Din organisation kan ge externa användare tillgång till Google Apps Arkiv, exempelvis anställda hos en tillsynsmyndighet, för att efterkomma en utredning eller granskning. Administratören för Google Workspace måste först lägga till dessa användare på domänen i administratörskonsolen och ge dem behörighet att söka i Arkiv, visa rapporter eller andra uppgifter. Som Arkiv-användare måste du då informera dessa användare om att de kan få åtkomst till Arkiv.
För administratören av Google Workspace
Så här beviljar du åtkomst och tilldelar Arkiv-behörigheter till externa användare:
- Logga in på administratörskonsolen.
- Skapa en ny organisationsenhet för externa användare.
- Slå på eller av tjänster (exempelvis Gmail) för denna organisationsenhet vid behov.
- Lägg till externa användare i denna organisationsenhet.
Om du exempelvis vill ge sarah@solarmora.com, en extern utredare, åtkomst till Google Apps Arkiv kan du lägga till henne som sarah-solarmora@din_domän.com.
Obs! Om du hanterar användarna med Directory Sync måste du lägga till externa användare i LDAP-katalogen eller Directory Sync så att de inte tas bort automatiskt under synkroniseringen.
- Skapa en ny adminroll med nödvändig behörighet för Google Apps Arkiv.
- Tilldela administratörsrollen till externa användare vid behov.
Dessa externa användare behöver inte en licens för Google Apps Arkiv.
För Arkiv-användaren
Hjälp externa användare att komma igång med Google Apps Arkiv:
- Få användarnamn och lösenord från administratören för Google Workspace (skapades i steg 4 ovan). Externa användare anger dessa inloggningsuppgifter för att få åtkomst till Arkiv.
- Ge dessa uppgifter till externa användare.
- Berätta för användarna var de kan logga in på Arkiv.