Applicare una conservazione ai messaggi di Gmail

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery di Google Workspace, puoi utilizzare le conservazioni per conservare i messaggi di Gmail a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare una conservazione ad account individuali o a tutti gli account di un'unità organizzativa. Le conservazioni hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i dati sottoposti a conservazione sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza utente che supporta Vault, le conservazioni di Vault non proteggono più i dati dell'utente dall'eliminazione. I dati contrassegnati per l'eliminazione possono essere eliminati in via definitiva immediatamente e non possono essere ripristinati. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti sulle conservazioni di Gmail

Prima di impostare conservazioni, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva alle conservazioni di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Google Gruppi supportati in Vault.

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Dati che possono essere sottoposti a conservazione

Informazioni incluse:

• Messaggi e relativi allegati inviati, in bozza o ricevuti o dagli utenti della tua organizzazione
• Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti dell'organizzazione

Non inclusi:

• File collegati
• Layout per email
• Messaggi inviati tramite altri servizi Google, come Calendar o Documenti Google, a meno che non sia attivata l'archiviazione completa dei messaggi.
• Contenuti dinamici nei messaggi dinamici.
• Bozze eliminate e versioni di bozze salvate automaticamente

Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare l'anteprima ed esportare il messaggio con Vault.

Evitare l'uso di troppi termini o di termini complessi per perfezionare una consevazione

Per perfezionare i messaggi coperti da una conservazione, puoi inserire termini di ricerca Consigliamo vivamente di procedere prima alla definizione dettagliata delle conservazioni in base agli account (utenti specifici o unità organizzative meno grandi) per poi passare al perfezionamento dell'insieme più piccolo così ottenuto mediante l'uso di termini.

In alcuni rari casi, il sistema di elaborazione dei criteri di Google potrebbe non offrire la scalabilità necessaria se imposti più blocchi di ampia portata in cui i messaggi bloccati sono perfezionati mediante insiemi di termini complessi. Ad esempio, potresti raggiungere il limite se imposti diversi blocchi con ambiti che includono oltre 100.000 account e li perfezioni tramite termini complessi, ad esempio utilizzando più alias e diverse istruzioni di tipo AND/OR. In questo caso, è possibile che alla tua organizzazione sia temporaneamente impedita la creazione di criteri amministrativi per Google Workspace, come l'aggiunta di nuovi utenti o l'applicazione di nuove regole per la sicurezza.

Applicare una conservazione ai messaggi di Gmail

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche.
3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.
4. Fai clic su ConservazioniCrea.
5. Inserisci un nome univoco per la conservazione.
6. Fai clic su Scegli il servizioGmail.
7. Fai clic su Continua.
8. Seleziona l'ambito della conservazione:
   • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.
   • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

     Nota: consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello. Non potrai eliminare alcun account Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più

9. Fai clic su Continua.
10. (Facoltativo) Imposta le condizioni per la conservazione:
    • Data di invio: inserisci le date per limitare la conservazione ai messaggi inviati entro le date di inizio e di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o dopo tale data, inserisci solo una data di inizio.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi inviati in una data specifica o prima di tale data, inserisci solo una data di fine.
      • Per sottoporre a conservazione i messaggi indipendentemente da quando sono stati inviati, non inserire alcuna data di inizio o di fine.
    • Termini: inserisci termini e operatori di ricerca per applicare la conservazione solo ai messaggi che corrispondono ai termini.

      Nota:

      • Quando un account utente rientra nell'ambito della conservazione, non è possibile eliminarlo fino a quando la conservazione non viene rimossa, anche se nessuno dei suoi messaggi corrisponde ai termini. Se imposti una conservazione sull'unità organizzativa di primo livello e la perfezioni con dei termini, non potrai eliminare alcun utente.
      • Non puoi utilizzare is:chat per applicare l'archiviazione a fini legali di Gmail ai messaggi di chat di Google Chat. Per sottoporre a conservazione i messaggi di chat, imposta una conservazione di Chat.
11. Fai clic su Crea.

Modificare una conservazione applicata ai messaggi di Gmail

Puoi modificare alcuni parametri di una conservazione, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Gmail con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene la conservazione.
3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dalla conservazione:
   1. Fai clic su Ambito.
   2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota: non puoi aggiungere account all'archiviazione a fini legali applicata a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative all'archiviazione a fini legali applicata ad account specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

   3. Fai clic su Continua.
4. Per modificare l'intervallo di date di invio o i termini, fai clic su Condizioni.
   • Data di invio: amplia o limita l'intervallo di date soggette alla conservazione.
   • Termini: aggiungi o rimuovi termini e operatori di ricerca per cambiare la selezione dei messaggi soggetti alla conservazione.
5. Fai clic su Salva.