Używanie Vault do wyszukiwania wiadomości w Gmailu

Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?

W ramach projektów pozyskiwania danych elektronicznych z Google Workspace możesz używać Vault do wyszukiwania wiadomości w Gmailu, wykrywania kont, przeglądania i drukowania treści wiadomości oraz wyświetlania i pobierania załączników.

Jeśli Twoja organizacja korzysta z szyfrowanie po stronie klienta Google Workspace w Gmailu, możesz używać Vault do wyszukiwania, pobierania i eksportowania zaszyfrowanych w ten sposób wiadomości z Gmaila.

Zanim przeprowadzisz wyszukiwanie

Zanim zaczniesz wyszukiwać wiadomości, sprawdź, jakie typy wiadomości z Gmaila są obsługiwane przez Vault, a także zapoznaj się z artykułem Najczęstsze pytania związane z wyszukiwaniem w Vault.

Otwórz sekcję  |  Zwiń wszystko

Jakie dane są wyszukiwane

Wyszukiwane:

• pierwszy 1 MB tekstu i załączników wiadomości;
• wiadomości w trybie poufnym wysłane przez użytkowników w Twojej organizacji;
• nagłówki i temat wiadomości w trybie poufnym wysłanych przez osoby z zewnątrz;
• wersje robocze, w tym te odrzucone i automatycznie zapisane;
• niezaszyfrowany nagłówek i temat e-maili zaszyfrowanych po stronie klienta.

Niewyszukiwane:

• treść wiadomości w trybie poufnym wysłanych przez osoby z zewnątrz;
• połączone pliki;
• Układy e-maili
• wiadomości wysłane przy użyciu innych usług Google, takich jak Kalendarz czy Dokumenty Google, chyba że włączona jest funkcja kompleksowego przechowywania poczty;
• zawartość dynamiczna w wiadomościach dynamicznych.
• zaszyfrowany tekst główny e-maili zaszyfrowanych po stronie klienta.

Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych.

Jak wykluczyć automatycznie zapisane lub odrzucone wersje robocze z wyszukiwania w Vault?

Wśród należących do użytkownika danych z Gmaila mogą znaleźć się 3 rodzaje wiadomości w wersji roboczej. Możesz wykluczyć wszystkie lub tylko niektóre typy wiadomości roboczych z wyników wyszukiwania lub eksportów:

• Aby wykluczyć wszystkie typy wiadomości roboczych, zaznacz pole Wyklucz kopie robocze, zanim przeprowadzisz wyszukiwanie. Podgląd nadal będzie obejmować automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości, ale nie zostaną one dołączone do eksportowanych danych.
• Aby wykluczyć automatycznie zapisane wersje robocze, dodaj do wyszukiwanych haseł ten operator: -label:^r_ad.
• Aby wykluczyć odrzucone wersje robocze i wersje z automatycznego zapisu, a jednocześnie uwzględnić tylko niewysłane wersje robocze, do wyszukiwanych haseł dodaj operator ‑(label:^deleted AND label:drafts). Podgląd nadal będzie obejmować automatycznie zapisane wersje robocze wiadomości, ale nie zostaną one dołączone do eksportowanych danych.

Jak wykluczyć wiadomości, które zostały umieszczone w kwarantannie?

Dodaj ten operator do wyszukiwanych haseł: -label:^admin_quarantine.

Dowiedz się więcej o kwarantannie administracyjnej.

Dlaczego warto szukać nieprzetworzonych danych?

Aby mieć pewność, że otrzymujesz wszystkie interesujące Cię dane, możesz wyszukać dane nieprzetworzone. Nieprzetworzone dane obejmują:

• Treść wiadomości i załączniki, które są nadal indeksowane przez Gmaila.
• W przypadku dużych wiadomości i załączników, w których indeksowany jest tylko pierwszy 1 MB danych, są to treści wykraczające poza 1 MB danych.
• Załączniki, których nie udało się przekonwertować na tekst i zindeksować.

Jeśli wyszukasz wszystkie dane lub dane objęte blokadą i wpiszesz wyszukiwane hasła, Vault nie będzie w stanie dopasować tych haseł do nieprzetworzonych danych. Aby mieć pewność, że zbierasz wszystkie dane pasujące do wyszukiwanych haseł, możesz wyszukać nieprzetworzone dane powiązane z odpowiednimi kontami lub jednostką organizacyjną, wyeksportować je i użyć innego narzędzia do przeszukania tych danych pod kątem wyszukiwanych haseł.

E-maile zaszyfrowane po stronie klienta

Vault przechowuje i blokuje e-maile zaszyfrowane po stronie klienta tak samo jak inne pliki.

• Możesz wyświetlać podgląd niezaszyfrowanych metadanych e-maili, takich jak temat, nadawca i odbiorca.
• Zaszyfrowana treść e-maila pojawi się w podglądzie wyszukiwania jako załącznik smime.p7m lub smime.p7s. Wyeksportuj, aby wyświetlić zawartość. Aby odszyfrować eksport w formacie mbox, możesz użyć narzędzia do odszyfrowywania (w wersji beta). Aby wyświetlać e-maile zaszyfrowane po stronie klienta w formacie PST, zaimportuj plik p7m każdego użytkownika do programu Microsoft Outlook.

Ważne: jeśli anulujesz abonament Google Workspace i chcesz później odszyfrować wiadomości zaszyfrowane po stronie klienta w eksportach Vault, wyeksportuj klucze użytkowników za pomocą Takeout. Bez kluczy użytkowników nie można odszyfrować e-maili.

Dowiedz się więcej o szyfrowaniu po stronie klienta.

Przykłady wyszukiwań wiadomości z Gmaila

Otwórz sekcję  |  Zwiń wszystko i przejdź na górę strony

Znajdowanie wiadomości wysłanych lub odebranych przez dane konto

Możesz wyszukiwać wiadomości powiązane z określonym użytkownikiem bez konieczności uzyskania dostępu do jego konta. Aby przeprowadzić wyszukiwanie, użyj tych parametrów:

• Jako dane źródłowe wybierz Wszystkie dane.
• Jako jednostkę wybierz Określone konta i wpisz adres e-mail użytkownika.
• (Opcjonalnie) Zawęź wyszukiwanie za pomocą następujących haseł:
  • Aby znaleźć tylko wiadomości wysłane przez określone konto, wpisz from:adres_e-mail.
  • Aby znaleźć tylko wiadomości otrzymane przez określone konto, wpisz to:adres_e-mail. W wynikach wyszukiwania pojawią się e-maile, w których dane konto figuruje w polach Do, DW lub UDW. Nie pojawią się natomiast e-maile wysłane do grup subskrybowanych przez to konto.

Znajdowanie wiadomości wysłanych między określonymi kontami

Możesz wyszukiwać wiadomości wysłane między określonymi użytkownikami. Poniższe przykłady dotyczą 2 użytkowników, ale możesz też dodać więcej kont. Aby przeprowadzić wyszukiwanie, użyj tych parametrów:

• Jako dane źródłowe wybierz Wszystkie dane.
• Jako jednostkę wybierz Określone konta i wpisz adres e-mail jednego z użytkowników. Nie musisz wpisywać obu adresów.
• Sprecyzuj kryteria wyszukiwania:
  • Aby znaleźć wiadomości wysłane między 2 kontami (z których każde może być zarówno nadawcą, jak i odbiorcą), wpisz from:(adres_e-mail_1 OR adres_e-mail_2) AND to:(adres_e-mail_1 OR adres_e-mail_2).
  • Aby znaleźć wiadomości wysłane z jednego konta na inne, wpisz from:adres_e-mail_nadawcy AND to:adres_e-mail_odbiorcy. Uwaga: jeśli chcesz przeprowadzić wyszukiwanie e-maili użytkowników, którzy mają kilka kont, wykonaj czynności opisane w poprzednim przykładzie oraz wpisz wszystkie konta – pozwoli Ci to dopasować wszystkie wiadomości.

Znajdowanie wiadomości wysłanych do lub z określonej domeny zewnętrznej

Możesz sprawdzić, które konta wysłały lub otrzymały wiadomości od użytkowników z innej firmy. Aby przeprowadzić wyszukiwanie, użyj tych parametrów:

• Jako dane źródłowe wybierz Wszystkie dane.
• Jako jednostkę wybierz Wszystkie konta.
• Sprecyzuj kryteria wyszukiwania:
  • Aby znaleźć wiadomości wysłane do dowolnego użytkownika z innej firmy, wpisz to:*@example.com. W wynikach wyszukiwania pojawią się e-maile, w których dowolne konto ze wskazanej domeny figurowało w polach Do, DW lub UDW.
  • Aby znaleźć wiadomości wysłane do użytkowników w Twojej organizacji przez dowolnego użytkownika z innej firmy, wpisz from:*@example.com.

Znajdowanie wiadomości wysłanych do grupy

Jeśli chcesz znaleźć wiadomości z Grup dyskusyjnych w wynikach wyszukiwania w Gmailu, nie możesz określić adresu e-mail grupy jako konta do przeszukania. Zamiast tego użyj tych parametrów:

• Jako jednostkę wybierz Wszystkie konta.
• Jako hasła wpisz from:adres_grupy. Aby na przykład znaleźć wiadomości wysłane na grupę [e-mail], wpisz from:[e-mail].

Uwaga: ta metoda zwraca wiadomości tylko wtedy, gdy co najmniej jeden użytkownik zasubskrybował grupę i otrzymuje streszczenia wiadomości lub podsumowania wiadomości z grupy, a wiadomości są nadal dostępne w Vault (nie zostały usunięte ani trwale usunięte).

Znajdowanie wiadomości zawierających określone słowo lub załącznik

Możesz sprawdzić, które konta wysłały lub otrzymały wiadomości zawierające określone słowo, wyrażenie lub załącznik. Aby przeprowadzić wyszukiwanie, użyj tych parametrów:

• Jako dane źródłowe wybierz Wszystkie dane.
• Jako jednostkę wybierz Wszystkie konta.
• Sprecyzuj kryteria wyszukiwania:
  • Aby znaleźć wiadomości zawierające określone słowo, wpisz to słowo. Jeśli wpiszesz kilka słów, wyszukiwanie zwróci tylko te wiadomości, które zawierają wszystkie te słowa. Vault przeszukuje pierwszy 1 MB tekstu wiadomości i wszystkie załączniki. Nie możesz ograniczyć zakresu wyszukiwania tylko do tekstu załącznika lub tylko do tekstu wiadomości.
  • Aby znaleźć wiadomości zawierające określone wyrażenie, umieść wszystkie słowa w cudzysłowie, na przykład ”projekt alfa”. Ponieważ podczas wyszukiwania nie jest uwzględniana wielkość liter, zostaną zwrócone wiadomości zawierające wyrażenia Projekt Alfa, Projekt alfa, projekt Alfa lub projekt alfa.
  • Aby znaleźć wiadomości z załącznikiem, wpisz has:attachment. Aby znaleźć wiadomości z załącznikiem o nazwie zawierającej konkretne słowo kluczowe, wpisz filename:słowo.

Wyszukiwanie wiadomości w Gmailu

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy. Wyszukiwanie odbywa się w sprawach, czyli obszarach roboczych Twoich projektów Vault. Sprawy umożliwiają grupowanie powiązanych blokad, wyszukiwań i eksportów. Nie ograniczają zakresu danych, które można przeszukiwać – wszystkie dane, do których masz dostęp, możesz wyszukać z dowolnej sprawy.
3. Jeśli istnieje sprawa, w której chcesz uruchomić zapytanie, kliknij ją, aby ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:
   1. Kliknij Utwórz sprawę.
   2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
   3. Kliknij Utwórz.

   Otworzy się karta Szukaj.

4. Jako usługę wybierz Gmail.
5. Wybierz dane źródłowe do wyszukania:
   • Wszystkie dane – przeszukuje wszystkie wiadomości w organizacji.
   • Dane objęte blokadą – przeszukuje tylko wiadomości objęte blokadą w związku z daną sprawą.
   • Nieprzetworzone dane – przeszukuje tylko wiadomości, które Gmail nadal przetwarza lub których nie może zindeksować. Szczegółowe informacje znajdziesz na tej stronie w sekcji Dlaczego warto szukać nieprzetworzonych danych?.
6. Określ, co ma być objęte wyszukiwaniem:
   • Wszystkie konta – przeszukuje wszystkie konta w organizacji.
   • Określone konta – wpisz maksymalnie 500 adresów e-mail kont. Vault przeszukuje adresy nadawców i odbiorców w danych koperty na określonych kontach. Aby wyszukać nagłówek, nadawcę lub adres odbiorcy, wpisz zapytania w polu Wyszukiwane hasła.
   • Jednostka organizacyjna – przeszukuje konta w określonej jednostce organizacyjnej. Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną z jednostkami podrzędnymi, przeszukane zostaną również konta w podrzędnych jednostkach organizacyjnych.
7. (Opcjonalnie) Wybierz strefę czasową.
8. (Opcjonalnie) Wpisz zakres dat wysłania.
   • Jeśli wpiszesz datę początkową, Vault zwróci wszystkie wiadomości wysłane w tym dniu lub później.
   • Jeśli wpiszesz datę końcową, Vault zwróci wszystkie wiadomości wysłane w tym dniu lub wcześniej.
9. (Opcjonalnie) W polu Wyszukiwane hasła wpisz co najmniej jedno zapytanie:
   • Aby wyszukać co najmniej jedno słowo kluczowe w wiadomości, wpisz słowa rozdzielone spacjami, np. cele projektu.
   • Aby wyszukać wyrażenie, umieść słowa w cudzysłowie prostym, np. "cele projektu". Uwaga: wyszukiwarka ignoruje wielkość liter i interpunkcję w wyrażeniach.
   • Aby przeprowadzić wyszukiwanie według konta, daty, właściwości wiadomości lub tematu, użyj operatorów wyszukiwania.

   Zapytanie może zawierać maksymalnie 2000 znaków.

10. (Opcjonalnie) Aby wykluczyć z wyszukiwania wersje robocze wiadomości, włącz Wyklucz wersje robocze e-maili. Gdy ta opcja jest wyłączona, Vault zwraca wszystkie wersje robocze wiadomości (także zapisane automatycznie).
11. (Opcjonalnie) Aby wyszukiwać tylko wiadomości zaszyfrowane po stronie klienta lub wykluczyć je z wyszukiwania, kliknij Opcje zaawansowane w sekcji stanu szyfrowania po stronie klienta wybierz Szyfrowanie po stronie klienta.
    Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy jest włączone szyfrowanie po stronie klienta Google Workspace.
12. Kliknij jedną z tych opcji:
    • Wyszukiwanie – przeprowadza wyszukiwanie i zwraca listę wiadomości pasujących do zapytania.
    • Liczba – oblicza liczbę wiadomości pasujących do zapytania i liczbę kont z pasującymi wiadomościami. Aby pobrać plik CSV z danymi o liczbie zapytań, kliknij Pobierz pasujące konta. Dowiedz się więcej o ocenianiu zakresu zapytania.
    • Eksportuj – bezpośrednio eksportuje wyniki wyszukiwania i pomija podgląd wyników wyszukiwania. Więcej informacji o eksportowaniu
13. Po zakończeniu wyszukiwania, liczenia lub eksportowania możesz wykonać te czynności:
    • Aby edytować wyszukiwanie, kliknij Rozwiń.
    • Aby otworzyć podgląd wiadomości i wątku, kliknij wiadomość.
    • Aby utworzyć eksport wyników wyszukiwania, kliknij Eksportuj. Więcej informacji
    • Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Więcej informacji
    • Aby wyczyścić wszystkie pola i rozpocząć nowe wyszukiwanie, kliknij Wyczyść.

Podgląd wiadomości w wynikach wyszukiwania

Po przeprowadzeniu wyszukiwania możesz przeglądać i drukować wiadomości pasujące do zapytania oraz wyświetlać i pobierać załączniki.

1. Kliknij wiadomość na liście wyników wyszukiwania. Otworzy się lista wiadomości z wątku i automatycznie wyświetli się zawartość najnowszej wiadomości w wątku.
   • Wiadomości z ikoną  mają co najmniej jeden załącznik. Kliknij wiadomość, by pobrać lub wyświetlić załącznik.
   • Wiadomości oznaczone ikoną  zostały wysłane w trybie poufnym Gmaila. Ich treść możesz ukryć lub pokazać podczas wyświetlania podglądu i drukowania tych wiadomości. Więcej informacji
   • Wiadomości z ikoną  są zaszyfrowane po stronie klienta.
   • W przypadku długich wątków podgląd obejmuje tylko 100 ostatnich wiadomości. Jednak eksport wyników wyszukiwania obejmuje wszystkie wiadomości pasujące do zapytania – w tym te, których podgląd nie zawiera.
2. Aby wyświetlić treść pojedynczej wiadomości, kliknij ją. Aby wyświetlić treść wszystkich wiadomości w wątku, kliknij Rozwiń wszystko .
3. Aby wyświetlić wiadomość i zawartość nagłówka, kliknij Oryginał.
4. Aby wydrukować daną wiadomość, kliknij Drukuj. Aby wydrukować wszystkie wiadomości w wątku, kliknij Drukuj wątek .

Eksportowanie e-maili zaszyfrowanych po stronie klienta

Po wyszukaniu e-maili zaszyfrowanych po stronie klienta możesz wyeksportować kopię danych i pobrać ją do dalszej analizy. Aby odszyfrować wiadomości w formacie mbox, użyj narzędzia do odszyfrowywania (w wersji beta).

Jeśli zaszyfrowana wiadomość zawiera link do pliku na Dysku Google, Vault nie może wyeksportować tego pliku, nawet jeśli w przypadku eksportu masz włączoną opcję Eksportowanie z Dysku plików, do których prowadzą linki. Vault nie ma dostępu do treści zaszyfrowanej wiadomości.

Aby wyeksportować dane, musisz mieć uprawnienia Zarządzanie sprawami, Zarządzanie wyszukiwaniem i Zarządzanie eksportowaniem.

1. Kliknij Eksportuj.
2. Wpisz nazwę eksportu.
3. Jeśli w Twojej organizacji obowiązują zasady dotyczące regionów danych, wybierz region danych przeznaczonych do wyeksportowania.

   Dowiedz się więcej o eksportach z Vault i regionach danych.

4. Wybierz format pobieranych plików.
5. Kliknij Eksportuj.