Introducción
Google Workspace Studio es una plataforma en línea que te permite automatizar tus tareas rutinarias diarias en los servicios de Google Workspace con la ayuda de Gemini, sin necesidad de programación. En Workspace Studio, estas tareas automatizadas se denominan flujos.
Nota: Se requiere una edición de Workspace compatible. Obtén más información sobre el acceso a Workspace Studio.
Antes de comenzar
Workspace Studio se puede usar como una aplicación web con navegación enfocada solo en el teclado. También proporciona una estructura web para optimizar la navegación y el contexto del lector de pantalla. En los temas que se incluyen a continuación, se proporcionan los pasos para usar solo el teclado, pero también se ofrecen sugerencias para navegar por la Web de manera más eficiente. Sigue estas instrucciones específicas del lector de pantalla para activar el “modo de navegación de enfoque” (el modo inverso es el “modo de navegación web”):
ChromeVox
Asegúrate de que el modo permanente esté desactivado. Para desactivarlo, presiona la tecla de búsqueda dos veces hasta que escuches “Modo permanente inhabilitado”.
JAWS
Para editar contenido, asegúrate de que el cursor de PC virtual de JAWS esté desactivado. Para desactivarlo, presiona JAWS + Z hasta que escuches “Use virtual PC cursor off”.
Según la configuración del modo de Formularios, es posible que debas hacerlo más de una vez.
NVDA
En general, el modo de enfoque ofrece una mejor experiencia para editar contenido que el modo de navegación. Para alternar entre los modos de enfoque y de navegación: Presiona NVDA + barra espaciadora.
VoiceOver
- Asegúrate de que Quick Nav esté desactivado: Presiona las teclas de flecha hacia la izquierda y hacia la derecha al mismo tiempo hasta que escuches “Quick Nav off”.
- Si VoiceOver no se enfoca automáticamente en la parte correcta de la página (por ejemplo, si aparece una ventana de diálogo): Presiona escape para llevar el foco nuevamente al área de edición.
- Para volver al área de edición: Presiona VoiceOver + Mayúsculas + flecha hacia abajo.
Navega por la IU
En esta sección, se describe la IU en studio.workspace.google.com. Si la siguiente descripción no coincide con lo que ves, es probable que no tengas acceso a Workspace Studio.
Para explorar la IU, puedes usar los comandos de navegación web del lector de pantalla o confiar en los comentarios de la navegación con el enfoque del teclado. Ambos se describen a continuación.
Nota: El título de la página principal es “Descubre: Google Workspace Studio”.
Cómo usar la navegación del lector de pantalla
Comenzando desde la parte superior con el “modo de navegación web” del lector de pantalla, deberías encontrar lo siguiente:
- Encabezado, Punto de referencia del banner,
- Vínculo: “Workspace Studio”
- Botón “Enviar comentarios”
- Botón “Ayuda”
- Botón contraído “Apps de Google”
- Botón contraído “Cuenta de Google: <nombre>”
- Botón “Flujo nuevo”
- Barra de menú vertical de la referencia de navegación “Navegación izquierda de flujos”
- Elemento de menú “Descubre”
- Elemento de menú “Mis flujos”
- Encabezado “Automatiza tu trabajo con Gemini”
- Encabezado “Optimiza y administra tareas en Workspace”
- Edita el “campo de entrada de instrucciones”. Edita el campo de varias líneas de solo lectura “Describe una tarea para Gemini”.
- Botón Crear
- 1 ejemplo como el siguiente:
- Texto estático “Optimiza mi seguimiento”
- Texto estático “Envíame resúmenes y elementos de acción después de las reuniones”
- Texto estático: “Comienza después de tus reuniones. Pídele a Gemini que resuma la reunión y los elementos de acción. Obtén los resúmenes en Chat”
- Gráfico “Calendario”
- Gráfico “Gemini”
- Gráfico “Gemini”
- Gráfico “Chat”
- Texto estático “+1”
- Botón “Activar flujo de trabajo”
- Otro ejemplo:
- Texto estático “Revisar pronto”
- Botón “Más detalles sobre este flujo de trabajo”
- Otro ejemplo:
- Texto estático “Prepárate”
- Botón “Más detalles sobre este flujo de trabajo”
- Barra de herramientas (para filtrar los ejemplos restantes)
- Botón de activación sin presionar “Potenciadores de correo electrónico”
- Botón de activación sin presionar “Reuniones más eficaces”
- Botón de activación sin presionar “Tareas y elementos de acción”
- Encabezados como “Potenciadores de correo electrónico”, “Reuniones más eficaces”, “Tareas y elementos de acción”, y otros ejemplos
Cómo usar la navegación con el teclado
Con el “modo de navegación por enfoque” del lector de pantalla, deberías encontrar lo siguiente:
Desde la parte superior de la página, presiona Tab hasta llegar a:
- Vínculo: “Workspace Studio”
- Botón “Enviar comentarios”
- Botón “Ayuda”
- Botón contraído “Apps de Google”
- Botón contraído “Cuenta de Google: <nombre>”
El enfoque inicial está en el botón “Flujo nuevo”.
- Presiona Tab para ir a “Navegación izquierda de flujos”, barra de menú de referencia de navegación (vertical)
- Elemento del menú de la página actual “Descubre” (Activar vuelve al enfoque inicial)
- Flecha hacia abajo hasta el elemento de menú “Mis flujos”
- La tecla Tab abre un diálogo:
- Enfoque inicial en el campo de edición “campo de entrada de instrucciones”
- Si se escribe algo, el enfoque se mueve a lo siguiente:
- Botón Crear (según la entrada)
- Ejemplos de instrucciones:
- Botón Establecer un recordatorio
- Botón Administrar solicitudes
- Botón Ponme al día con lo de ayer
- Botón Etiquetar correos electrónicos
- Diálogo Presiona Esc para cerrar
- El enfoque vuelve al botón “Activar flujo de trabajo” de la página principal
- Presiona Tab para ir al botón “Más detalles sobre este flujo de trabajo”
- Presiona Tab para ir al botón “Más detalles sobre este flujo de trabajo”
- Presiona Tab para ir a la barra de herramientas, botón de activación “Potenciadores de correo electrónico” sin presionar
- Flecha hacia la derecha en el botón de activación “Mejores reuniones” sin presionar
- Botón de activación de flecha hacia la derecha para “Tareas y elementos de acción” sin presionar
- Presiona Tab para ir a lo siguiente (primer ejemplo): Mantente al tanto de los correos electrónicos Obtén un resumen diario de los correos electrónicos no leídos Gráfico general Gráfico de Gemini Botón de chat
- Presiona Tab para ver más ejemplos…
Crea un flujo
Componentes básicos de flujo
En Workspace Studio, puedes automatizar tus tareas rutinarias diarias en los servicios de Google Workspace creando flujos. Los flujos se inician según un evento o un programa, y luego realizan un conjunto de acciones automáticamente. Un flujo tiene 3 partes principales:
- Activador: Es el evento o programa que inicia tu flujo. Por ejemplo, cuando recibes un mensaje de correo electrónico de personas específicas o todos los lunes a las 9 a.m.
- Pasos: Son las acciones que realiza el flujo después de que se inicia. La mayoría de los flujos tienen varios pasos. Por ejemplo, pídele a Gemini que extraiga elementos de acción, cree un borrador de una respuesta o agregue contenido a un documento.
- Variables: Cada paso tiene variables, que son marcadores de posición dinámicos para la información que puedes usar en pasos posteriores. Por ejemplo, la respuesta de Gemini a tu instrucción, el remitente del mensaje que inició el flujo, una respuesta de formulario y mucho más. Obtén más información sobre las variables en el Centro de ayuda de Workspace Studio.
Crea un flujo con IA
Puedes usar la IA para generar un flujo en Workspace Studio. Solo ingresa lo que quieres que haga el flujo y cuándo quieres que lo haga. Gemini prepara el activador y los pasos correctos, y redacta el contenido. Luego, puedes editarlo antes de activarlo.
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Presiona la tecla Tab varias veces hasta llegar al cuadro de texto “campo de entrada de instrucciones” y, luego, ingresa una descripción detallada de lo que quieres que haga el flujo.
- Ejemplo correcto: “Notifícame en Google Chat cada vez que reciba un correo electrónico de persona@example.com”.
- Ejemplo incorrecto: “Administra los correos electrónicos de persona@example.com”.
- Opcional: Presiona el botón Crear para pasar a los botones que te permiten comenzar con un ejemplo de instrucción.
- Presiona Tab para llegar al botón Crear y, luego, presiona Intro.
- Gemini genera los pasos de tu flujo.
- Revisa cada paso para asegurarte de que sea correcto.
- Puedes editar, reordenar, borrar o agregar pasos nuevos.
- Gemini genera los pasos de tu flujo.
- Si uno de los pasos necesita información de uno anterior, como el asunto de un correo electrónico, agrega una variable. Obtén información para usar variables y pasar datos en tu flujo.
- Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funcione correctamente, activa el botón “Ejecutar prueba” y, luego, haz clic en Iniciar.
- De esta manera, se ejecuta el flujo de inmediato para que puedas verificar el resultado.
- Cuando finalice, recibirás el mensaje “Se completó la ejecución”.
- Después de completar los cambios, presiona el botón “Activar” que se encuentra en el centro de la página.
Empezar con una plantilla
Una plantilla es un flujo ya creado para una tarea común. La mayoría requiere que ingreses información para obtener los detalles correctos. Puedes agregar o quitar pasos según tus necesidades. Para obtener una lista completa de todos los activadores y pasos disponibles, consulta la Guía de activadores y pasos en Workspace Studio.
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Como las plantillas se encuentran cerca de la parte inferior de la página, presiona Mayúsculas + Tab muchas veces hasta que el enfoque se mueva a la plantilla que deseas.
- Nota: Usa la navegación “próximo encabezado” del lector de pantalla hasta que llegues a una categoría de plantillas que te interese.
- Usa el botón de navegación “Siguiente” del lector de pantalla para llegar a una plantilla que te interese.
- Usa la navegación “elemento siguiente” del lector de pantalla para acceder a las plantillas disponibles.
- Presiona Intro en la plantilla que quieras usar.
- El editor de flujos se abre con todos los pasos ya creados para ti.
- El enfoque del teclado se mueve al primer criterio del paso 1.
- Presiona Tab para ver otras opciones sobre cuándo iniciar el flujo.
- Presiona Mayúsculas + Tab varias veces hasta llegar al paso 2 y, luego, presiona Intro para editar esas opciones.
- A menudo, debes elegir una carpeta o un documento específicos, o bien agregar información del activador a través de una variable. Obtén información para usar variables y pasar datos en tu flujo.
- Si ves un paso que incluye el mensaje “Revisa este paso para ver si hay problemas”, significa que falta información obligatoria. Para completar los detalles faltantes, abre el paso.
- Si la plantilla tiene pasos adicionales, presiona Mayúsculas + Tab hasta llegar al siguiente paso y, luego, presiona Intro.
- Sugerencia: Usa el comando “encabezado anterior” del lector de pantalla para navegar más rápido al encabezado “Activador” (Paso 1) o “Acciones”.
- Para personalizar aún más el flujo, puedes agregar, borrar o reordenar los pasos.
- Para agregar un paso, activa el botón “Agregar paso” que se encuentra antes de los botones “Abrir el panel de ejecución de pruebas” y “Activar”.
- Para borrar un paso, haz lo siguiente:
- Activa el botón “Administrar paso” después del paso que quieras borrar.
- En el menú que se abre, activa la opción “Borrar paso”.
- Para reordenar un paso, sigue estas indicaciones:
- Activa el botón “Administrar paso” después del paso que quieras borrar.
- En el menú que se abre, activa la opción “Mover paso hacia arriba” o “Mover paso hacia abajo”.
- Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funcione correctamente, haz lo siguiente:
- Activa el botón “Abrir el panel de prueba”.
- Presiona Tab para ir al botón Inicio y, luego, presiona Intro.
- Cuando termines, presiona Tab para ir al botón Cerrar y, luego, presiona Intro.
- De esta manera, se ejecuta el flujo de inmediato para que puedas verificar el resultado.
- Si todo funciona bien, recibirás el mensaje “Se completó la ejecución”.
- Después de completar los cambios, presiona el botón “Activar” que se encuentra en el centro de la página.
Cómo crear un flujo personalizado de forma manual
Para crear un flujo desde cero, puedes seleccionar tus propios pasos y activador.
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Como el enfoque del teclado debería estar en el botón “Nuevo flujo”, presiona Intro.
- El enfoque del teclado se mueve a la primera de las muchas formas en que se puede iniciar un flujo.
- Presiona Tab hasta el método de inicio de tu nuevo flujo y, luego, presiona Intro.
- El enfoque se mueve a la sección en la que agregas opciones de inicio adicionales, como la hora, el remitente de un correo electrónico o cualquier otra condición de inicio. Presiona Tab para editar cada opción.
- Después de hacer las selecciones iniciales, presiona Mayúsculas + Tab varias veces para ir al botón “Elige un paso” y, luego, presiona Intro.
- Sugerencia: En lugar de Mayúsculas + Tab, usa la navegación por encabezados del lector de pantalla para encontrar el encabezado “Acciones”. Luego, “Elige un paso” debería ser el siguiente elemento.
- El enfoque se mueve a la sección en la que eliges la primera tarea que realizará el flujo. Presiona Tab para desplazarte entre las opciones.
- Opcional: Para agregar tareas adicionales, presiona Mayúsculas + Tab varias veces hasta llegar al botón “Agregar paso” y, luego, presiona Intro.
- Para editar el nombre del flujo, navega al campo de edición en la parte superior de la página llamado “Editar título”.
- Después de completar los cambios, presiona el botón “Activar” que se encuentra en el centro de la página.
Obtén más información en el Centro de ayuda de Studio
Cómo compartir un flujo
Compartir un flujo es un poco diferente a compartir un archivo en Google Drive. En lugar de configurar permisos de acceso para usuarios y grupos, creas un vínculo y lo compartes con otras personas.
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Presiona la pestaña “Descubre”.
- Presiona la flecha hacia abajo hasta la opción de menú “Mis flujos” y, luego, presiona Intro.
- Presiona Tab hasta el flujo que quieras compartir y, luego, presiona Intro.
- Presiona Mayúsculas + Tab varias veces hasta llegar al botón “Obtener vínculo para permitir que otros copien” y, luego, presiona Intro.
- En el diálogo “Compartir una copia”, haz lo siguiente:
- Usa la tecla de tabulador para ir al menú “Compartir estado”.
- Presiona la flecha hacia abajo para expandir el menú y selecciona tu organización.
- Presiona Intro.
- Presiona Tab hasta el botón “Copiar vínculo” y, luego, presiona Intro para copiarlo en el portapapeles.
- Comparte la URL del portapapeles en un mensaje de Google Chat o Gmail.
Cuando otras personas hagan clic en el vínculo, se creará una copia de la versión actual de tu flujo y de todo su contenido. Solo verán el contenido de Workspace al que puedan acceder. Compartir tu flujo no les otorga permisos de acceso.
Sugerencias:
- Una vez que se habilita el uso compartido, el vínculo para permitir que otros copien un flujo es el mismo que la URL del flujo en Workspace Studio.
- Para dejar de compartir un flujo, cambia la opción del menú “Estado de uso compartido” a “Privado” en el diálogo “Compartir una copia”.
Cómo editar un flujo
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Presiona Tab para ir a la opción de menú “Descubrir”.
- Presiona la flecha hacia abajo hasta la opción de menú “Mis flujos” y, luego, presiona Intro.
- Presiona Tab hasta el flujo que quieras editar y, luego, presiona Intro.
- El enfoque del teclado se mueve a la parte superior de las opciones en el Activador (paso 1).
- Si es necesario, edita las condiciones de inicio.
- Presiona Mayúsculas + Tab varias veces hasta que llegues a otros pasos y, luego, presiona Intro para editar las opciones del paso.
- Para borrar un paso, haz lo siguiente:
- Presiona Tab desde el paso hasta el botón “Administrar paso” y, luego, presiona Intro.
- Elige la opción del menú “Borrar”.
- Para agregar un paso, activa el botón “Agregar paso” entre los pasos y las opciones de pasos.
- Para mover un paso, haz lo siguiente:
- Presiona Tab desde el paso hasta el botón “Administrar paso” y, luego, presiona Intro.
- Elige la opción de menú “Mover hacia arriba” o “Mover hacia abajo”.
- Repite el proceso para volver a moverte.
- Si el flujo está activado, presiona Tab para acceder al botón “Guardar cambios” y, luego, Intro.
- Si cierras el flujo sin hacer clic en Guardar cambios, se guardarán las actualizaciones, pero no se aplicarán al flujo.
- Si el flujo está desactivado, los cambios se guardarán automáticamente.
- Para editar el nombre del flujo, navega al campo de edición en la parte superior de la página llamado “Editar título”.
- Sugerencia: Navega con la navegación de “campo de edición” de la página web del lector de pantalla o presiona Mayúsculas + Tab varias veces.
Revisa qué flujos se ejecutaron
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Presiona Tab para ir a la opción de menú “Descubrir”.
- Presiona la flecha hacia abajo hasta la opción de menú “Mis flujos” y, luego, presiona Intro.
- Para obtener la actividad de todos tus flujos, haz lo siguiente:
- Presiona la pestaña “Mis flujos”.
- Presiona la flecha hacia la derecha para ir a la pestaña “Actividad” y, luego, presiona Intro.
- Cada ejecución se muestra o se oculta con un botón de activación expandido o contraído.
- Sugerencias:
- Presiona la tecla Tab hasta el botón del menú Filtro para elegir “Completado”, “En curso” o “Flows with issues”.
- Usa los comandos de navegación web del lector de pantalla para revisar la actividad expandida.
- Para obtener la actividad de un flujo, sigue estos pasos:
- Presiona la tecla Tab hasta el flujo y, luego, hasta el siguiente botón de menú “Administrar flujo”.
- Presiona Intro y, luego, la flecha hacia abajo hasta la opción de menú “Actividad”.
- O bien, cuando edites un flujo abierto, haz lo siguiente:
- Presiona Mayúsculas + Tab varias veces (antes de los pasos) para ir al botón “Actividad”.
- Sugerencia: Usa la navegación web del lector de pantalla hasta el encabezado “Activador” y, luego, el botón “Actividad” anterior.
Si un flujo tiene problemas, obtén información para solucionarlos.
Cómo administrar flujos
Puedes copiar, activar, desactivar o borrar un flujo. Cuando desactivas un flujo, se detiene de inmediato, incluidas las ejecuciones en curso. Cuando borras un flujo, se detiene de inmediato y no se puede recuperar. Para administrar un flujo, sigue estos pasos:
- En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com.
- Presiona Tab para ir a la opción de menú “Descubrir”.
- Presiona la flecha hacia abajo hasta la opción de menú “Mis flujos” y, luego, presiona Intro.
- Presiona Tab para ir al botón del menú “Administrar flujo” siguiendo el flujo que quieres administrar y, luego, presiona Intro para expandirlo.
- Elige la opción del menú “Hacer una copia”, “Activar”, “Desactivar” o “Borrar”.