Si vous utilisez Google Agenda sur un compte professionnel ou scolaire, vous pouvez voir comment se répartit le temps que vous passez en réunion grâce à la fonctionnalité "Utilisation du temps". Notez que celle-ci ne sera pas disponible si l'administrateur de votre entreprise l'a désactivée. Qui est mon administrateur ?
Comment consulter l'utilisation du temps
- L'utilisation du temps est disponible uniquement sur un ordinateur.
- Si vous gérez les agendas d'autres personnes et que vous disposez de l'autorisation de gestion du partage pour ces agendas, vous pouvez consulter leur utilisation du temps.
Afficher l'utilisation du temps
Important : Les informations sur l'utilisation du temps sont disponibles dans votre agenda principal. Elles sont visibles par :
- le propriétaire de l'agenda principal ;
- les personnes autorisées à modifier et gérer les paramètres de partage de l'agenda. Contrôlez l'accès à votre agenda.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- À gauche, cliquez sur "Plus d'informations"
.
- Facultatif : pour en savoir plus sur votre répartition temporelle, cliquez sur "Aide"
.
Conseil : L'utilisation du temps se base sur une plage de dates. Pour voir les données sur une autre période, modifiez l'affichage de votre agenda.
Consulter le temps passé avec une personne spécifique
Pour savoir combien de temps vous passez en réunion avec une personne, épinglez ce contact à votre tableau de bord d'utilisation du temps :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- À gauche, cliquez sur "Plus d'informations"
- À droite, faites défiler la page jusqu'à "Personnes avec lesquelles vous vous réunissez". Cliquez sur "Gérer les utilisateurs épinglés"
.
- Saisissez un nom.
- Cliquez sur OK.
Conseil : Vous pouvez épingler jusqu'à 10 contacts.
Consulter les réunions comptabilisées dans l'utilisation du temps
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- À gauche, cliquez sur "Plus d'informations"
- À droite, sélectionnez le graphique que vous souhaitez examiner :
- Répartition temporelle
- Temps passé en réunion
- Personnes avec lesquelles vous vous réunissez
- Dans le graphique, pointez sur l'une des sections mises en surbrillance.
- La réunion correspondante est mise en surbrillance dans votre agenda dans la même couleur et est prise en compte dans votre utilisation du temps.
À propos de l'utilisation du temps
Événements comptabilisés dans l'utilisation du temps
Pour qu'un événement soit comptabilisé dans l'utilisation du temps, la réunion Google Agenda doit répondre aux critères suivants :
- Vous avez répondu "Oui" pour y participer.
- Elle comporte au moins un autre invité.
- Vous apparaissez comme "Occupé" dans votre agenda.
- Elle dure moins de huit heures.
Événements qui ne sont pas comptabilisés dans l'utilisation du temps
Les événements ne sont pas comptabilisés dans l'utilisation du temps dans les cas suivants :
- Vous êtes la seule personne invitée à l'événement.
- Vous n'avez pas répondu "Oui" à l'événement.
Calcul de l'utilisation du temps
À propos de la répartition temporelle
Ce sont les activités affichées dans votre répartition temporelle.
- Temps de travail : temps de travail planifié sans réunion prévue.
- Pour configurer cette fonctionnalité, cliquez sur Planifier le temps de travail.
- 1:1 : réunions avec un autre invité.
- Au moins 3 invités : réunions avec au moins deux autres invités.
- Réponse requise : réunions que vous devez encore accepter ou refuser. Les réunions auxquelles vous avez répondu "Peut-être" ne sont pas incluses.
- Temps restant : créneaux durant lesquels aucune réunion ni aucune absence n'est prévue pendant vos heures de travail. Cette information n'est visible que si vous avez défini des heures de travail. Il est possible que les heures de travail ne soient pas disponibles pour votre organisation.
Temps passé en réunion
- Vous obtenez une moyenne du temps passé en réunion.
- Avec l'affichage "Jour", "Semaine", "Planning" ou "5 jours" : la moyenne est calculée en fonction du temps que vous avez passé en réunion au cours des trois dernières semaines.
- Avec l'affichage "Mois" : la moyenne est calculée sur les trois derniers mois.
- Si vous êtes absent du bureau, le temps moyen passé en réunion peut diminuer.
- Si deux réunions sont programmées en même temps, la réunion 1:1 est comptabilisée, et pas la réunion de groupe. Si plusieurs réunions 1:1 se chevauchent, la durée totale est comptabilisée.
- Le temps passé en réunion n'est comptabilisé qu'une seule fois, quelle que soit la période.
- Par exemple, si vous répondez "Oui" à deux réunions d'une heure programmées pour la même heure, une seule heure est comptabilisée.
Personnes avec lesquelles vous vous réunissez
- Vous pouvez voir les cinq personnes avec lesquelles vous avez passé le plus de temps sur une période donnée.
- Vous pouvez épingler vos principaux contacts et consulter le temps que vous passez ensemble en réunion. Vous pouvez épingler jusqu'à 10 contacts.
- Le temps passé avec une autre personne est comptabilisé uniquement lorsque vous participez à une réunion avec 15 autres participants maximum.
- Le temps en réunion n'est pas comptabilisé si l'autre personne décline l'invitation.
- Le temps en réunion n'est pas comptabilisé si vous ne répondez pas "Oui" à l'invitation.