Gestire la condivisione esterna per la tua organizzazione

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per scoprire come condividere o impostare le autorizzazioni per i tuoi file, vai a Condividere file da Google Drive.

In qualità di amministratore, puoi decidere se gli utenti possono condividere i file e le cartelle di Google Drive con persone al di fuori dell'organizzazione. Queste impostazioni di condivisione si applicano agli elementi di Documenti, Fogli, Presentazioni Google e ai file dei progetti di Sites, nonché a My Maps, alle cartelle e a qualsiasi altro elemento archiviato su Drive.

In questa pagina

Esempi di impostazione di condivisione
Attivare o disattivare la condivisione esterna di file e cartelle in Drive
Consentire la condivisione esterna solo con domini attendibili
Stabilire chi può spostare contenuti su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
Prova a gestire la condivisione di Drive con le regole di attendibilità

Nota: per controllare la condivisione con utenti esterni non Google, attiva o disattiva la condivisione con i visitatori.

Esempi di impostazione di condivisione

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Configurare la condivisione personalizzata per un gruppo o un'unità organizzativa

Puoi consentire solo agli utenti di determinati gruppi o unità organizzative di condividere contenuti esternamente e bloccare la condivisione esterna di tutti gli altri. Puoi farlo con le impostazioni di condivisione di Drive o con regole di attendibilità.

Con le impostazioni di condivisione di Drive:

Se non lo hai già fatto, inserisci gli utenti in unità organizzative o gruppi di configurazione.
Disattiva la condivisione esterna per l'unità organizzativa di primo livello, come descritto nella sezione successiva.
Sulla sinistra, fai clic sul gruppo o sull'unità organizzativa a cui vuoi consentire di condividere all'esterno.
Importante:le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle dell'unità organizzativa. Se un utente appartiene a più gruppi, all'utente viene applicata l'impostazione per il gruppo con la priorità più alta.
Attiva la condivisione esterna.

Con le regole di attendibilità: scopri come in Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive.

Condividere contenuti con utenti esterni che non hanno un Account Google

Puoi consentire agli utenti di condividere file e cartelle con utenti esterni che non hanno un Account Google attivando la condivisione con i visitatori. Puoi scegliere di consentire la condivisione con i visitatori con chiunque o solo con i domini attendibili. Per le istruzioni, vedi Consentire la condivisione con utenti non Google con la condivisione con i visitatori.

Consentire la condivisione esterna solo dei contenuti di cartelle specifiche

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade ed Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Confronta la tua versione

Le impostazioni di condivisione disponibili nella Console di amministrazione si applicano agli utenti in base all'unità organizzativa o ai gruppi. Non hai il controllo sulle singole cartelle degli utenti in I miei Drive.

Per consentire la condivisione esterna solo di determinati file, puoi usare Drive condivisi. Con questo approccio, il Drive condiviso funge da cartella.

Crea un'unità organizzativa senza membri.
Disattiva la condivisione esterna per l'unità organizzativa di primo livello, come descritto nella sezione successiva.
Attiva la condivisione esterna per la nuova unità organizzativa, sostituendo l'impostazione dell'unità organizzativa di primo livello.
(Facoltativo) Per consentire la condivisione con persone esterne all'organizzazione senza Account Google, attiva la condivisione con i visitatori per la nuova unità organizzativa.
Crea un Drive condiviso in cui includere file e cartelle per la condivisione esterna.
Identifica le persone autorizzate a condividere i file esternamente e aggiungi queste persone come membri del Drive condiviso con livello di accesso Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore. Se hai molti utenti, aggiungili come gruppo.
Nota:
- Puoi aggiungere persone esterne all'organizzazione come membri di un Drive condiviso, se hanno Account Google. Se non hanno un Account Google, puoi attivare la condivisione con i visitatori in modo che gli utenti possano condividere contenuti con loro.
- Rivedi e comprendi le autorizzazioni concesse da ogni livello di accesso. Determina il livello di accesso corretto per i membri dei Drive condivisi in base alle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Assegna il Drive condiviso alla nuova unità organizzativa.
Sposta i contenuti nel Drive condiviso.
(Facoltativo) Se vuoi ricevere una notifica quando i contenuti vengono aggiunti al Drive condiviso e condivisi esternamente, puoi configurare una regola di reporting basata sugli eventi del log di Drive.

Attivare o disattivare la condivisione esterna di file e cartelle in Drive

La condivisione di contenuti in Drive con persone esterne all'organizzazione può essere un processo di collaborazione importante, ma comporta anche il rischio di fuga di dati. Se attivi la condivisione esterna, hai la possibilità di limitare la condivisione, ad esempio avvisando gli utenti prima di condividere o bloccando la condivisione tramite link.

Se disattivi la condivisione esterna, gli utenti non possono condividere i seguenti elementi con utenti esterni:

Inviti per elementi creati in Documenti, Fogli e Presentazioni
Link a file archiviati su Drive
Elementi allegati alle email, caricati direttamente dai dispositivi o archiviati su Drive

Puoi anche bloccare questi elementi provenienti da utenti esterni per gli utenti della tua organizzazione. Queste limitazioni si applicano ai membri di gruppi esterni. Se i file sono condivisi con un gruppo con utenti esterni, questi utenti esterni non possono accedere al file.

Per attivare o disattivare la condivisione esterna:

Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
Nella Console di amministrazione, vai al Menu ApplicazioniGoogle WorkspaceDrive e Documenti.
Fai clic su Impostazioni di condivisione > Opzioni di condivisione.
Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.
Per attivare la condivisione esterna, fai clic su On e seleziona le opzioni di condivisione.
Per disattivare la condivisione esterna, fai clic su Off. Puoi anche bloccare la condivisione di contenuti esterni con i tuoi utenti, inclusi i contenuti presenti in sistemi di archiviazione di terze parti.
Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Consentire la condivisione esterna solo con domini attendibili

Puoi consentire la condivisione di file solo con i domini attendibili (consentiti). Quando usi una lista consentita per limitare la condivisione:

Il dominio deve essere un dominio Google Workspace, a meno che tu non abbia attivato la condivisione con i visitatori.
Non puoi selezionare solo determinati domini nella lista consentita per la condivisione di file. Sono inclusi tutti i domini attendibili.
Gli utenti non possono condividere file con account personali.
Se la tua organizzazione utilizza una combinazione di licenze di Cloud Identity e Google Workspace, la lista consentita si applica anche agli utenti di Cloud Identity.

Prima di iniziare: per applicare l'impostazione a determinati utenti, inserisci i loro account in un'unità organizzativa (per applicare l'impostazione in base al reparto) oppure inseriscili in un gruppo di configurazione (per applicare l'impostazione a utenti di reparti diversi).

Se non lo hai già fatto, aggiungi domini attendibili alla lista consentita.

Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
Nella Console di amministrazione, vai al Menu ApplicazioniGoogle WorkspaceDrive e Documenti.
Fai clic su Impostazioni di condivisioneImpostazioni di condivisione.
Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.
Fai clic su Domini inclusi nella lista consentita e seleziona le opzioni di condivisione.
Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Stabilire chi può spostare contenuti su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione

Puoi consentire o bloccare lo spostamento da Drive condivisi di contenuti che interessano una origine o una destinazione esterna. Ad esempio:

Puoi bloccare lo spostamento di contenuti da un Drive condiviso della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno o a Il mio Drive di un utente esterno.
Puoi bloccare lo spostamento di contenuti dal Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno.

Per maggiori dettagli, vedi Controllare la condivisione nella propria organizzazione.

Prova a gestire la condivisione di Drive con le regole di attendibilità

Versioni supportate per questa funzionalità: Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Confronta la tua versione

Anziché utilizzare le impostazioni di Drive per la condivisione all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare le regole di attendibilità per gestire la condivisione sia all'esterno sia all'interno dell'organizzazione. Le regole di attendibilità ti offrono un maggiore controllo sulle persone con cui gli utenti possono condividere contenuti. Per maggiori dettagli, consulta Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive.

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