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In Google Voice puoi configurare un menu per inoltrare le chiamate alla giusta persona o reparto della tua organizzazione. Questo operatore automatico riproduce dei messaggi e consente ai chiamanti di scegliere delle opzioni.
Ad esempio, potresti impostare un menu di questo tipo: "Per ricevere assistenza, premi uno. Per l'ufficio vendite, premi due. Per parlare con un operatore, premi zero".
Passaggio 1: crea un operatore automatico
Nella finestra principale, crea un operatore automatico oppure scegline uno esistente da modificare.
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Applicazioni
Google Workspace
- Fai clic su Operatori automatici.
Nella Console di amministrazione viene visualizzato l'elenco degli operatori automatici della tua organizzazione. - Fai clic su Crea nella parte alta della pagina.
- Inserisci un nome per l'operatore automatico e, se vuoi, aggiungi una descrizione.
- Fai clic su Crea.
- Segui i passaggi riportati di seguito per configurare l'operatore automatico.
Passaggio 2: aggiungi i saluti
Nella sezione Saluto iniziale, inserisci i primi messaggi che vuoi far ascoltare ai chiamanti.
- In Messaggio di benvenuto, fai clic su Aggiungi un messaggio di benvenuto o Aggiungi un altro messaggio di benvenuto e scegli un'opzione:
- Utilizza sintesi vocale (TTS): inserisci un messaggio di benvenuto e fai clic su Predefinito per scegliere la lingua, il tipo di voce e la velocità di riproduzione. Fai clic su OK.
- Carica il tuo audio: carica un messaggio registrato, seleziona la lingua e, se necessario, modifica il testo registrato. Fai clic su Salva.
- (Facoltativo) Per inserire un annuncio che non può essere saltato, fai clic su Aggiungi un annuncio speciale e scegli un'opzione.
Ad esempio, potresti aggiungere: "Al momento i nostri operatori sono tutti occupati". - Fai clic su Fine.
Passaggio 3: configura la gestione delle chiamate
Nella sezione Gestione chiamate, scegli le azioni che l'operatore automatico deve eseguire dopo che i chiamanti hanno ascoltato i saluti.
Prompt del menu Riproduci
Crea opzioni di menu che possono essere selezionate dai chiamanti.
- Nel campo Aggiungi un messaggio introduttivo facoltativo, inserisci un messaggio che spiega il menu e le relative opzioni.
Ad esempio, "Ascolta attentamente e scegli una di queste opzioni di menu".
- (Facoltativo) Per utilizzare una lingua diversa dall'inglese americano, fai clic su en-US e scegli una lingua dall'elenco.
- Nel campo Aggiungi un messaggio per il tasto n, inserisci un messaggio che spieghi ai chiamanti a cosa serve l'opzione.
Ad esempio: "Per l'assistenza tecnica, premi uno".
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(Facoltativo) Per cambiare il numero e il tasto del prompt, fai clic sulla Freccia giù
e scegli un tasto disponibile.
- Accanto a Seleziona un'azione, fai clic sulla Freccia giù
| Vai a un sottomenu | Indirizza i chiamanti a un altro menu. Devi anche configurare il sottomenu. |
| Ripeti il menu | Riproduci di nuovo il messaggio introduttivo. |
| Riproduci un messaggio | Riproduci un messaggio che inserisci. Devi anche specificare l'azione successiva:
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| Invia a segreteria |
Riproduci un messaggio inserito da te e poi inoltra la chiamata alla segreteria. Puoi inserire fino a 10 indirizzi email a cui inviare il messaggio vocale. |
| Trasferisci il chiamante |
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- (Facoltativo) Per aggiungere altre opzioni di menu, fai clic su Aggiungi opzione.
- (Facoltativo) Per cambiare l'ordine delle opzioni di menu, accanto a un tasto, seleziona Sposta
e trascinalo verso l'alto o verso il basso all'interno nell'elenco.
- Al termine, fai clic su Fine.
Trasferisci chiamante
Configura la destinazione del trasferimento dei chiamanti.
- Nel campo Annuncio facoltativo, inserisci un messaggio da riprodurre per i chiamanti prima che vengano trasferiti.
Ad esempio "Si prega di attendere. Stiamo trasferendo la chiamata al nostro reparto vendite".
- (Facoltativo) Per utilizzare una lingua diversa dall'inglese americano, fai clic su en-US e seleziona una lingua dall'elenco.
- Nel campo Tipo di trasferimento, fai clic sulla freccia giù
- Utente: inserisci l'indirizzo email della persona all'interno dell'organizzazione a cui andranno trasferiti i chiamanti. Se scegli un utente che non ha un numero di telefono, viene visualizzato un messaggio di errore.
- Operatore automatico: fai clic sulla freccia giù
- Numero di telefono: inserisci il numero di telefono a cui trasferire i chiamanti. Per utilizzare un numero di telefono che non è negli Stati Uniti, fai clic sulla freccia giù
Invia a segreteria
Configura la segreteria per i chiamanti.
Riproduci un messaggio inserito da te e poi inoltra la chiamata alla segreteria. Puoi inserire fino a 10 indirizzi email a cui inviare il messaggio vocale.
Disconnetti chiamante
L'operatore automatico disconnette i chiamanti dopo che hanno ascoltato i saluti.
Passaggio 4: personalizza l'orario di lavoro
Per le chiamate al di fuori dell'orario di lavoro, l'operatore automatico può riprodurre un annuncio alternativo e gestire le chiamate in modo diverso. Puoi anche specificare le opzioni per le festività.
Impostare l'orario di apertura
- A sinistra, fai clic su Modifica orario di apertura.
- Per Orario di apertura, scegli l'orario di lavoro della tua organizzazione:
- 24 ore al giorno: (impostazione predefinita) l'operatore automatico utilizza sempre le opzioni standard che hai configurato. Le opzioni relative a "dopo la chiusura" non vengono utilizzate.
- Orari personalizzati: scegli l'orario di lavoro della tua organizzazione. Per le chiamate ricevute al di fuori di questi orari vengono utilizzate le opzioni relative a "dopo la chiusura".
- Quando hai terminato di impostare gli orari, fai clic su Fine.
Impostare le chiusure per festività
- Nel campo Chiusure per festività, fai clic su Aggiungi
e scegli il giorno in cui i chiamanti sentiranno il messaggio che viene riprodotto al di fuori dell'orario di lavoro.
- (Facoltativo) Ripeti l'azione precedente per aggiungere altre date.
- Al termine, fai clic su Fine.
Impostare l'azione da eseguire al di fuori dell'orario di apertura
- Nel campo Azione dopo la chiusura, inserisci l'annuncio che i chiamanti sentono quando telefonano al di fuori dell'orario di lavoro o durante le chiusure per festività.
Ad esempio "Siamo aperti dalle 9:00 alle 17:00. Si prega di richiamare".
- (Facoltativo) Per utilizzare una lingua diversa dall'inglese americano, fai clic su en-US e scegli una lingua dall'elenco.
- (Facoltativo) Per aggiungere un altro annuncio in una lingua diversa, fai clic su Aggiungi
- Accanto a Seleziona un'azione, fai clic sulla Freccia giù
| Disconnetti il chiamante | L'operatore automatico disconnette i chiamanti dopo che hanno ascoltato l'annuncio. |
| Invia a segreteria |
Riproduci un messaggio inserito da te e poi inoltra la chiamata alla segreteria. Puoi inserire fino a 10 indirizzi email a cui inviare il messaggio vocale. |
| Trasferisci il chiamante |
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Al termine, fai clic su Fine.
Passaggio 5: prova l'operatore automatico
Dopo aver creato o modificato un operatore automatico, puoi visualizzare in anteprima le modifiche prima di renderlo attivo.
- In basso a destra, fai clic su Anteprima.
- Al prompt, fai clic su Chiama.
Google Voice si apre in una nuova scheda del browser. Nel riquadro a destra, puoi vedere e ascoltare un esempio di chiamata al numero di operatore automatico che hai configurato. Questo riquadro viene visualizzato per un minuto.
- Scegli un'opzione:
- Per testare l'operatore automatico, fai clic su Componi
e scegli le opzioni.
- Per cambiare l'operatore automatico, torna ai passaggi precedenti.
- Per testare l'operatore automatico, fai clic su Componi
Passaggio 6: pubblica l'operatore automatico
Dopo aver testato l'operatore automatico, pubblicalo per sostituire la versione precedente.
- In basso a destra, fai clic su Pubblica.
- Se viene visualizzato un messaggio relativo a errori o informazioni mancanti nella configurazione:
- Fai clic su Chiudi.
- Correggi gli errori.
- Pubblica di nuovo l'operatore automatico.
- Alla conferma, fai clic su Pubblica.
Passaggio 7: assegna i numeri di telefono
Nota: per raggiungere l'operatore automatico, devi assegnargli un numero di Voice che non sia già associato a un utente.
- A sinistra, sotto Numeri di telefono, fai clic su Assegna un numero e scegli un'opzione:
- Assegna un nuovo numero: per creare un numero
- Rileva un numero: per riutilizzare uno dei numeri dell'operatore automatico
- Riassegna un numero esistente: vai a Riassegnare un numero di Voice
- Nel campo Paese/Regione, fai clic sulla Freccia giù
Se scegli una sede che non fa parte delle tue sedi di Voice, viene generato un messaggio di errore. Per i dettagli, vedi Aggiungere sedi per Voice.
- Nel campo Indirizzo di emergenza, inserisci l'indirizzo relativo alla tua organizzazione.
Viene visualizzato un numero di Voice disponibile.
- (Facoltativo) Per trovare un numero diverso, fai clic su Cambia
- Fai clic su Assegna.
Man mano che inserisci le informazioni, il sistema salva le modifiche.
