Untuk rencana tata kelola informasi, Anda dapat mengontrol durasi acara Google Kalender dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama acara dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa beberapa acara harus disimpan selama 7 tahun,
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Di halaman ini
- Informasi penting mengenai Kalender & retensi
- Tentang periode retensi data
- Membuat aturan retensi Kalender kustom
- Membuat aturan retensi Kalender default
- Menghapus aturan retensi Kalender
Informasi penting mengenai Kalender & retensi
Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau Acara Kalender yang didukung di Vault.
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Data yang dipertahankanDicakup:
- Acara kalender utama
- Acara tidak di kantor
- Janji temu yang dibuat
- Waktu fokus
Tidak dicakup:
- Acara kalender sekunder, seperti kalender hari libur atau grup
- Tasks
- Lokasi kerja
- Janji temu yang belum dibuat
Untuk mengetahui detailnya, lihat Acara kalender yang didukung di Vault.
- Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga 24 jam untuk menerapkan aturan tersebut. Vault tidak mempertahankan acara yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini.
- Saat periode cakupan retensi berakhir dan aturan ditetapkan untuk menghapus permanen acara, diperlukan waktu hingga 30 hari untuk menghapus acara yang terpengaruh.
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Untuk mengetahui detailnya, buka Jenis aturan retensi.
Tentang periode retensi data
Awal periode retensi data
Periode retensi data dimulai saat acara berakhir.
Untuk acara sepanjang hari, zona waktu kalender yang menyimpan acara menentukan kapan acara berakhir. Jika acara disiapkan tanpa waktu berakhir, sistem akan menggunakan durasi acara default 1 jam.
Pertimbangan tambahan untuk periode retensi data
Salinan acara tamu
- Jika salinan acara penyelenggara dihapus (secara manual atau karena aturan retensi), salinan tamu juga akan dihapus dan tidak terlihat di sampah.
- Jika salinan acara tamu dihapus (secara manual atau karena aturan retensi), penyelenggara akan menerima status respons Ditolak jika mereka berada dalam organisasi Anda. Jika penyelenggara berada di luar organisasi Anda, dia tidak akan menerima respons.
Acara rutin
Acara rutin di Kalender disimpan sebagai satu acara, bukan acara terpisah. Akhir dari acara rutin terjadi pada penyelesaian kemunculan terakhir dalam rangkaian atau pada batas Kalender 730 kemunculan. Saat periode retensi data dari acara rutin berakhir, Vault akan menghapus seluruh rangkaian acara.
Acara rutin dapat dibagi menjadi 2 rangkaian independen (misalnya, saat pengguna mengubah kemunculan acara dari harian menjadi mingguan dan menerapkan perubahan pada Acara ini dan acara berikutnya). Jika telah melewati tanggal retensi, serial pertama akan dihapus. Vault mempertahankan acara rutin yang diperbarui mulai dari Acara ini.
Membuat aturan retensi Kalender kustom
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Aturan Khusus
- Untuk Layanan, pilih Kalender
- Di samping Cakupan, pilih unit organisasi tempat aturan retensi khusus akan diterapkan, lalu klik Lanjutkan.
- (Opsional) Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan secara permanen, pada Durasi dan tindakan, klik Tanpa batas waktu, lalu lanjutkan ke langkah 8.
- (Opsional) Guna menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, untuk Durasi dan tindakan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
- Pilih hal yang akan terjadi saat periode retensi data berakhir:
- Hanya hapus permanen acara yang telah dihapus dari kalender utama—Menghapus acara yang telah berakhir, yang telah dihapus oleh pengguna dan tidak ada lagi di sampah. Pengguna tidak ingin menyimpannya.
- Hapus permanen semua acara dari kalender utama—Menghapus semua acara yang telah berakhir dari kalender utama.
Peringatan: Saat Anda mengirimkan aturan baru, Vault mengizinkan Kalender untuk langsung menghapus permanen acara yang melebihi periode retensi data. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Buat.
- Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Terima.
Membuat aturan retensi Kalender default
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Klik Kalender
.
- Pilih durasi penyimpanan acara:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
- Jika Anda memilih Periode retensi data di langkah 4, pilih acara yang akan dihapus permanen setelah periode retensi data berakhir:
- Hanya hapus permanen acara yang telah dihapus dari kalender utama—Opsi ini akan menghapus permanen acara yang telah berakhir dan telah dihapus. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya.
- Hapus permanen semua acara dari kalender utama—Menghapus semua acara yang telah berakhir dari kalender utama.
Peringatan: Saat Anda mengirimkan aturan baru, Vault mengizinkan Kalender untuk langsung menghapus permanen acara yang melebihi periode retensi data. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Simpan.
- Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Terima.
Menghapus aturan retensi Kalender
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi, lalu pilih Aturan Default atau Aturan Khusus.
- Pilih salah satu opsi. Untuk menghapus aturan:
- Aturan khusus—Arahkan kursor ke aturan, lalu klik Hapus.
- Aturan default—Arahkan kursor ke Kalender Peringatan: Data yang dicakup oleh aturan ini, tetapi tidak dilindungi oleh pembekuan atau aturan retensi lainnya mungkin langsung dihapus permanen.
- Untuk mengonfirmasi, klik Hapus.