Ein Projekt mit externen Kunden planen

Lerninhalte

Mit Kunden außerhalb der Organisation kommunizieren Hier finden Sie außerdem Best Practices zum Freigeben und Prüfen von Dateien, zum Zuweisen von Aufgaben und zum Abschließen eines Projekts.

Voraussetzungen

10 Minuten

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In dieser Anleitung

Kunden kontaktieren Die Anforderungen der Kunden verstehen Mit der Arbeit beginnen Projekt abschließen

1. Kunden kontaktieren

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1.1. Informationen bei Kollegen einholen

Bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt mit externen Kunden beginnen, wenden Sie sich an Kollegen in Ihrer Organisation, die Ihnen Informationen zu den Kunden und deren Organisation geben können. Dazu bieten sich E-Mails oder Direktnachrichten an.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

So senden Sie eine Direktnachricht:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
   • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

So senden Sie eine Direktnachricht an eine Gruppe:

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein  klicken Sie auf „Senden“ .
3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“   Gruppenunterhaltung starten.
4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

1.2 Kontakt mit externen Kunden aufnehmen

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Kunden Sie kontaktieren möchten, sollten Sie sich ihnen per E-Mail vorstellen.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

2. Die Anforderungen der Kunden verstehen

2.1 Besprechung planen

Sie können Termine und Videokonferenzen auch mit Personen planen, die kein Google-Konto haben. Die Gäste erhalten eine Einladung per E-Mail, auf die sie antworten können. Jeder Gast hat die Möglichkeit, mit einem einfachen Klick auf den Link in der Einladung in Google Meet an der Besprechung teilzunehmen. Sie können auch auf Einladungen zu Besprechungen aus anderen Programmen antworten und sie in Google Kalender hinzufügen.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Optional: Wenn Sie Ihrem Termin Gäste hinzufügen möchten, klicken Sie links auf Personen suchen und beginnen Sie mit der Eingabe der Namen.
3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeit in Ihrem Kalender, die noch nicht mit einem Termin belegt ist.
4. Geben Sie einen Titel und alle weiteren Details für den Termin ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ziehen Sie während der Auswahl der Uhrzeit die Maus auf der Seite nach unten.

2.2 An der Besprechung teilnehmen

In Google Kalender sehen Sie Ihre geplante Besprechung und können ganz einfach daran teilnehmen. Dieser Google Meet-Spickzettel wird Ihnen dabei helfen.

1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
2. Klicken Sie auf Mit Google Meet teilnehmen.
3. Klicken Sie im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf Jetzt teilnehmen. 

Weitere Informationen dazu, wie Sie über Gmail oder ein Mobilgerät an Videokonferenzen teilnehmen

2.3 Anforderungen notieren

Hierfür bietet sich ein Dokument an.

1. Öffnen Sie auf dem Computer den Startbildschirm von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare.
2. Klicken Sie auf "Erstellen" .

Sie können auch Dateien aus Vorlagen erstellen.

2.4 Besprechungsnotizen per E-Mail an die Kunden senden

Nach der Besprechung können Sie den Kunden eine E-Mail senden, in der Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen und nach weiteren Informationen fragen.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

3. Mit der Arbeit beginnen

3.1 Von Kunden erhaltene Informationen überprüfen

Wenn Sie Dokumente und andere Dateien von Ihren Kunden erhalten, sollten Sie sie zusammen mit allen zugehörigen Projektinformationen an einem Ort aufbewahren. Hier kommt Google Drive ins Spiel – der sichere Speicherort für Projektdokumente, Bilder und andere Dateien. Alle Änderungen werden mit der Cloud synchronisiert, sodass jeder aktuelle Inhalte sieht.

1. Gehen Sie zu Google Drive.
2. Klicken Sie auf  Neu  Dateien hochladen oder Ordner hochladen und wählen Sie die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner aus.
3. Klicken Sie auf Öffnen.

Wenn Sie die aktuelle Version von Chrome oder Firefox^® verwenden, können Sie Dateien auch direkt von Ihrem Computer auf die Google Drive-Seite im Browser ziehen.

Sollten Sie eine Datei hochladen, deren Name mit einer bereits bestehenden übereinstimmt, wird die neue Datei nicht als Kopie, sondern als neue Version derselben Datei hinzugefügt. Informationen dazu, wie Sie die vorherige Version der Datei aufrufen, finden Sie hier.

Wenn die Meldung Upload abgeschlossen angezeigt wird, wurden Ihre Dateien hochgeladen. Sie können nun über jeden Browser und jedes Gerät darauf zugreifen, auf dem Google Drive installiert ist.

3.2 Kollegen Aufgaben zuweisen

Nachdem Sie festgelegt haben, wer an einer Aufgabe arbeiten soll, können Sie sie zuweisen.

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

3.3 Aktualisierungen und Änderungen im Blick behalten

Mithilfe bedingter Formatierungen sehen Sie auf einen Blick, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu können Sie zum Beispiel Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

So richten Sie das Fortschritts-Tracking ein:

1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
2. Klicken Sie auf Format  Bedingte Formatierung.
3. Legen Sie die Regeln fest. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht begonnen" oder "In Bearbeitung" ist:

	Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.
	Geben Sie im Feld unter Text enthält den Text Abgeschlossen ein.
	Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.
	Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe"  oder "Füllfarbe" . Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.
	Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können z. B. dem Status Nicht begonnen eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.
	Klicken Sie auf Fertig.

3.4 Zu liefernde Dokumente in einem freigegebenen Ordner speichern

Sie können Projektdokumente, Bilder und andere Dateien in Google Drive speichern und sofort sicher für Kollegen oder Kunden freigeben. Alle Änderungen an den Dateien werden mit der Cloud synchronisiert, sodass jeder die aktuellen Inhalte sehen kann.

Weitere Informationen zu geteilten Ablagen

So erstellen Sie einen Ordner:

1. Öffnen Sie Google Drive.
2. Klicken Sie auf Neu  Ordner.

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

   Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil   Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigeben" .

   Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen oben auf Freigeben.

   Hinweis: Sie können Dateien nur freigeben, wenn Sie der Inhaber sind oder Bearbeitungszugriff haben.

2. Optional: Klicken Sie unter dem Namen Ihrer Organisation auf Ändern, um festzulegen, was andere mit Ihrer Datei tun können, wenn Sie sie freigeben:
   • Um die Berechtigung zu ändern, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie Betrachter, Verfasser eines Kommentars oder Bearbeiter aus.
   • Wenn Sie den Link außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Abwärtspfeil   Öffentlich.

     Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

3. Klicken Sie auf Link kopieren.
4. Klicken Sie auf Fertig.
5. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

3.5 Ergebnisse an die Kunden senden und Feedback einholen

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

   Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil   Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

3.6 Kommentare adressieren und Aufgaben zuweisen

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

4. Projekt abschließen

4.1 Abschlussbesprechung mit Kunden planen

Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, vereinbaren Sie einen abschließenden Besprechungstermin mit den Kunden.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Optional: Wenn Sie Ihrem Termin Gäste hinzufügen möchten, klicken Sie links auf Personen suchen und beginnen Sie mit der Eingabe der Namen.
3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeit in Ihrem Kalender, die noch nicht mit einem Termin belegt ist.
4. Geben Sie einen Titel und alle weiteren Details für den Termin ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ziehen Sie während der Auswahl der Uhrzeit die Maus auf der Seite nach unten.

4.2 An der Besprechung teilnehmen

In Google Kalender sehen Sie Ihre geplante Besprechung und können ganz einfach daran teilnehmen. Dieser Google Meet-Spickzettel wird Ihnen dabei helfen.

1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
2. Klicken Sie auf Mit Google Meet teilnehmen.
3. Klicken Sie im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf Jetzt teilnehmen. 

Weitere Informationen dazu, wie Sie über Gmail oder ein Mobilgerät an Videokonferenzen teilnehmen

4.3 Inhalte während einer Videokonferenz präsentieren und freigeben

Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 

In einer Videokonferenz können Sie Ihren Bildschirm teilen, um die fertigen Dateien zu präsentieren, z. B. Dokumente, Präsentationen oder Tabellen.

1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
   1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
   2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
   3. Fügen Sie Gäste hinzu und gewähren Sie allen Zugriff als Bearbeiter.
   4. Klicken Sie auf Senden.
3. Öffnen Sie Google Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
   • Den ganzen Bildschirm
   • Ein Fenster
   • Ein Tab
5. Klicken Sie auf Teilen.

Tipp: Wenn Sie nicht den Chrome-Browser verwenden (in dem alle Pop-up-Benachrichtigungen automatisch ausgeblendet werden), schalten Sie Benachrichtigungen stumm oder deaktivieren Sie sie, damit sie nicht angezeigt werden, während Sie präsentieren.

4.4 Fertige Dateien an die Kunden senden

Wenn Sie vertrauliche Drive-Dateien für externe Kunden freigeben, können Sie Nutzer daran hindern, sie herunterzuladen, zu drucken oder zu kopieren. Mit einem Ablaufdatum für Dateien sorgen Sie dafür, dass externe Partner und Agenturen nach dem Ende eines Projekts keinen Zugriff mehr haben.

So verhindern Sie, dass Betrachter und Kommentatoren Ihre Datei drucken, kopieren oder herunterladen:

1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, für die Einschränkungen gelten sollen.
3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf .
4. Klicken Sie oben auf „Einstellungen“ .
5. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren.

4.5 E-Mail mit abschließenden Informationen an die Kunden senden

Nach der Besprechung können Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Besprechungsnotizen und aller weiteren Aufgaben senden.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
   • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
   • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
4. Geben Sie einen Betreff ein.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:. 

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