Как настроить правила использования групп на уровне организации

Требуется включить Группы для бизнеса.

---

Администратор Групп может настроить для пользователей в организации разрешения на просмотр и создание групп, а также на вступление в них с помощью приложения "Google Группы". Например, можно разрешить создавать группы только администраторам, а пользователям предоставить право просмотра и публикации сообщений, или же разрешить пользователям и внешним клиентам создавать группы и управлять ими.

Вне зависимости от того, какой вариант вы выберете, адреса групп будут появляться как подсказки при наборе адреса в Gmail и Календаре.

Что могут настраивать администраторы

Описанные ниже параметры задают значения по умолчанию для всех пользователей в организации и доступные варианты для владельцев групп на сайте groups.google.com. В зависимости от выбранных параметров владельцы могут также задавать настройки на уровне групп.

Администраторы являются владельцами групп. Независимо от выбранных вами настроек, у вас, как у администратора Групп, будут права владельца для всех групп в организации, в том числе для созданных другими пользователями. Вы можете выполнять с группой те же действия, что и владелец группы.

Ссылки ведут к разделам ниже.

Правила на уровне организации	Варианты	По умолчанию
Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию	Доступ к группам имеют: Только сотрудники организации (частная группа) Любой пользователь в интернете (общедоступная группа)	Частная группа
Создание групп	Группы могут создавать: Только администраторы Сотрудники организации Любой пользователь в интернете (общедоступная группа)*	Все пользователи в организации могут создавать группы
Внешние участники	Владельцы групп: Могут предоставлять доступ внешним пользователям Не могут предоставлять доступ внешним пользователям	Отключено (не могут предоставлять доступ)
Получение электронных писем от внешних пользователей	Владельцы групп: Могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации Не могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации	Отключено (не могут разрешить получение)
Кто по умолчанию может просматривать обсуждения (разрешение по умолчанию, которое может изменить владелец группы)	По умолчанию обсуждения в группе могут просматривать: Только владельцы групп (в том числе администраторы) Владельцы и менеджеры Все участники группы Все сотрудники организации Любой пользователь в интернете (общедоступная группа)*	Все пользователи в организации
Скрытие групп от всех, кроме их участников	Владельцы групп: Могут скрывать группы в каталоге Не могут скрывать свои группы – к группам имеют доступ либо все сотрудники организации, либо все пользователи в интернете (в зависимости от заданного параметра "Кто имеет доступ к группам")	Оба параметра отключены (владельцы не могут скрывать группы)

*Варианты, связанные с предоставлением доступа всем пользователям в интернете, можно выбрать, только если такой доступ разрешен первым параметром в списке.

Шаг 1. Откройте настройки доступа

Сначала перейдите в раздел настроек доступа.

При использовании консоли администратора

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceГруппы для бизнеса.
3. Нажмите Настройки доступа.
4. Следуйте инструкциям ниже, чтобы применить настройки.

Шаг 2. Примените настройки

Далее задайте нужные параметры. Ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями для распространенных сценариев.

Развернуть раздел  |  Свернуть все и перейти к началу

Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию

Ниже перечислены параметры, позволяющие управлять доступом внешних пользователей к группам.

• Общедоступно в интернете. Любой пользователь в вашей организации и за ее пределами может просматривать список групп в каталоге. В зависимости от настроек группы пользователи могут:
  • просматривать ее страницу, включая историю (архив) обсуждений;
  • управлять подпиской на эту группу;
  • отправлять группе сообщения.
• Доступ ограничен. Доступ к группам организации в Google Группах есть только у сотрудников организации. Внешние пользователи могут получить доступ к группам только с помощью электронной почты.

Создание групп

Настройка	Описание
Только администраторы организации могут создавать группы	Все администраторы организации могут создавать группы.
Все пользователи в организации могут создавать группы	Пользователи в организации могут создавать группы.
Любой пользователь в интернете может создавать группы	Любой пользователь в интернете, включая сотрудников организации, может создавать группы. Эта настройка доступна в том случае, если группы сделаны общедоступными на уровне организации.

Могут ли внешние пользователи вступать в группы

Ниже перечислены параметры, позволяющие управлять взаимодействием внешних пользователей с группами.

• Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям. Владельцы групп смогут добавлять в свои группы участников не из домена организации.
• Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации. Владельцы групп смогут разрешить внешним пользователям отправлять письма в группы.

Выбор этих параметров не делает их значениями по умолчанию и не обязует владельцев предоставлять необходимые разрешения. Если вы не установите флажки, владельцы групп не смогут разрешить внешним пользователям доступ и обмен электронными письмами с группами.

Если эти параметры включены:

• Они влияют на то, какие настройки доступны владельцам групп на сайте groups.google.com.
• Это не меняет настройки по умолчанию на уровне групп и не обязует владельцев предоставлять необходимые разрешения.

Если оба параметра выключены:

• Владельцы групп не могут разрешать внешним пользователям становиться участниками групп и не могут разрешать получать письма от внешних пользователей.
• Администраторы по-прежнему смогут разрешать участие внешних пользователей и получение писем от них для отдельных групп в консоли администратора и через Groups Settings API.

Изменение этих настроек не влияет на уже существующих внешних участников групп и ранее отправленные сообщения от внешних пользователей.

Кто по умолчанию может просматривать обсуждения в группах

Вы можете задать разрешения по умолчанию для просмотра обсуждений в группах организации. От этой настройки зависят другие параметры по умолчанию, например "Кто может создавать записи" и "Кто может просматривать список участников". Владельцы и менеджеры могут изменить настройку по умолчанию для своих групп.

Эта настройка недоступна для групп, созданных в консоли администратора или с помощью консоли Google Cloud.

Настройка	Кто может просматривать обсуждения
Только владельцы	Только пользователи с ролью владельца.
Владельцы и менеджеры	Только пользователи с ролью владельца или менеджера.
Все участники группы	Все пользователи с ролью участника. Если вы ограничили доступ к группам организации, у внешних участников будет возможность просматривать обсуждения только с помощью электронной почты, если им предоставлено такое разрешение.
Все пользователи в организации	Все пользователи в организации, независимо от того, входят ли они в группу.
Все в интернете	Кто угодно, в том числе пользователи за пределами организации. Если доступ к группам организации будет ограничен: этот параметр автоматически отключится; если этот параметр был выбран, он изменится на Все пользователи в организации.

Скрытие групп от всех, кроме их участников

Группы организации станут доступны сотрудникам в каталоге Google Групп, который можно открыть с помощью панели запуска приложений или на странице groups.google.com. Вы можете разрешить владельцам групп скрывать их в каталоге групп организации. Если этот параметр включен, также можно указать, будут ли новые группы скрыты по умолчанию.

Скрытые группы не видны в разделе "Все группы" их участникам, владельцам, администраторам и другим пользователям. Но при этом:

• Группы всегда видны в разделе "Мои группы" их владельцам и участникам.
• Все группы организации видны администраторам групп в разделе "Группы" в консоли администратора.

Владельцы групп могут скрывать их в каталоге
Флажок установлен. Группа видна в разделе "Мои группы" только ее участникам. При этом также доступна настройка Скрывать новые группы в каталоге. Флажок снят. Группы видны в разделе "Все группы" всем сотрудникам организации. Если разрешить общий доступ к группам, они будут также видны в разделе "Все группы" всем пользователям в интернете.
Скрывать новые группы в каталоге
Этот параметр доступен, только если установлен флажок "Владельцы групп могут скрывать их в каталоге". Флажок установлен. Новые группы видны в разделе "Мои группы" только их участникам. Однако владельцы групп могут сделать их видимыми в разделе "Все группы" и для других пользователей. Это могут быть все сотрудники организации, а если вы включите общий доступ к группам, то и все пользователи в интернете. Флажок снят. Новые группы видны в разделе "Все группы" всем сотрудникам организации. Если вы разрешите общий доступ к группам, новые группы будут также видны в разделе "Все группы" всем пользователям в интернете. Однако владельцы могут настроить свои группы так, чтобы новые группы видели в разделе "Мои группы" только их участники.

Настройки для распространенных сценариев

Ниже описаны сценарии и комбинации настроек для них.

Развернуть раздел  |  Свернуть все и перейти к началу

Как ограничить доступ к группам в организации

Если нужно обеспечить максимальную конфиденциальность данных групп, используйте указанные ниже настройки.

Параметр	Настройка
Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию	Доступ ограничен
Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям	Флажок снят
Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации	Флажок снят
Владельцы групп могут скрывать их в каталоге	✔
Скрывать новые группы в каталоге	✔

Как разрешить внешним пользователям вступать в закрытые группы или отправлять туда электронные письма

В таблице ниже описаны различные варианты настройки доступа для внешних пользователей при условии, что вы ограничили доступ к группам организации.

Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям	Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации	Результат
✔	✔	Сотрудники организации и внешние пользователи могут вступить в группу и публиковать в ней сообщения. Внешние участники могут публиковать сообщения только по электронной почте.
✔		Вступить в группу могут и сотрудники организации, и внешние пользователи, но публиковать в ней сообщения могут только пользователи в организации. Пример. Внешние пользователи получают сообщения из тестовой группы, но отвечать на них они могут только по другим каналам, а не через группу.
	✔	Только сотрудники организации могут вступить в группу, а публиковать в ней сообщения могут как они, так и внешние пользователи. Внешние пользователи могут публиковать сообщения только по электронной почте и не могут просматривать сообщения из группы. Пример. Внешние пользователи публикуют сообщения в группе службы поддержки, но не имеют доступа к ее контенту.

Как предоставить общий доступ к группам

Вы можете разрешить доступ к группам организации внешним пользователям.

Примечание. Если внешний пользователь создаст в календаре приглашение, списка участников группы в нем не будет. Чтобы список присутствовал, нужно изменить настройки уровня доступа к группе.

Параметр	Настройка
Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию	Общедоступно в интернете
Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям	✔
Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации	✔

Изменение настроек

Изменение настроек доступа может привести к разным результатам в зависимости от заданного значения.

Доступ к группам

Изменение настройки Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию распространяется как на новые, так и на уже существующие группы. Если вы ограничите доступ, а в существующих группах будут внешние пользователи, эти участники:

• потеряют доступ к группам Google независимо от настроек отдельных групп;
• по-прежнему смогут отправлять электронные письма в группы, настроенные соответствующим образом, а также получать письма из таких групп.

Создание групп

Если вы поменяете значение параметра Создание групп и вместо любого пользователя в организации или в интернете разрешите создание групп только администраторам:

• созданные пользователями группы останутся активными;
• в них по-прежнему можно будет отправлять сообщения.

Другие настройки

Изменение других настроек применяется только к новым группам и не влияет на существующие.

Статьи по теме

• Как изменить настройки доступа для группы
• Как задать разрешения на управление участниками и содержимым
• Как создавать группы и управлять ими с помощью API