En tant qu'administrateur Google Workspace, lorsque vous modifiez l'adresse e-mail d'un utilisateur, celle-ci s'affiche de différentes manières dans les applications Google Workspace.
Ces modifications peuvent avoir lieu lorsque vous :
- modifiez le nom de profil d'un utilisateur ;
- modifiez l'adresse e-mail d'un utilisateur ;
- attribuez un autre alias d'adresse e-mail à un utilisateur (ventes@).
Impact sur les applications
Saisie semi-automatique
Lorsque vous modifiez une adresse, les conséquences sur la saisie semi-automatique dans votre organisation varient si vous conservez ou non l'ancienne adresse e-mail en tant qu'alias :
- Si vous avez conservé l'ancienne adresse comme alias, les autres utilisateurs voient l'ancienne et la nouvelle adresse e-mail comme options de saisie semi-automatique. Ce sont, par exemple, les deux adresses qu'ils voient apparaître lorsqu'ils sélectionnent le destinataire d'un nouveau message Gmail.
- Si vous n'avez pas conservé l'ancienne adresse en tant qu'alias, les autres utilisateurs ne verront pas apparaître l'ancienne adresse comme option de saisie semi-automatique, sauf s'ils l'ont enregistrée dans leurs contacts ou autres contacts. Pour en savoir plus, consultez Google Contacts ci-dessous.
Agenda
Les événements que vous créez avant de modifier l'adresse e-mail d'un utilisateur affichent l'ancienne adresse. Les événements existants et ceux que vous créez après avoir modifié l'adresse e-mail de l'utilisateur affichent la nouvelle adresse. Il en va de même si vous modifiez le domaine principal, le domaine secondaire ou les agendas de ressources de l'utilisateur.
Lorsque vous modifiez l'adresse e-mail d'un groupe, l'ancienne adresse reste affichée pour l'événement.
Les modifications apportées aux noms de profils sont appliquées à tous les événements Agenda.
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
- Pour qu'un événement périodique affiche la nouvelle adresse e-mail de l'utilisateur, celui-ci doit mettre à jour l'événement.
- Pour que l'adresse e-mail d'un groupe affiche les informations actualisées du domaine, l'utilisateur doit supprimer l'événement existant et en créer un autre avec la nouvelle adresse.
Chrome OS
Lorsque vous modifiez le nom de profil ou l'adresse e-mail d'un utilisateur, un autre profil est créé. Lorsqu'ils reçoivent un nouveau profil, les utilisateurs perdent l'accès à leur ancien profil et aux informations qui y sont enregistrées. Pour savoir comment importer des fichiers et des dossiers dans Google Drive, consultez Importer des fichiers et des dossiers dans Google Drive.
Pour en savoir plus sur les profils, consultez Utiliser Chrome avec différents profils.
Classroom
Une fois l'adresse e-mail modifiée :
- Enseignants et administrateurs : la propriété d'un cours reste la même et la nouvelle adresse remplace l'ancienne, partout où elle était affichée. L'enseignant ou l'administrateur reste propriétaire de ses documents avec la nouvelle adresse e-mail.
- Élèves : les inscriptions aux cours restent les mêmes. L'élève reste propriétaire de ses documents avec la nouvelle adresse e-mail.
Remarque : Le nom n'est pas mis à jour dans le titre des documents précédents où il figure.
Drive
Une fois l'adresse e-mail modifiée :
- Les documents et Drive partagés que vous avez créés sont transférés vers la nouvelle adresse e-mail.
- Si vous avez conservé l'ancienne adresse e-mail comme alias, les éléments précédemment partagés indiquent l'ancienne adresse des utilisateurs. Sinon, si l'ancienne adresse n'est plus valide, c'est la nouvelle qui apparaît.
- Les autorisations de l'utilisateur sur les documents partagés restent inchangées.
Gmail
Une fois l'adresse e-mail modifiée :
- Pour garantir la distribution continue des e-mails après un changement d'adresse e-mail, Google Workspace conserve l'ancienne adresse comme alias. Pour réutiliser l'ancienne adresse, vous devez d'abord supprimer l'alias d'adresse e-mail.
- L'utilisateur peut toujours accéder à tous les e-mails reçus à l'adresse e-mail précédente.
- L'utilisateur ne reçoit aucune confirmation de lecture des messages envoyés à partir de son ancienne adresse.
- L'utilisateur peut recevoir le message d'erreur "L'adresse e-mail de l'expéditeur n'est pas valide. Veuillez en choisir une valide." Dans ce cas, demandez à l'utilisateur de se déconnecter de son compte Google, puis de se reconnecter avec sa nouvelle adresse e-mail.
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
- Créer des signatures Gmail avec sa nouvelle adresse e-mail
- Mettre à jour ses filtres Gmail en indiquant sa nouvelle adresse e-mail
Google Chat
Google Chat
Une fois l'adresse e-mail modifiée :
- Les anciennes données de chat ne seront pas supprimées.
- Les personnes qui ont déjà discuté avec l'utilisateur voient sa nouvelle adresse e-mail dans leur liste et peuvent continuer à discuter avec lui.
- Elles ne voient plus l'ancienne adresse, mais peuvent toujours la retrouver via la saisie semi-automatique. Si elles invitent l'utilisateur à discuter en utilisant son ancien nom, l'utilisateur est tout de même ajouté à la discussion, mais sous sa nouvelle adresse e-mail.
- Elles peuvent continuer à effectuer des recherches dans Chat avec l'ancienne adresse e-mail, mais les résultats affichent l'historique des discussions avec le nouveau nom.
Google Contacts
Lorsque vous modifiez le nom de profil ou l'adresse e-mail d'un utilisateur, les noms de profils sont immédiatement mis à jour dans l'annuaire de votre organisation. Si vous avez supprimé l'ancienne adresse, la mise à jour s'effectue immédiatement. Sinon, elle intervient dans un délai de deux à trois jours.
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
- Mettre à jour manuellement les informations dans ses propres contacts. Sinon, l'ancien nom de profil et l'ancienne adresse e-mail de l'utilisateur continuent à apparaître dans ses contacts.
- Supprimer manuellement l'ancienne adresse e-mail de la section Autres contacts. Si une personne envoie un e-mail à la nouvelle adresse d'un contact, celle-ci est ajoutée à Autres contacts. L'ancienne adresse reste dans les autres contacts de cette personne jusqu'à ce qu'elle la supprime.
Google Groupes
L'adresse est mise à jour dans tous les groupes dont l'utilisateur fait partie. Elle inclut les groupes appartenant à un autre domaine ou à une autre console d'administration.
Compte de développeur Google Play
Si vous modifiez le domaine d'une adresse e-mail, le compte de développeur Google Play associé à l'ancien nom de compte utilisateur est orphelin.
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
Pour pouvoir continuer à accéder aux applications de l'ancien compte de développeur Google Play précédent, il doit :
- créer un compte de développeur Google Play avec la nouvelle adresse e-mail ;
- demander le transfert des applications de l'ancien compte.
Google Voice
Après la modification, le numéro Google Voice et l'historique des messages vocaux de l'utilisateur sont associés à la nouvelle adresse e-mail.
Applications Google Workspace Marketplace et App Engine
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
- Réinstaller toutes les applications Google Workspace Marketplace ou App Engine intégrant les normes OAuth ou OpenID pour pouvoir continuer à les utiliser.
Appareils mobiles, outils de synchronisation et connexions IMAP
Une fois l'adresse e-mail modifiée, vous pouvez continuer à accéder à Google Workspace tant que le client vous autorise à mettre à jour les informations de connexion associées au compte.
Voici les étapes suivantes que doit effectuer l'utilisateur :
- Si ce type de modification n'est pas autorisé sur le compte, l'utilisateur doit supprimer l'ancien compte et en créer un autre avec la nouvelle adresse e-mail.
- Pour les appareils Android disposant d'un profil professionnel, le profil professionnel et les applications gérées de l'utilisateur sont supprimés. L'utilisateur doit créer un profil professionnel avec sa nouvelle adresse e-mail et réinstaller les applications gérées. Pour en savoir plus, consultez Configurer un appareil existant dans Configurer un appareil Android à l'aide d'un compte Google Workspace ou Cloud Identity.
- Pour Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), les utilisateurs doivent créer un profil. Pour en savoir plus, consultez Recréer ou remplacer votre profil.
Vault
Après la mise à jour, vous devez recréer toutes vos règles de recherche ou de conservation basées sur des filtres de type "from:utilisateur@ancien_domaine" ou "to:utilisateur@ancien_domaine".
