I din plan för informationsstyrning kan du styra hur länge Google Kalender-händelser lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt. Du kan till exempel ange att vissa händelser ska sparas i sju år.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.
På den här sidan
- Viktig information om Kalender och lagring
- Om lagringsperioder
- Skapa en anpassad lagringsregel för Kalender
- Skapa en standardlagringsregel för Kalender
- Radera en lagringsregel för Kalender
Viktig information om Kalender och lagring
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom kalenderhändelser som stöds i Arkiv.
Öppna avsnitt | Komprimera alla och gå högst upp
Vilken data lagrasOmfattas:
- Primära kalenderhändelser
- Frånvarandehändelser
- Bokade möten
- Fokustid
Följande omfattas inte:
- Sekundära kalenderhändelser, till exempel semester- eller gruppkalendrar
- Tasks
- Arbetsplats
- Obokade möten
Mer information finns i Kalenderhändelser som stöds i Arkiv.
- När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. I Arkiv lagras inte händelser som har tagits bort av användare under denna spridningsperiod.
- När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att radera händelser permanent kan det ta upp till 30 dagar innan berörda händelser tas bort.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.
Mer information finns i Typer av lagringsregler.
Om lagringsperioder
Start för lagringsperiod
Lagringsperioden börjar när händelsen har avslutats.
För heldagshändelser avgör tidszonen för kalendern där händelsen lagras när den slutar. Om en händelse skapas utan sluttid används standardlängden för händelser på en timme.
Ytterligare överväganden för lagringsperioder
Deltagarens kopior av händelser
- Om organisatörens kopia av en händelse raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) raderas även deltagarkopian och visas inte i papperskorgen.
- När en deltagarkopia av en händelse raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) får organisatören svarsstatusen Avvisad om de finns inom organisationen. Om organisatören finns utanför organisationen får hen inget svar.
Återkommande händelser
Återkommande händelser i Kalender lagras som en händelse och inte som separata händelser. Slutet på en återkommande händelse inträffar vid slutet av den sista förekomsten i serien eller vid kalendergränsen på 730 förekomster. När den återkommande händelsens lagringsperiod löper ut raderar Arkiv hela serien av händelser.
En återkommande händelse kan delas upp i två oberoende serier (till exempel när en användare ändrar en händelse från en dag till en vecka och tillämpar ändringen på Den här och följande händelser). Om den första serien redan har passerat lagringsperioden raderas den. I Arkiv lagras den uppdaterade återkommande händelsen från och med Den här händelsen.
Skapa en anpassad lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på LagringAnpassade reglerSkapa.
- För Tjänst väljer du KalenderFortsätt.
- Bredvid Omfattning väljer du en organisationsenhet som den anpassade lagringsregeln ska gälla för och klickar på Fortsätt.
- (Valfritt) Om du vill behålla meddelanden som omfattas av regeln permanent klickar du på På obestämd tid för Varaktighet och åtgärd och går sedan till steg 8.
- (Valfritt) Om du vill ignorera meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod för Varaktighet och åtgärd och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Välj vad som ska hända när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart borttagna händelser från primära kalendrar – raderar händelser som har löpt ut som har raderats av användarna och inte längre finns i papperskorgen. Användarna förväntar sig inte att behålla dem.
- Radera alla händelser från primära kalendrar – rensar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar.
Varning! När du skickar en ny regel gör Arkiv det möjligt för Kalender att omedelbart radera händelser som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
- Klicka på Skapa.
- Om du anger en lagringsperiod uppmanas du i Arkiv att bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Skapa en standardlagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
- Klicka på Kalender .
- Välj hur länge händelser ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera alla meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du valde Lagringsperiod i steg 4 väljer du vilka händelser som ska raderas permanent när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart borttagna händelser från primära kalendrar – det här alternativet raderar permanent händelser som har löpt ut som redan har tagits bort. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem.
- Radera alla händelser från primära kalendrar – rensar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar.
Varning! När du skickar en ny regel gör Arkiv det möjligt för Kalender att omedelbart radera händelser som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
- Klicka på Spara.
- Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Radera en lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring och välj Standardregler eller Anpassade regler.
- Välj ett alternativ. Så här tar du bort en regel:
- Anpassad regel – peka på regeln och klicka på Radera.
- Standardregel – peka på Kalender och klicka på Radera.
Varning! Data som omfattas av denna regel men inte skyddas av spärrar eller andra lagringsregler kan raderas permanent direkt.
- Klicka på Radera för att bekräfta.