Reguły przechowywania danych określają, w jaki sposób Twoja organizacja zapisuje i usuwa dane Google Workspace ze względu na przepisy lub regulacje prawne.
Domyślnie dane Google Workspace pozostają na kontach użytkowników do momentu ich usunięcia przez użytkownika lub administratora. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje większej kontroli nad przechowywaniem danych, możesz skonfigurować reguły przechowywania w Google Vault. Reguły te porządkują sposób i czas przechowywania danych oraz trwale usuwają dane, gdy nie są już potrzebne.
Informacje o regułach przechowywania
Korzystanie z reguł przechowywania w Vault pozwala na:
- Przechowywanie danych tak długo, jak to potrzebne – możesz skonfigurować reguły, które pozwolą Ci przechowywać dane tak długo, jak to konieczne. Dane są przechowywane nawet wtedy, gdy użytkownicy usuną wiadomości i pliki lub opróżnią kosz.
- Usuwanie danych, które nie są już potrzebne – możesz zaplanować usunięcie danych przez Vault po określonym czasie. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane z kont użytkowników i trwale usuwane ze wszystkich systemów Google (dane objęte blokadą na potrzeby postępowania sądowego nie zostaną trwale usunięte). Czas, po którym takie dane są usuwane, zależy od usługi. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Dane mogą pozostać w Vault po wygaśnięciu wszystkich reguł przechowywania (w dalszej części tego artykułu).
Typy reguł przechowywania
Domyślne reguły przechowywania
Jeśli chcesz przechowywać wszystkie dane usługi przez określony czas, ustaw domyślną regułę przechowywania. Reguły domyślne mają zastosowanie tylko wtedy, gdy nie obowiązuje żadna reguła niestandardowa ani blokada. Nie można stosować domyślnych reguł przechowywania tylko do określonych kont lub okresów. Dla danej usługi może istnieć tylko jedna domyślna reguła przechowywania.
Niestandardowe reguły przechowywania
Jeśli chcesz przechowywać określone dane przez jakiś czas, ustaw niestandardową regułę przechowywania. W zależności od usługi możesz określić dane za pomocą warunków i haseł:
-
Gmail i Grupy dyskusyjne Google – możesz ustawić reguły dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, zakresów dat i określonych wyszukiwanych haseł.
-
Dysk Google, Meet i Witryny – możesz ustawić reguły dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, a ponadto określić czas ważności na podstawie daty ostatniej modyfikacji (aby usuwać nieaktualne dane), daty utworzenia (aby spełniać wymagania zgodności), daty przeniesienia do kosza lub pola daty etykiety na Dysku.
-
Google Chat – możesz ustawić reguły dla poszczególnych jednostek organizacyjnych lub wszystkich pokoi czatu w organizacji.
-
Kalendarz Google – możesz ustawić reguły dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, a ponadto określić czas ważności na podstawie daty zakończenia wydarzenia. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule poświęconym okresom przechowywania.
- Google Voice dla Google Workspace – możesz ustawić reguły dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i typów danych.
Możesz utworzyć dowolną liczbę reguł niestandardowych potrzebnych w organizacji. Dane są przechowywane zgodnie z regułą mającą najdłuższy okres ważności. W przypadku Dysku, jeśli element w koszu na Dysku jest objęty wieloma regułami przechowywania, reguła „przeniesiono do kosza” zastępuje wszystkie inne reguły przechowywania.
Ważne informacje na temat przechowywania
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Zarówno blokady, jak i reguły przechowywania umożliwiają przechowywanie danych w Vault, ale występują między nimi istotne różnice:
| Blokady | Reguły przechowywania | |
|---|---|---|
|
Użycie |
Blokady są zwykle tworzone na potrzeby dochodzeń i postępowań prawnych. |
Reguły przechowywania pozwalają zapobiegawczo kontrolować czas przechowywania danych. |
| Zakres | Blokady można zastosować do:
|
Reguły przechowywania można zastosować do:
Uwaga: reguł przechowywania nie można stosować do poszczególnych kont (z wyjątkiem dopasowywania wyszukiwanych haseł). |
|
Okres przechowywania |
Blokady służą do przechowywania danych bez ograniczeń czasowych do momentu usunięcia blokady. |
Reguły przechowywania obowiązują przez określony czas, który może być ustawiony na określoną liczbę dni lub na czas nieokreślony. |
|
Pierwszeństwo |
Blokady mają pierwszeństwo przed regułami przechowywania. Gdy blokada jest usunięta, do danych natychmiast stosowane są odpowiednie reguły przechowywania. |
Reguły przechowywania nie są stosowane do danych zabezpieczonych przez blokadę, dopóki blokada nie zostanie usunięta. Reguły niestandardowe mają pierwszeństwo przed regułami domyślnymi, nawet jeśli reguły domyślne wygasają później. Po wygaśnięciu ostatniej obowiązującej reguły przechowywania dane mogą zostać usunięte z systemów produkcyjnych Google. |
|
Dostęp |
Tylko użytkownicy Vault, którzy mają dostęp do sprawy, mogą zobaczyć, kogo i czego dotyczy blokada. |
Tylko użytkownicy Vault, którzy mają uprawnienia związane z regułami przechowywania, mogą zarządzać tymi regułami. |
Usługa Vault jest w pełni zintegrowana z obsługiwanymi przez nią usługami Google, dlatego nie ma oddzielnego archiwum.
Po zastosowaniu reguły przechowywania do wiadomości lub pliku taki element jest usuwany z usługi, nawet jeśli użytkownik nie oznaczył go jako do usunięcia.
Możesz na przykład utworzyć domyślną regułę przechowywania wiadomości z Gmaila na 365 dni i nie mieć żadnych reguł niestandardowych ani blokad. Vault usuwa wszystkie wiadomości starsze niż rok.
- Gmail i Grupy dyskusyjne – okres przechowywania rozpoczyna się w dniu wysłania lub odebrania wiadomości.
- Dysk, Meet i Witryny – w zależności od konfiguracji reguły przechowywania okres przechowywania może się rozpocząć:
- od chwili utworzenia elementu;
- od chwili jego ostatniej modyfikacji;
- od chwili jego przeniesienia do kosza;
- według wartości ustawionej dla pola daty etykiety na Dysku, o ile reguła zależy od tej wartości.
- Google Chat – okres przechowywania rozpoczyna się w dniu wysłania wiadomości. Początek okresu przechowywania nie zmienia się, gdy użytkownik edytuje lub usuwa wiadomość.
- Kalendarz – okres przechowywania rozpoczyna się po zakończeniu wydarzenia. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule poświęconym okresom przechowywania.
- Voice dla Google Workspace:
- SMS-y – okres przechowywania rozpoczyna się o 23:59 czasu UTC-7 w dniu wysłania wiadomości.
- Wiadomości głosowe i ich transkrypcje – okres przechowywania rozpoczyna się o 23:59 czasu UTC-7 w dniu utworzenia wiadomości głosowej.
- Rejestry połączeń – okres przechowywania rozpoczyna się o 23:59 czasu UTC-7 w dniu nawiązania lub odebrania połączenia.
Po wygaśnięciu domyślnego okresu przechowywania Vault trwale usuwa wiadomości lub pliki tylko wtedy, gdy:
- Nie są objęte żadnymi niestandardowymi regułami przechowywania. Dane są zawsze zachowywane zgodnie z regułą niestandardową definiującą najdłuższy okres przechowywania. Reguły niestandardowe mają zawsze pierwszeństwo przed regułą domyślną, nawet jeśli reguła niestandardowa ma krótszy okres przechowywania niż domyślna.
- Nie są objęte blokadą. Po usunięciu blokady dane traktowane są zgodnie z regułami przechowywania.
Nawet jeśli reguła przechowywania ma trwale usuwać dane, proces w tle, który trwale usuwa z systemów Google usunięte dane lub dane, których okres przechowywania upłynął, pozostawia je w Vault na około 30 dni, zanim zostaną trwale usunięte.
E-maile
-
Po wygaśnięciu wszystkich reguł przechowywania wiadomości w Gmailu lub Grupach dyskusyjnych Google są usuwane z widoku użytkownika (ten proces może trwać kilka godzin, a nawet dni). Wiadomości pozostają dostępne dla administratorów Vault przez około 30 dodatkowych dni. W tym czasie można je wyszukiwać, eksportować i nakładać na nie blokady. Po upływie tych 30 dni wiadomości są bezpowrotnie usuwane.
-
Wiadomości usunięte przez użytkowników lub menedżerów grupy na mniej niż 30 dni przed wygaśnięciem okresu przechowywania pozostają w Vault przez czas wymagany do osiągnięcia maksymalnego okresu 30 dni. Jeśli na przykład użytkownik usunie wiadomości, a następnie opróżni kosz na 20 dni przed wygaśnięciem okresu przechowywania, możesz wyszukiwać te wiadomości w Vault przez następne 10 dni. Po tym czasie wiadomości nie będą dostępne.
-
Wiadomości z Gmaila usunięte ponad 30 dni przed wygaśnięciem okresu przechowywania zostają trwale usunięte natychmiast po zakończeniu okresu przechowywania. Nie można ich odzyskać.
Przykłady działania reguł przechowywania w Gmailu znajdziesz w sekcji Przykładowe reguły przechowywania w Gmailu i efekty ich zastosowania w artykule o przechowywaniu wiadomości z Gmaila przy użyciu Vault.
Elementy na Dysku
- Usunięcie elementów i stron na Dysku użytkownika po wygaśnięciu wszystkich reguł przechowywania może potrwać do 15 dni. Jeśli element zostanie usunięty z Dysku i nie podlega regułom przechowywania ani blokadom, natychmiast przestaje być dostępny w Vault. Jeśli pliki zostały usunięte mniej niż 25 dni temu, administrator może je odzyskać.
- Elementy i strony usunięte przez użytkowników i opróżnione z kosza przestają być dostępne w Vault natychmiast, gdy nie ma reguły przechowywania ani blokady umożliwiającej rozszerzenie ich dostępności. Jeśli pliki zostały usunięte mniej niż 25 dni temu, administrator może je odzyskać.
Wiadomości na czacie
-
Wiadomości z Google Chat są przechowywane przez 30 dodatkowych dni po usunięciu z rozmowy lub pokoju przez użytkownika albo regułę przechowywania. Proces trwałego usuwania rozpoczyna się 30 dnia i może potrwać kilka dni w zależności od liczby usuwanych wiadomości.
Wydarzenia w Kalendarzu
- Wydarzenia w kalendarzu są przechowywane przez 30 dni po usunięciu wydarzenia przez użytkownika albo regułę przechowywania. Wydarzenia można wyszukiwać i eksportować w Vault.
Dane z Voice
-
SMS-y, wiadomości głosowe i ich transkrypcje oraz rejestry połączeń Voice są trwale usuwane po maksymalnie 30 dniach od wygaśnięcia okresu przechowywania. Nie można ich wtedy odzyskać.
Niektóre usługi Google przechowują dane na Dysku. Dane te są objęte następującymi regułami przechowywania na Dysku:
| Usługa | Przechowywanie |
|---|---|
| Jamboard | Vault zachowuje Jamy zapisane na Dyskach użytkowników zgodnie z regułami przechowywania na Dysku. Niezapisane Jamy są odrzucane po zakończeniu sesji Jamboard i nie są dostępne w Vault. |
| Google Meet | Nagrania z Meet oraz dzienniki czatów, sesji pytań i odpowiedzi oraz ankiet w Meet są domyślnie objęte regułami przechowywania na Dysku.
Aby zarządzać przechowywaniem nagrań z Meet w inny sposób niż pozostałymi elementami na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dla Meet. Gdy reguły przechowywania dotyczące Meet są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do nagrań z Meet. |
| Witryny Google | Witryny są domyślnie objęte regułami przechowywania dotyczącymi Witryn.
Aby witryny były przechowywane inaczej niż pozostałe elementy na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dotyczące Witryn. Gdy reguły przechowywania dotyczące Witryn są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do witryn. Aby przechowywać witryny tak samo jak inne elementy na Dysku, możesz zmienić ustawienia przechowywania, aby witryny były objęte regułami Dysku. |
Jeśli zmieniasz reguły przechowywania, zachowaj ostrożność. Usługi mogą natychmiast trwale usunąć niechronione dane, które użytkownicy usunęli ponad 30 dni wcześniej.