Applicare l'archiviazione a fini legali agli eventi di Google Calendar

Nell'ambito dei tuoi progetti eDiscovery con i dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare i dati di Calendar a tempo indeterminato, al fine di rispettare le obbligazioni di legge o di conservazione. L'archiviazione a fini legali può essere applicata a singoli account oppure a tutti gli account di un'unità organizzativa. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i dati soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza di un utente che supporta Vault, i dati di tale utente soggetti all'archiviazione a fini legali non saranno più protetti dall'eliminazione. I dati contrassegnati per l'eliminazione potranno essere eliminati immediatamente in modo definitivo, senza possibilità di ripristino. Scopri di più su come conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti sull'archiviazione a fini legali in Calendar

Prima di impostare l'archiviazione a fini legali, è consigliabile leggere la Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali di Google Vault.

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Quali dati vengono conservati

Informazioni incluse:

• Eventi del calendario principale e versioni degli eventi
• Eventi fuori sede
• Appuntamenti prenotati
• Momento di concentrazione

Importante: viene archiviata a fini legali una sola versione di un evento al giorno (l'ultima disponibile per il fuso orario UTC). Il numero delle versioni archiviate a fini legali dipende dalle regole di conservazione. Per ulteriori dettagli, vedi Eseguire ricerche nella cronologia delle revisioni di un evento.

Informazioni non incluse:

• Eventi secondari del calendario, come calendari di festività o di gruppo
• Attività
• Appuntamenti non prenotati
• Luoghi di lavoro

Per ulteriori dettagli, vedi Eventi di calendario supportati in Vault.

I messaggi eliminati soggetti all'archiviazione a fini legali sono sempre visibili in Vault, ma non sono accessibili agli utenti

Quando un evento soggetto all'archiviazione a fini legali viene eliminato da un utente o da una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi, ma l'evento non viene eliminato definitivamente. Un amministratore di Vault con privilegi appropriati può comunque cercare, visualizzare in anteprima ed esportare questo evento.

Applicare l'archiviazione a fini legali agli eventi di Calendar

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Se hai creato una pratica, fai clic su Praticheseleziona la pratica.

   In caso contrario, puoi crearne una. Per ulteriori dettagli, vedi Creare e gestire pratiche.

3. Fai clic su Archiviazioni a fini legaliCrea e inserisci un nome univoco per la regola di archiviazione a fini legali.
4. Fai clic su Scegli il servizioCalendarContinua.
5. Seleziona l'ambito dell'archiviazione a fini legali:
   • Account specifici: inserisci gli indirizzi email di uno o più account o gruppi.
   • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

     Importante: è consigliabile evitare di selezionare l'unità organizzativa di primo livello, perché in tal caso non potrai eliminare alcun account di Google Workspace dalla tua organizzazione. Per ulteriori dettagli, vedi Perché non dovrei applicare una regola di archiviazione a fini legali all'unità organizzativa di primo livello?

6. Fai clic su Crea.

Modificare una regola di archiviazione a fini legali

Puoi modificare alcuni parametri dell'archiviazione a fini legali, ma non puoi cambiare il servizio o il tipo di ambito (ad esempio, non puoi sostituire Calendar con un altro servizio, né sostituire un account con un'unità organizzativa).

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Praticheseleziona la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
3. Fai clic su Archiviazioni a fini legaliseleziona il nome della regola di archiviazione a fini legali.
4. Fai clic su Ambito, quindi aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
5. Fai clic su Salva.

Eliminare un'archiviazione a fini legali

Importante: quando elimini una regola di un'archiviazione a fini legali, vengono immediatamente applicati i criteri di conservazione normali. Al ciclo di eliminazione successivo, Vault elimina i contenuti che hanno superato la data di scadenza della regola di conservazione applicata. 

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Praticheseleziona la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
3. Fai clic su Archiviazioni a fini legali.
4. Posiziona il puntatore del mouse sul nome della regola di archiviazione a fini legali e fai clic su EliminaElimina.