologia chat. Vault può accedere a tutte le chat che si svolgono su Gmail e sulle app per dispositivi mobili della versione classica di Hangouts.
• Chat di Google Talk salvate nel registro. Gli amministratori di Google Workspace non possono imporre il salvataggio delle chat nel registro. Possono però disattivare la cronologia chat per un'organizzazione.

Nota: Vault supporta la conservazione, l'archiviazione a fini legali, la ricerca e l'esportazione dei messaggi della versione classica di Hangouts inviati a partire dal'8 aprile 2015 con la cronologia attiva. Per i messaggi della versione classica di Hangouts inviati prima di quella data:

• È possibile cercare, esportare ed eseguire l'archiviazione a fini legali solo delle chat salvate.
• I criteri di conservazione non sono applicati correttamente.

• I messaggi nell'archivio Gmail verranno contrassegnati come eliminati dopo il 1° gennaio 2023. Ciò significa che tutti i messaggi verranno eliminati definitivamente al termine del periodo di conservazione, a meno che non siano protetti da una regola di conservazione o da una archiviazione a fini legali di Chat.
• Nessun nuovo messaggio inviato dopo il 1° gennaio 2023 verrà sincronizzato con Gmail dalla versione classica di Hangouts.
• Gli amministratori potranno continuare a utilizzare Vault per cercare ed esportare i messaggi nella versione classica di Hangouts sincronizzati con Gmail, purché non siano stati eliminati definitivamente, anche dopo il 1° gennaio 2023.

Dati supportati

In Vault sono disponibili i seguenti dettagli delle chat della versione classica di Hangouts:

• Tutti gli utenti che hanno partecipato alle chat.
• Tutti i messaggi scambiati durante le chat, più i link a eventuali allegati.
• Nomi degli Hangout di gruppo della versione classica. I partecipanti hanno la possibilità di assegnare un nome agli Hangout di gruppo. Non è invece possibile assegnare un nome alle chat tra due utenti.
• L'ora di inizio e di fine delle chat.

I dati seguenti non sono disponibili per Vault:

• Inviti alle chat non accettati. Se un utente non partecipa a una chat, i messaggi che gli sono stati inviati non vengono conservati.
• Videochiamate.
• Chat in Documenti Google.
• Immagini, video e allegati audio inviati nella versione classica di Hangouts.

Elaborazione dei messaggi

Vault raggruppa tutti i messaggi della versione classica di Hangouts in un unico thread. I messaggi vengono aggiunti in modo continuo al thread fino a:

• Quando non sono trascorse tre ore dall'invio dell'ultimo messaggio di una chat.
• Quando il numero di messaggi del thread non supera 1000.

Quando esporti un messaggio della versione classica di Hangouts, nel file esportato che scarichi è incluso l'intero thread.

Dati di Voice supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione, all'archiviazione a fini legali e alla ricerca ed esportazione di Voice.

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Requisiti relativi alla licenza di Voice

Per consentire a Vault di conservare, cercare, bloccare o esportare i propri dati di Voice, l'utente deve disporre di una licenza Voice Standard o Premier. Per maggiori dettagli, vedi Confronto tra gli abbonamenti di Voice.

Per gli SMS, l'utente di Voice deve avere un numero di telefono che supporta questo tipo di messaggistica. Scopri di più

Vault non supporta la conservazione o i blocchi dei dati di Voice per gli account con licenze Utente archiviato.

Alcuni dati di Voice non sono controllati da Vault

Vault è in grado di conservare, bloccare, cercare ed esportare la maggior parte dei seguenti dati di Voice:

• SMS
• Messaggi vocali e relative trascrizioni
• Registri chiamate

I seguenti dati di Voice non sono disponibili per Vault:

• Dati di Voice creati prima del 5 giugno 2019 (GMT-7).
• SMS, messaggi vocali e relative trascrizioni o registri chiamate che interessano un numero di telefono assegnato a più utenti.
• Sebbene alcuni account Voice possano registrare le chiamate, questa funzionalità non è disponibile per gli account Google Voice per Google Workspace. Vault non ha accesso alle conversazioni di Voice.

Gli SMS di Voice vengono raggruppati in conversazioni quotidiane

Nelle aree geografiche e nei paesi supportati, gli utenti di Voice possono scambiare SMS con altri utenti di Voice e con numeri di telefono non Google. Vault gestisce gli SMS nel modo seguente:

• Gli SMS scambiati tra i partecipanti nell'arco di una giornata vengono raggruppati in una conversazione. Ai fini di Vault, una giornata inizia alle 00:00 (GMT-7) e termina alle 23:59 (GMT-7).
• Quando una conversazione supera i 500 messaggi o 4 MB (esclusi gli allegati), Vault la suddivide in piccoli gruppi di messaggi per la visualizzazione in anteprima e l'esportazione.
• La data dell'ultima modifica di una conversazione corrisponde alla data di invio dell'ultimo messaggio che include. La data dell'ultima modifica non cambia se un utente elimina un messaggio.

Dati di Sites supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione di Drive, alle regole di conservazione specifiche di Sites,  all'archiviazione a fini legali di Drive e alla ricerca ed esportazione di Drive.

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Siti e dati dei siti supportati

• Solo siti nella nuova versione di Sites: Vault supporta solo i siti creati nella nuova versione di Sites. I siti creati nella versione classica di Sites non sono archiviati in Drive e non sono disponibili per Vault.
• Siti esterni: i siti condivisi con gli utenti di un'organizzazione esterna non sono soggetti alle regole di conservazione o all'archiviazione a fini legali della tua organizzazione. Puoi cercare i siti esterni condivisi con i tuoi utenti, ma devi cercare in base ad account specifici, unità organizzativa o drive condivisi. Non è possibile cercare i siti esterni in base all'URL pubblicato.

• Contenuti incorporati e link ipertestuali: un sito può essere composto da molte parti, tra cui il sito stesso, una pagina che fa parte del sito, testo, immagini, codice incorporato, file incorporati e link ipertestuali ad altri contenuti.

  Le regole di conservazione e l'archiviazione a fini legali si applicano solo al sito stesso, alle pagine del sito, al testo sulle pagine del sito, alle immagini caricate e al codice incorporato. I file incorporati, i link ipertestuali e altri elementi che non fanno parte del file del sito non sono coperti dalle regole di conservazione o dall'archiviazione a fini legali.

  Puoi visualizzare l'anteprima dei link ipertestuali. Puoi anche visualizzare i file incorporati se sono supportati dall'anteprima, quali ad esempio un foglio o un documento incorporati e hai privilegi di accesso al file. Tuttavia, le esportazioni non includono i contenuti di link ipertestuali e file incorporati.

Come vengono calcolate la data di creazione e la data dell'ultima modifica

Data creazione

La data di creazione di un sito è la data in cui l'utente crea un nuovo sito. La data di creazione non cambia quando l'utente aggiunge nuove pagine.

Data ultima modifica

La data dell'ultima modifica di un sito viene aggiornata ogni qualvolta vengono modificati, eliminati o creati il sito stesso, una pagina che ne fa parte, del testo, le immagini o del codice incorporato. Quando gli utenti incorporano file di Google e video di YouTube o altri contenuti mediante un URL, la data dell'ultima modifica si aggiorna. Tuttavia, se sono i contenuti incorporati stessi a essere modificati, la data dell'ultima modifica del sito non viene aggiornata.

Eventi in Calendar supportati in Vault

Le informazioni seguenti si applicano alle regole di conservazione, ai blocchi e alla ricerca ed esportazione di Calendar.

Tipi di eventi supportati

Vault può conservare, bloccare, cercare ed esportare i seguenti eventi in Calendar:

• Eventi nel calendario principale, inclusi eventi regolari, eventi fuori sede, momenti di concentrazione e appuntamenti prenotati.
• Versioni degli eventi del calendario principale. Per ulteriori informazioni, vedi Eseguire ricerche nella cronologia delle revisioni di un evento.

Vault non conserva promemoria, attività, luogo di lavoro, appuntamenti non prenotati o eventi di calendario secondari, come i calendari delle festività o di gruppo.

_{Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.}