Aufgaben bei Abwesenheit delegieren

Lerninhalte

Benachrichtigungen einrichten und Aufgaben delegieren, bevor Sie das Büro verlassen Außerdem erfahren Sie, wie Sie nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz schnell wieder den Anschluss finden.

Voraussetzungen

10 Minuten

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In dieser Anleitung

Kollegen benachrichtigen Aufgaben vorbereiten und zuweisen Aufgaben im Blick behalten

1. Kollegen benachrichtigen

Alle maximieren  |  Alle minimierenAlle minimieren

Abwesenheitsdetails mitteilen

Wählen Sie je nach Empfänger ein passendes Kommunikationstool aus – Ihrem Chef könnten Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, den Kollegen dafür vielleicht nur eine schnelle Nachricht.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

So senden Sie eine Direktnachricht:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
   • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein  klicken Sie auf „Senden“ .
3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“   Gruppenunterhaltung starten.
4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

Abwesenheit im Kalender eintragen

Tragen Sie Ihre Abwesenheitszeiten in Google Kalender ein, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie nicht da sind.

Wenn Sie angeben, dass Sie abwesend sind, werden alle Besprechungen für diesen Zeitraum automatisch abgelehnt.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie oben im Kalender auf das erste Datum, an dem Sie außer Haus sind.
3. Klicken Sie auf Außer Haus.
4. Wählen Sie die Termine aus, an denen Sie abwesend sind. Sie können auch eine Uhrzeit angeben.
5. Optional: Wenn Sie wiederkehrende Außer-Haus-Termine planen möchten, klicken Sie unter dem ausgewählten Tag und der Uhrzeit auf das Drop-down-Menü neben „Einmalig“  und wählen Sie eine Häufigkeit aus.
6. Optional: Ändern Sie die Ablehnungseinstellungen und bearbeiten Sie die Nachricht.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Besprechungen absagen oder verschieben

Sie müssen auch daran denken, Besprechungen abzusagen oder zu verschieben. Hierfür können Sie den Gästen eine Nachricht senden, in der Sie sie über Ihre Abwesenheit oder die Verschiebung einer Besprechung informieren.

So senden Sie eine Notiz an Gäste:

1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf den Termin.
2. Klicken Sie neben „Vielleicht“ auf den Aufwärtspfeil  Notiz hinzufügen.
3. Geben Sie die Notiz ein.
   Tipp: Sie können auch neben „Teilnehmen?“ eine Antwort auswählen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Alle Gäste können eine neue Uhrzeit vorschlagen, außer bei Terminen mit mehr als 200 Gästen und ganztägigen Terminen.

So planen Sie eine Besprechung neu:

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

1. Klicken Sie im Kalender auf den Termin.
2. Klicken Sie neben "Vielleicht" auf den Aufwärtspfeil  Neuen Termin vorschlagen.
3. Wählen Sie eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag aus.
   Tipp: Sie können dem Terminvorschlag auch eine Nachricht hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

Abwesenheitsnotiz einrichten

Richten Sie in Gmail eine automatische Antwort auf eingehende Nachrichten ein, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie nicht erreichbar sind.

So aktivieren oder deaktivieren Sie eine Abwesenheitsnotiz:

Hinweis: Um die Abwesenheitsnotiz zu verwenden, muss Ihr Konto mindestens 24 Stunden alt sein.

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
4. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

2. Aufgaben vorbereiten und zuweisen

Übergangsdokument erstellen

Erstellen Sie in Google Docs oder Google Drive ein Übergabedokument. Darin erklären Sie, dass Sie nicht im Büro sind, listen die Kontakte auf, die Ihre Arbeit übernehmen, und geben alle relevanten Projektdateien an.

1. Öffnen Sie auf dem Computer den Startbildschirm von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare.
2. Klicken Sie auf "Erstellen" .

Sie können auch Dateien aus Vorlagen erstellen.

Nach Kollegen suchen

Wenn Sie ein Projekt an jemand anderen in Ihrer Organisation übergeben möchten, z. B. an einen Reviewer oder einen Vorgesetzten, können Sie in Google Cloud Search nach der Person suchen.

1. Melden Sie sich unter cloudsearch.google.com in Cloud Search an.

   Wenn die Anmeldung fehlschlägt, ist Cloud Search für Ihr Konto nicht verfügbar. Weitere Informationen
2. Suchen Sie nach dem Namen einer Person.
3. Klicken Sie in der Ergebniskarte auf ihre E-Mail-Adresse, um eine E-Mail zu senden.
4. Wenn Sie andere Kontaktoptionen oder weitere Berichtsdetails abrufen möchten, klicken Sie auf den Namen der Person, um die Seite mit ihren Profilinformationen aufzurufen. 
5. Klicken Sie auf der Seite "Profilinformationen" auf eine der Optionen, um auszuwählen, wie Sie die Person kontaktieren möchten:
   • Wenn Sie eine E-Mail senden möchten, klicken Sie auf "E-Mail"  oder auf die E-Mail-Adresse der Person.
   • Wenn Sie eine Besprechung einrichten möchten, klicken Sie auf "Planen" .
   • Wenn Sie chatten möchten, klicken Sie auf "Hangout" .
   • Wenn Sie einen Videoanruf starten möchten, klicken Sie auf "Videoanruf" .
6. Um die Seite "Profilinformationen" zu öffnen und den Vorgesetzten der Person oder die ihr unterstellten Mitarbeiter zu kontaktieren, klicken Sie auf den gewünschten Namen.

Aufgaben zuweisen und Dateien für Kollegen freigeben

So weisen Sie Aufgaben im Projektplan zu:

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

   Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil   Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigeben" .

   Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen oben auf Freigeben.

   Hinweis: Sie können Dateien nur freigeben, wenn Sie der Inhaber sind oder Bearbeitungszugriff haben.

2. Optional: Klicken Sie unter dem Namen Ihrer Organisation auf Ändern, um festzulegen, was andere mit Ihrer Datei tun können, wenn Sie sie freigeben:
   • Um die Berechtigung zu ändern, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie Betrachter, Verfasser eines Kommentars oder Bearbeiter aus.
   • Wenn Sie den Link außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Abwärtspfeil   Öffentlich.

     Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

3. Klicken Sie auf Link kopieren.
4. Klicken Sie auf Fertig.
5. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

Erklären, wer Ihre Arbeit übernimmt

Nachdem Sie festgelegt haben, wen Sie kontaktieren müssen, schreiben Sie eine E-Mail oder senden Sie eine Nachricht an die Projektbeteiligten.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

3. Aufgaben im Blick behalten

3.1 Während der Abwesenheit den aktuellen Stand von Aufgaben erfragen

Während Sie abwesend sind, müssen Sie möglicherweise gelegentlich per E-Mail oder Direktnachricht nachfragen, wie die Projekte laufen.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

So senden Sie eine Direktnachricht:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
   • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein  klicken Sie auf „Senden“ .
3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“   Gruppenunterhaltung starten.
4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

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