Op deze pagina
- Een gedeelde Drive maken voor elk project of team
- Content op verantwoorde wijze delen
- Lidmaatschap met groepen beheren
- Naamconventies gebruiken in gedeelde Drives
- Alleen de gedeelde Drives bekijken die u wilt zien
- Het thema van een gedeelde Drive wijzigen
- Bestanden in een gedeelde Drive zoeken op eigenaar
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Een gedeelde Drive maken voor elk project of team
Geef elke gedeelde Drive een duidelijke focus of een duidelijk doel. Als de bestanden bij verschillende projecten horen of verspreid zijn over verschillende teams, kunt u meerdere gedeelde Drives maken. Op deze manier kunt u ook de ledentoegang definiëren op basis van dat doel. Bijvoorbeeld:
- Als de gedeelde Drive een actieve ruimte is voor samenwerking, geeft u leden het toegangsniveau Contentbeheerder of Bijdrager, zodat ze content kunnen updaten.
- Als de gedeelde Drive een opslagplaats is voor een afgerond project of definitieve content, geeft u leden de rol Reageerder of Kijker, zodat ze de content niet kunnen wijzigen. U kunt ook de naam van de gedeelde Drive wijzigen om de status aan te geven, zoals [Archief] of [Referentie].
Als er onenigheid is over de indeling, zijn er mogelijk te veel projecten en teams die de gedeelde Drive gebruiken. U kunt de gedeelde Drive indelen in 2 of 3 nieuwe gedeelde Drives:
- Eén gedeelde Drive met alleen de gedeelde content die door verschillende teams wordt gebruikt.
- Eén (of meer) gedeelde Drives voor de specifieke content van elk team.
Meer informatie in het Helpcentrum van Google Drive
Content op verantwoorde wijze delen
Mensen of groepen die toegang nodig hebben tot alle bestanden en mappen in een gedeelde Drive, voegt u toe als leden met het juiste toegangsniveau. Geef bijdragers zo mogelijk de rol Beheerder of Contentbeheerder, zodat ze niet zijn beperkt in de manier waarop ze samenwerken in de gedeelde Drive.
- Support voor bijdragers in Google Drive voor desktop: Als uw bijdragers Drive voor desktop gebruiken voor toegang tot niet-Google-bestanden (zoals een Adobe-pdf of Microsoft Office-bestand), geeft u hen het toegangsniveau Contentbeheerder.
Opmerking: Leden met de rol Bijdrager kunnen bestanden nog steeds offline bewerken op hun desktop en de geüpdatete versie uploaden zonder Drive voor desktop. Zie Wijzigingen in Drive-bestanden en -mappen bekijken.
- Afzonderlijke gedeelde Drives gebruiken om de toegang te beheren: Soms wilt u meer dan één gedeelde Drive voor hetzelfde project hebben als u verschillende groepen bijdragers met verschillende toegangsbehoeften heeft. Bijvoorbeeld als u aan een project met een extern bureau werkt. Maak een gedeelde Drive voor interne teamleden en een aparte gedeelde Drive voor interne en externe bijdragers. Zo voorkomt u dat externe leden toegang hebben tot interne content.
- Het delen van bestanden gebruiken voor beperkte toegang: Als iemand alleen toegang nodig heeft tot een bepaald bestand of een bepaalde map in een gedeelde Drive, kunt u alleen het item delen in plaats van deze persoon lid te maken. Alleen Beheerders kunnen mappen in gedeelde Drives delen
Lid toevoegen en toegangsniveau instellen
De rol Manager is vereist
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik in de linkerkolom op Gedeelde Drives en dubbelklik op een van je gedeelde Drives.
- Klik bovenaan op Leden beheren.
- Voeg namen, e-mailadressen of een Google-discussiegroep toe.
- Nieuwe leden zijn standaard contentbeheerder. Ze kunnen alle bestanden uploaden, bewerken, verplaatsen of verwijderen.
- Als je de rol voor een nieuw lid wilt wijzigen, selecteer je een rol in het dropdownmenu.
- Klik op Mensen op de hoogte brengen om nieuwe leden te laten weten dat ze toegang hebben gekregen.
- Klik op Verzenden.
Een bestand delen
- Selecteer het bestand dat je wilt delen.
- Klik op Delen of Delen
.
- Typ het e-mailadres of de Google-groep waarmee je het bestand wilt delen.
- Bepaal welke rol mensen hebben voor het bestand door Kijker, Reageerder of Bewerker te kiezen.
- Als je account in aanmerking komt, kun je een vervaldatum voor toegang toevoegen.
- Kies of je mensen op de hoogte wilt brengen.
- Als je mensen wilt laten weten dat je een item met ze hebt gedeeld, vink je het vakje aan naast Mensen op de hoogte brengen. Als je ervoor kiest mensen op de hoogte te brengen, wordt de e-mail gestuurd naar elk e-mailadres dat je invoert.
- Als je mensen niet op de hoogte wilt brengen, vink je het vakje uit.
- Klik op Sturen of Delen.
.
Lidmaatschap met groepen beheren
Met groepen kunt u het beheer van gedeelde Drives makkelijker beheren, omdat mensen die aan een groep worden toegevoegd lid worden van de gedeelde Drives waarvan de groep lid is. Deze aanpak heeft 2 belangrijke voordelen:
- Nieuwe groepsleden krijgen dezelfde toegang tot bestanden en mappen in gedeelde Drives als bestaande groepsleden. U hoeft zich er geen zorgen over te maken of ze wel of geen toegang hebben.
- Het verhoogt de capaciteit van het lidmaatschap van uw gedeelde Drives. Als u leden van een gedeelde Drive individueel toevoegt, kunt u maar 600 mensen toevoegen. Met groepen kunt u maximaal 100 groepen en maximaal 50.000 mensen toevoegen.
Beheerderstoegang vereist om leden toe te voegen
- Open Google Drive.
- Klik links op Gedeelde Drives.
- Klik bovenaan op Nieuw
.
- Vul een betekenisvolle naam in en klik op Maken.
- Klik bovenaan op de naam van de gedeelde Drive
Leden beheren.
- Voeg de naam van de Google-groep toe en kies een recht voor alle leden.
- Klik op Verzenden om mensen een melding te sturen. Of deselecteer Mensen op de hoogte brengen en klik op Delen.
Naamconventies gebruiken in gedeelde Drives
U moet akkoord gaan met organisatiebrede naamgevingsconventies om mensen te helpen gedeelde Drives te vinden en naamconflicten in gedeelde Drives te voorkomen. Voorbeeld:
- Uw bedrijf heeft verkoopafdelingen in verschillende regio's en u maakt een gedeelde Drive voor elke verkoopregio. Als u de gedeelde Drives van elkaar wilt onderscheiden, voegt u een voorvoegsel toe aan de regio of een afkorting van de regio.
- U kunt de status aangeven door een voorvoegsel, zoals [Archief], toe te voegen aan een project dat niet meer actief is of [In uitvoering] aan een actief project.
- Als u onderscheid wilt maken tussen gedeelde Drives die extern of intern worden gedeeld, voegt u het voorvoegsel [Extern] of [Intern] toe.
Een gedeelde Drive maken en een naam geven
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik links op Gedeelde Drives.
- Klik linksboven op Nieuw.
- Voer een naam in voor de gedeelde Drive.
- Klik op Create (Maken).
Alleen de gedeelde Drives bekijken die u wilt zien
In de loop van de tijd kunt u worden toegevoegd aan verschillende gedeelde Drives. U kunt een gedeelde Drive verbergen als het project waar deze bijhoort is voltooid of als u andere gedeelde Drives prioriteit wilt geven. Als u een gedeelde Drive verbergt, heeft u er nog steeds toegang toe en worden uw rechten niet gewijzigd. U kunt de gedeelde Drive altijd weer zichtbaar maken.
Voorbeelden
- U bent lid van een gedeelde Drive die is gemaakt voor een project, maar het werk is af en u hoeft de gedeelde Drive niet meer te zien.
- U bent toegevoegd aan veel gedeelde Drives, maar u gebruikt er slechts een paar, die u makkelijker wilt kunnen vinden.
- U bent lid van een gedeelde Drive, maar de content is niet relevant voor uw werk.
- U heeft een gedeelde Drive verborgen die u niet nodig had, maar die u weer wilt bekijken.
- U wilt content in een gedeelde Drive vinden nadat u deze heeft verborgen.
Een gedeelde Drive verbergen
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik links op Gedeelde Drives.
- Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde Drive die je wilt verbergen en klik op Verbergen.
Wil je meerdere gedeelde Drives verbergen, houd dan de Command-toets (Mac) of Ctrl-toets (Windows) ingedrukt terwijl je klikt.
Een gedeelde Drive zichtbaar maken
- Ga op je computer naar drive.google.com.
- Klik links op Gedeelde Drives.
- Klik rechtsboven op 'Verborgen gedeelde Drives'.
- Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde Drive die je zichtbaar wilt maken en klik op Zichtbaar maken.
Wil je meerdere gedeelde Drives zichtbaar maken, houd dan de Command-toets (Mac) of Ctrl-toets (Windows) ingedrukt terwijl je klikt.
Opmerking: Gedeelde Drives worden automatisch verborgen voor groepsleden als een bepaald aantal leden wordt bereikt. Zo voorkomt u dat grote groepen worden gespamd met content uit gedeelde Drives. Dit gebeurt op twee manieren:
- Als een gedeelde Drive rechtstreeks wordt gedeeld met een groep met meer dan 1000 mensen. Als een gedeelde Drive bijvoorbeeld wordt gedeeld met een groep met 1200 gebruikers, wordt de gedeelde Drive standaard verborgen voor 200 gebruikers.
- Als een gedeelde Driveindirect wordt gedeeld met meer dan 2500 mensen. Als de gedeelde Drive bijvoorbeeld wordt gedeeld met 6 groepen van elk 500 mensen, zien de eerste 2500 gebruikers (van de eerste 5 groepen van 500 mensen) de gedeelde Drive, maar wordt deze verborgen voor de laatste groep van 500 mensen, omdat deze is toegevoegd nadat de limiet van 2500 is bereikt.
Groepslimiet voor gedeelde Drives
Er kunnen maximaal 100 groepen worden toegevoegd als lid van een bepaalde gedeelde Drive. Elk bestand in een gedeelde Drive kan rechtstreeks worden gedeeld met maximaal 100 groepen.
Het thema van een gedeelde Drive wijzigen
- Klik in Google Drive, onder Gedeelde Drives, op een gedeelde Drive.
- Klik bovenaan, naast de naam van de gedeelde Drive, op de pijl-omlaag
- Klik op de afbeelding van het juiste thema of ga naar een aangepaste afbeelding en klik erop.
Aangepaste afbeeldingen moeten minstens 1280 x 144 pixels groot zijn.
- Klik op Selecteren.
Bestanden in een gedeelde Drive zoeken op eigenaar
Als u op zoek bent naar een bestand dat u niet heeft gemaakt in een gedeelde Drive met veel leden, kan zoeken op teamlid enige tijd duren. Als u echter weet wie het bestand heeft gemaakt, kunt u zoeken op de maker om het bestand eenvoudig te vinden.
- Voer in het zoekvak van de gedeelde Drive creator: in, gevolgd door het e-mailadres van de persoon in uw organisatie die het bestand heeft gemaakt. Bijvoorbeeld creator:uwcollega@organisatie.com.
- (Optioneel) Als u de zoekopdracht wilt verfijnen, typt u meer zoektermen in het zoekvak of klikt u op de pijl-omlaag
en voegt u meer zoekoperators toe.
- Druk op Enter.
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.