Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?
Z tego artykułu dowiesz się, jak przechowywać wiadomości z Gmaila w Google Vault.
W ramach planu zarządzania informacjami organizacji możesz określić, jak długo wiadomości z Gmaila będą przechowywane w Google Vault. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wiadomości mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte.
Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.
Ważne informacje na temat przechowywania danych z Gmaila
Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się ze sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jakie typy wiadomości z Gmaila są obsługiwane przez Vault.
Najważniejsze informacje na temat przechowywania danych z Gmaila
- Gdy wiadomość jest objęta blokadą, Gmail nie może jej trwale usunąć nawet po upływie wszystkich dotyczących jej okresów przechowywania.
- Niestandardowe reguły przechowywania danych z Gmaila zawsze zastępują regułę domyślną.
- Jeśli do wiadomości ma zastosowanie kilka niestandardowych reguł przechowywania, Gmail zachowuje ją zgodnie z wymaganiami reguły, której okres przechowywania kończy się najpóźniej.
- Zasada 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila może opóźnić trwałe usunięcie wiadomości.
Dodatkowe zasady przechowywania danych z Gmaila
Jakie dane można przechowywaćObsługiwane:
- Wiadomości i ich załączniki wysyłane, otrzymywane lub przygotowywane przez użytkowników w Twojej organizacji
- Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji
Nieobsługiwane:
- połączone pliki;
- Układy e-maili
- wiadomości wysłane przy użyciu innych usług Google, takich jak Kalendarz czy Dokumenty Google, chyba że włączona jest funkcja kompleksowego przechowywania poczty;
- Zawartość dynamiczna w wiadomościach dynamicznych
- Odrzucone i automatycznie zapisane wersje robocze
Aby Gmail mógł usunąć wiadomość, musi ona spełniać zarówno kryteria Vault, jak i Gmaila:
- Jej usunięcia nie uniemożliwiają żadne reguły przechowywania.
- Nie jest zablokowana.
- Jest oznaczona wygenerowaną przez system etykietą
^deleted(^usunięta) w Gmailu od co najmniej 30 dni.
Jeśli wiadomość jest objęta regułą przechowywania lub blokadą, Vault nie zezwala Gmailowi na jej trwałe usunięcie. Po zakończeniu wszystkich okresów przechowywania i blokad Gmail ocenia, czy wiadomość może zostać trwale usunięta, na podstawie tego, jak długo ma ona etykietę ^deleted.
Zastosowanie etykiety ^deleted (^usunięta)
Gmail dodaje etykietę ^deleted do wiadomości, które można usunąć z systemów Google. Wiadomość otrzymuje tę etykietę w razie wystąpienia którejś z tych sytuacji:
- Użytkownik Gmaila opróżni kosz lub wybierze wiadomość w koszu i kliknie Usuń na zawsze.
- Gmail automatycznie usunie wiadomość znajdującą się w koszu przez 30 dni.
- Zakończy się okres przechowywania wiadomości, która nie ma jeszcze etykiety
^deleted. - Użytkownik Gmaila odrzuci wersję roboczą wiadomości.
Etykieta ^deleted ukrywa wiadomości przed użytkownikami Gmaila i nie mogą oni ich odzyskać bez pomocy administratora Google Workspace. Za pomocą Vault możesz jednak nadal wyszukać i wyeksportować wiadomości oznaczone tą etykietą, dopóki nie zostaną one trwale usunięte.
Zasada 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila
W Gmailu obowiązuje zasada zachowywania danych, zgodnie z którą po zastosowaniu etykiety ^deleted wiadomości są przechowywane przez co najmniej 30 dni. Ta zasada zastępuje wszystkie reguły przechowywania Vault, które wygasają w ciągu tych 30 dni.
Zasady stosowania reguł przechowywania do wiadomości z wątków poczty e-mail:
- Jeśli jedna wiadomość z wątku jest przechowywana przez regułę przechowywania lub blokadę, przechowywany jest cały wątek.
- Reguły przechowywania oparte na etykietach korzystają z daty ostatniej wiadomości oznaczonej etykietą w wątku.
Jeśli na przykład reguła przechowywania zachowuje wiadomości z etykietą projekt-A przez 365 dni, a pierwsza wiadomość z wątku ma tę etykietę, to wszystkie wiadomości z tego wątku są przechowywane przez 365 dni od daty wysłania pierwszej wiadomości. Jeśli późniejsza wiadomość z wątku otrzyma etykietę projekt-A, to wszystkie wiadomości z tego wątku będą przechowywane przez 365 dni od jej daty wysłania. Gdy Gmail trwale usunie wiadomości oznaczone etykietą po wygaśnięciu reguły przechowywania, może wystąpić opóźnienie do 24 godzin, zanim wszystkie wiadomości bez etykiet zostaną trwale usunięte.
Jeśli utworzysz niestandardową regułę przechowywania na podstawie etykiety Gmaila, nie będzie ona stosowana do żadnych zagnieżdżonych etykiet podrzędnych. Etykiety podrzędne nie są uwzględniane, ponieważ nie mają bezpośrednio etykiety, na podstawie której działa reguła.
Na przykład użytkownik ma etykietę Rachunki i etykietę podrzędną etykiety Rachunki o nazwie Podróże. Jeśli ustawisz regułę przechowywania dla etykiety Rachunki, wiadomości z sekcji Podróże nie będą przechowywane, ponieważ nie mają bezpośrednio etykiety Rachunki.
Gdy element dołączony do wiadomości Gmaila zostanie dodany do Dysku przy użyciu funkcji Dodaj do Dysku, na Dysku zostanie utworzona jego kopia. Wiadomość Gmaila i załącznik są objęte regułami przechowywania Gmaila. Skopiowany element na Dysku jest objęty regułami przechowywania na Dysku.
Przykładowe reguły przechowywania w Gmailu i efekty ich zastosowania
Otwórz sekcję | Zwiń wszystko i przejdź na górę strony
Przykładowa reguła domyślna: przechowuj wszystkie wiadomości bez ograniczeń czasowychTa reguła domyślna bezterminowo zachowuje wszystkie wiadomości z Gmaila w wybranej jednostce organizacyjnej. Użytkownicy nadal mogą usuwać wiadomości, które są usuwane z kosza po 30 dniach lub po jego opróżnieniu przez użytkownika. Wiadomości te mogą jednak wyszukiwać i eksportować administratorzy Vault.
Konfiguracja reguły
- Czas trwania: bez ograniczeń czasowych
Wpływ na wysłane i odebrane wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wysłanej lub odebranej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik nie wykonuje żadnej czynności związanej z wiadomością |
Nigdy | Nigdy |
|
Użytkownik przenosi wiadomość do kosza i opróżnia go 1 dzień po wysłaniu tej wiadomości |
1 dzień po wysłaniu | Nigdy |
|
Użytkownik przenosi wiadomość do kosza 1 dzień po jej wysłaniu (ale nie opróżnia kosza) |
31 dni po wysłaniu, gdy Gmail automatycznie usunie wiadomość z kosza | Nigdy |
Wpływ na wersje robocze wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wersji roboczej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości, ale jej nie wysyła |
Nigdy | Nigdy |
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości i odrzuca ją bez wysłania |
Gdy użytkownik odrzuci wersję roboczą | 30 dni po odrzuceniu wersji roboczej przez użytkownika (zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
Konfiguracja reguły
- Czas trwania: 365 dni
- Po wygaśnięciu: Usuń trwale tylko wiadomości usunięte na stałe.
Wpływ na wysłane i odebrane wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wysłanej lub odebranej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik nie wykonuje żadnej czynności związanej z wiadomością |
Nigdy | Nigdy |
|
Użytkownik przenosi wiadomość do kosza i opróżnia go 1 dzień po wysłaniu tej wiadomości |
1 dzień po wysłaniu | 365 dni po wysłaniu |
|
Użytkownik przenosi wiadomość do kosza 1 dzień po jej wysłaniu (ale nie opróżnia kosza) |
31 dni po wysłaniu, gdy Gmail automatycznie usunie wiadomość z kosza | 365 dni po wysłaniu |
| Użytkownik przenosi wiadomość do kosza i opróżnia go 360 dni po wysłaniu tej wiadomości | 360 dni po wysłaniu | 390 dni po wysłaniu (30 dni po opróżnieniu kosza zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
| Użytkownik przenosi wiadomość do kosza 400 dni po jej wysłaniu (ale nie opróżnia kosza) | 430 dni po wysłaniu, gdy Gmail automatycznie usunie wiadomość z kosza | 460 dni po wysłaniu (30 dni po usunięciu wiadomości z kosza przez Gmaila zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
Wpływ na wersje robocze wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wersji roboczej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości, ale jej nie wysyła |
Nigdy | Nigdy |
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości i odrzuca ją bez wysłania |
Gdy użytkownik odrzuci wersję roboczą | 30 dni po odrzuceniu wersji roboczej przez użytkownika (zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
Ta reguła pozwala Gmailowi usuwać trwale wszystkie wiadomości z wybranej jednostki organizacyjnej po 365 dniach, w tym wersje robocze i e-maile, które nie zostały usunięte przez użytkowników.
Konfiguracja reguły
- Czas trwania: 365 dni
- Wyklucz kopie robocze: niezaznaczone (tylko ediscovery.google.com)
- Czynność po wygaśnięciu: Usuń trwale wiadomości ze skrzynek pocztowych Gmaila oraz wiadomości usunięte na stałe. Ta reguła trwale usuwa wersje robocze.
Wpływ na wysłane i odebrane wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wysłanej lub odebranej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik nie wykonuje żadnej czynności związanej z wiadomością |
365 dni po wysłaniu, po zakończeniu okresu przechowywania | 395 dni po wysłaniu (30 dni po zakończeniu okresu przechowywania zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
|
Użytkownik przenosi wiadomość do kosza i opróżnia go 1 dzień po wysłaniu tej wiadomości |
1 dzień po wysłaniu | 365 dni po wysłaniu, po zakończeniu okresu przechowywania |
| Użytkownik przenosi wiadomość do kosza i opróżnia go 360 dni po wysłaniu tej wiadomości | 360 dni po wysłaniu, gdy użytkownik opróżni kosz | 390 dni po wysłaniu (30 dni po opróżnieniu kosza zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
| Użytkownik przenosi wiadomość do kosza 360 dni po jej wysłaniu (ale nie opróżnia kosza) | 365 dni po wysłaniu, po zakończeniu okresu przechowywania | 395 dni po wysłaniu (30 dni po zakończeniu okresu przechowywania zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
Wpływ na wersje robocze wiadomości
| Działanie użytkownika dotyczące wersji roboczej wiadomości | Kiedy Gmail dodaje etykietę ^deleted (^usunięta) |
Kiedy Gmail trwale usuwa wiadomość |
|---|---|---|
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości, ale jej nie wysyła |
365 dni po wysłaniu, po zakończeniu okresu przechowywania | 395 dni po wysłaniu (30 dni po zakończeniu okresu przechowywania zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
|
Użytkownik pisze wersję roboczą wiadomości i odrzuca ją bez wysłania |
Gdy użytkownik odrzuci wersję roboczą | 30 dni po odrzuceniu wersji roboczej przez użytkownika (zgodnie z zasadą 30-dniowego zachowywania danych przez Gmaila) |
Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Gmaila
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie
Reguły niestandardowe
- Jako usługę wybierz Gmail i kliknij Dalej.
- Wybierz jednostkę organizacyjną, do której chcesz zastosować regułę. Kliknij pole, by otworzyć selektor, i kliknij jednostkę organizacyjną.
- Kliknij Dalej.
- (Opcjonalnie) Wybierz warunki, jakie muszą spełniać wiadomości, by zostały objęte regułą:
- Wpisz wartości Data wysłania. Jeśli określisz tylko datę początkową, reguła będzie stosowana do wiadomości wysłanych po tym terminie. Jeśli podasz tylko datę końcową, reguła będzie obowiązywała w odniesieniu do wszystkich wiadomości wysłanych przed tym terminem.
- Wpisz warunki, które wiadomości muszą spełniać. Uwaga:
- Możesz używać wszystkich obsługiwanych operatorów wyszukiwania poza symbolami wieloznacznymi (*).
- Jeśli słowo kluczowe lub wartość zaczynają się od łącznika, np. -1000%, umieść je w cudzysłowach – dzięki temu nie zostaną zinterpretowane jako operator
NOT. - Nie możesz użyć operatora
is:chat, aby zastosować regułę przechowywania Gmaila do wiadomości na czacie w Google Chat. Aby skonfigurować reguły przechowywania dla wiadomości na czacie, ustaw regułę przechowywania dotyczącą danych z czatu.
Zalecamy przetestowanie wyszukiwanych haseł w Vault, aby sprawdzić, czy powodują znalezienie oczekiwanych danych.
- Kliknij Dalej.
- Wybierz czas przechowywania wiadomości:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
- Jeśli określisz czas przechowywania, wybierz sposób postępowania z wiadomościami po jego zakończeniu:
- Aby trwale usunąć tylko wiadomości, które zostały już usunięte z koszy użytkowników, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie wiadomości, w tym te, które nie zostały usunięte, ale z wyłączeniem wersji roboczych wiadomości i szablonów e-maili, wybierz drugą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie wiadomości, w tym te, które nie zostały usunięte, wersje robocze i szablony e-maili, wybierz trzecią opcję.
Ostrzeżenie: po przesłaniu nowej reguły Vault zezwala Gmailowi na natychmiastowe trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. - Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.
Reguły niestandardowe Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Gmaila
Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wiadomości z Gmaila, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada.
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
- Kliknij Gmail
.
- Wybierz czas przechowywania wiadomości:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
- Jeśli określisz czas przechowywania, wybierz sposób postępowania z wiadomościami po jego zakończeniu:
- Aby trwale usunąć tylko wiadomości, które zostały już usunięte, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie wiadomości, w tym te, które nie zostały usunięte, wersje robocze i szablony, wybierz drugą opcję.
Ostrzeżenie: po przesłaniu reguły Vault zezwala Gmailowi na natychmiastowe trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. - Kliknij Zapisz. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję, by zapisać regułę.