Datalagringsregler styr hur organisationen sparar och raderar Google Workspace-data av efterlevnadsskäl eller lagstadgade skäl.
Som standard finns Google Workspace-data kvar på användarkonton tills användaren eller administratören raderar den. Om organisationen behöver mer kontroll över datalagring kan du konfigurera lagringsregler i Google Arkiv. Dessa regler organiserar hur data lagras och hur länge. De raderar data permanent när den inte längre behövs.
Om lagringsregler
Med Arkiv kan du använda lagringsregler för att göra följande:
- Lagra data så länge du behöver den – du kan konfigurera regler för att lagra data så länge du behöver den. Data lagras även om användare tar bort meddelanden och filer eller tömmer papperskorgen.
- Ta bort data när du inte längre behöver den — du kan ställa in att Arkiv ska radera data efter en viss tid. När lagringsperioden löper ut tas data bort från användarkonton och rensas från alla Google-system. (Data som omfattas av lagring inför eventuell rättstvist raderas inte permanent.) Hur lång tid det tar att ta bort utgången data varierar beroende på tjänsten. Mer information finns i Data kan finnas kvar i Arkiv när alla lagringsregler har löpt ut (längre ned på den här sidan).
Typer av lagringsregler
Standardlagringsregler
Om du måste behålla all data för en tjänst under en viss tid kan du ställa in en standardlagringsregel. Standardregler gäller enbart för data när en anpassad regel eller spärr inte gäller. Du kan inte tillämpa standardlagringsregler på enbart specifika konton eller tidsperioder och du kan bara ha en standardlagringsregel för varje tjänst.
Anpassade lagringsregler
Om du måste behålla specifik data under en viss tid kan du ställa in en anpassad lagringsregel. Du kan ange data med villkor beroende på tjänst:
-
Gmail och Google Grupper – ange per organisationsenhet, datumintervall och specifika söktermer.
-
Google Drive, Meet och Sites – ange per organisationsenhet och definiera utgångsdatum baserat på datum för senaste ändring (för att hantera inaktuell data) och genereringsdatum (för att åtgärda efterlevnadskrav), datum som placerats i papperskorgen eller datumfält för Drive-etiketter.
-
Google Chat – ange per organisationsenhet eller för alla chattrum i organisationen.
-
Google Kalender – ange per organisationsenhet och definiera utgångsdatum baserat på datumet då händelsen slutar. Mer information finns i Om lagringsperioder.
- Google Voice för Google Workspace – ange per organisationsenhet och datatyp.
Du kan ange så många anpassade regler som organisationen behöver. Data lagras enligt den regel som har löpt ut senast. Om ett Drive-objekt i papperskorgen omfattas av flera lagringsregler, ersätter en regel för att flytta till papperskorgen alla andra lagringsregler.
Viktig information om lagring
Öppna avsnitt | Komprimera alla och gå högst upp
Spärrar och lagringsregler lagrar båda data i Arkiv, men de har viktiga skillnader:
| Spärrar | Lagringsregler | |
|---|---|---|
|
Använd |
Spärrar skapas vanligen för utredningsändamål eller juridiska ändamål. |
Lagringsregler används för att proaktivt styra hur länge data lagras. |
| Omfattning | Spärrar kan tillämpas på:
|
Lagringsregler kan tillämpas på följande:
Obs! Lagringsregler kan inte tillämpas på enskilda konton, förutom matchande villkor. |
|
Lagringsperiod |
Spärrar lagrar data på obestämd tid tills spärren raderas. |
Lagringsregler sparar data under en viss period, vilket kan vara ett visst antal dagar eller obestämd tid. |
|
Företräde |
Spärrar gäller framför lagringsregler. När en spärr raderas omfattas data omedelbart av tillämpliga lagringsregler. |
Lagringsregler tillämpas inte på data som lagras av en spärr förrän spärren har tagits bort. Anpassade regler har företräde framför standardregler, även när standardregeln upphör att gälla senare. Data kan tas bort från Googles produktionssystem när den sista tillämpliga lagringsregeln löper ut. |
|
Åtkomst |
Det är enbart Arkiv-användare med åtkomst till ärendet som kan se vem spärren gäller och vad som lagras. |
Endast Arkiv-användare med behörighet för lagringsregler kan hantera lagringsregler. |
Arkiv är helt integrerat med de tjänster från Google som det stöder och det finns inget separat arkiv.
När en lagringsregel tillämpas på ett meddelande eller en fil tas objektet bort från tjänsten, även om användaren inte har markerat det för radering.
Du kan till exempel skapa en standardlagringsregel om du vill behålla Gmail-meddelanden i 365 dagar och inte ha anpassade regler eller spärrar. I Arkiv tas alla meddelanden som är äldre än 1 år bort.
- Gmail och Grupper – lagringsperioden startar dagen då meddelandet skickades eller togs emot.
- Drive, Meet och Sites – beroende på hur lagringsregeln har konfigurerats startar lagringsperioden
- när objektet skapades
- när objektet senast ändrades
- när objektet flyttades till papperskorgen
- på det värde som angetts för datumfältet på Drive-etikett som har ett datumfält
- Chat – lagringsperioden startar dagen då meddelandet skickades. Lagringsperioden startar inte när en användare redigerar eller raderar ett meddelande.
- Kalender – lagringsperioden börjar när händelsen slutar. Mer information finns i Om lagringsperioder.
- Voice för Google Workspace:
- Sms – lagringsperioden börjar kl. 23.59 UTC-7 dagen då meddelandet skickades.
- Röstmeddelanden och transkriptioner – lagringsperioden börjar kl. 23.59 UTC-7 dagen då röstmeddelandet skapades.
- Samtalsloggar – lagringsperioden börjar kl. 23.59 UTC-7 dagen då samtalet ringdes eller togs emot.
När standardlagringsperioden löper ut tas meddelanden eller filer bort permanent från Arkiv om följande gäller:
- Meddelandena lagras inte av anpassade lagringsregler. Data lagras alltid enligt den anpassade regel som har den längsta lagringsperioden. Anpassade lagringsregler gäller alltid framför standardlagringsregeln även om den anpassade lagringsregeln är kortare än standardlagringsregeln.
- Meddelandena omfattas inte av en spärr. När spärren tas bort gäller lagringsreglerna.
Även om en lagringsregel är inställd på att rensa data håller bakgrundsprocessen som tar bort permanent raderad eller utlöpt data från Googles system data tillgänglig för Arkiv i cirka 30 dagar innan den raderas helt.
E-postmeddelanden
-
Meddelanden i användarnas Gmail eller som publicerats i Google Grupper när samtliga lagringsregler löper ut tas bort från användarens vy (denna process kan ta allt från timmar till dagar). Meddelanden förblir tillgängliga för Arkiv-administratörer i cirka 30 dagar. Under den här tiden kan du söka efter, exportera eller tillämpa spärrar på dem. Efter 30 dagar kan du inte längre hämta dessa meddelanden.
-
Meddelanden som tas bort av användare eller gruppansvariga mindre än 30 dagar innan lagringen löper ut behålls så länge som krävs för att uppfylla den maximala perioden på 30 dagar. Ett exempel: Om en användare tar bort meddelanden och tömmer dem från papperskorgen 20 dagar innan lagringsperioden löper ut kan du söka efter dem i Arkiv i ytterligare 10 dagar. Därefter kan du inte längre återställa dem.
-
Meddelanden i Gmail som raderas mer än 30 dagar innan lagringsperioden löper ut raderas permanent i slutet av lagringstiden och går inte att återställa.
Exempel på hur lagringsregler fungerar i Gmail finns i Exempel på lagringsregler i Gmail och deras effekt.
Objekt på Drive
- Det kan ta upp till 15 dagar innan objekt och webbplatser på en användares Drive tas bort från Drive efter att alla lagringsregler har upphört. Om ett objekt tas bort från Drive och inte omfattas av lagringsregler eller spärrar försvinner det direkt från Arkiv. Om det är mindre än 25 dagar sedan filerna togs bort kan en administratör eventuellt återställa dem.
- Objekt och webbplatser som raderas av användare och töms från papperskorgen försvinner direkt från Arkiv om det inte finns någon lagringsregel eller spärr som utökar deras tillgänglighet. Om det är mindre än 25 dagar sedan filerna togs bort kan en administratör eventuellt återställa dem.
Chattmeddelanden
-
Chattmeddelanden lagras i ytterligare 30 dagar efter att en användare eller en lagringsregel har tagit bort dem från en konversation eller ett rum. Raderingsprocessen börjar dag 30 och kan ta ytterligare flera dagar att slutföra beroende på hur många meddelanden som raderas permanent.
Kalenderhändelser
- Kalenderhändelser lagras i 30 dagar efter att en användare eller en lagringsregel har tagit bort händelsen. Händelser är sökbara och kan exporteras i Arkiv.
Röstdata
-
Voice-sms, röstmeddelanden och transkriptioner samt samtalsloggar rensas bort upp till 30 dagar efter att lagringsperioden löper ut och det går inte att återställa dem.
Vissa Google-tjänster lagrar sin data på Drive. Dessa data omfattas av lagringsreglerna för Drive enligt följande:
| Produkt | Lagring |
|---|---|
| Jamboard | Arkiv lagrar Jams som har sparats på användarnas enheter enligt lagringsreglerna för Drive. Jams som inte har sparats tas bort när Jamboard-sessionen slutar och är inte tillgängliga i Arkiv. |
| Google Meet | Meet-inspelningar och loggarna för chatt, frågor och svar och omröstningar i Meet omfattas av lagringsreglerna för Drive som standard.
Om du vill hantera lagring av Meet-inspelningar på ett annat sätt än andra objekt på Drive kan du skapa lagringsregler för Meet. När lagringsregler för Meet har aktiverats gäller lagringsregler för Drive inte för Meet-inspelningar. |
| Google Sites | Sites omfattas av lagringsregler på Sites som standard.
Om du vill lagra webbplatser på ett annat sätt än andra objekt på Drive kan du konfigurera lagringsregler för Sites. När lagringsregler för Sites har aktiverats gäller lagringsregler för Drive inte för webbplatser. Om du vill lagra webbplatser på samma sätt som andra objekt på Drive kan du ändra lagringsinställningarna så att webbplatser lagras med Drive-regler. |
Var försiktig när du ändrar befintliga lagringsregler. Tjänster kan omedelbart radera oskyddad data permanent som användare raderat för över 30 dagar sedan.