Crea un flusso partendo da zero

Per creare un'automazione completamente personalizzata, puoi creare un flusso partendo da zero:

Sul computer, vai su https://studio.workspace.google.com e fai clic su Nuovo flusso.
Fai clic su Iniziale per scegliere l'evento o la pianificazione che avvierà il flusso.
Fai clic su Scegli un passaggio e seleziona l'attività che il flusso eseguirà.
Nella parte superiore della pagina, fai clic sulla matita per assegnare un nome al flusso.
(Facoltativo) Prima di attivare il flusso, per assicurarti che funzioni correttamente, fai clic su Test Avvia.
- In questo modo il flusso viene eseguito immediatamente, così puoi verificare l'output.
- Se tutto funziona correttamente, viene visualizzato il messaggio "Esecuzione completata".
Dopo aver completato le modifiche, fai clic su Attiva.

Ogni flusso è composto da due parti principali:

Comando iniziale: questo è l'evento che avvia il flusso. Un comando iniziale può essere una pianificazione, ad esempio "ogni venerdì alle 17:00", oppure un evento, ad esempio la ricezione di una nuova email con un allegato. Ogni flusso ha un solo comando iniziale.
Passaggi: le attività che il flusso esegue dopo l'avvio. Puoi aggiungere più passaggi a un flusso. Un passaggio potrebbe essere:
- "Prepara la bozza di una risposta."
- "Inviami una notifica in Chat."

Suggerimento: le variabili sono segnaposto per le informazioni del comando iniziale o dei passaggi precedenti. Consentono di creare flussi dinamici ed efficaci.

Ad esempio, puoi utilizzare una variabile per inserire l'oggetto di un'email del comando iniziale in un passaggio del messaggio di Google Chat. Scopri come utilizzare le variabili per inserire i dati nel flusso.

Crea il flusso partendo da zero con un esempio

In questo esempio, creerai un flusso partendo da zero per generare automaticamente una bozza di risposta in Gmail ogni volta che ricevi un'email contenente la parola "Fattura".

Passaggio 1: scegli il comando iniziale

Sul computer, vai a studio.workspace.google.com fai clic su Nuovo flusso .
Fai clic su Scegli un comando iniziale Quando ricevo un'email. Indica al flusso quando iniziare.
A destra del riquadro di configurazione, nella sezione "Quali messaggi controllare", seleziona Email specifiche.
Trova il campo "Contiene le parole".
Inserisci: Fattura
- In questo modo, il flusso viene eseguito solo quando un'email contiene la parola "Fattura" nell'oggetto o nel corpo.

Per un elenco completo di tutti i comandi iniziali e i passaggi disponibili, consulta la Guida ai comandi iniziali e ai passaggi in Workspace Studio.

Passaggio 2: aggiungi un passaggio

Sotto il comando iniziale, fai clic su Scegli un passaggio.
Nella categoria "Gmail", seleziona Prepara la bozza di una risposta.

Passaggio 3: utilizza le variabili per creare un messaggio dinamico

Nel passaggio "Prepara la bozza di una risposta", fai clic all'interno del campo Messaggio.
Inserisci: Ciao,
Premi Invio per una nuova riga e digita: Ho ricevuto la fattura relativa a:
Fai clic su Variabili + Passaggio 1: Quando ricevo un'email Oggetto email.
Premi Invio.
Digita: La controllerò e ti farò sapere.
- Your message should look like this:
  
  Hello,
  
  I received the invoice regarding: [Email subject]
  
  I will review it and get back to you.
Quando il flusso viene eseguito, i chip delle variabili vengono sostituiti automaticamente con i dettagli effettivi dell'email. Scopri di più sull'utilizzo delle variabili.

Passaggio 4: assegna un nome, testa e attiva il flusso

Nella parte superiore della pagina, fai clic sulla matita per assegnare un nome al flusso.
In basso, fai clic su Esecuzione del test.
- Si apre una nuova finestra che ti consente di selezionare un'email recente nella casella di posta in arrivo che corrisponde alle condizioni del comando iniziale per testare il flusso.
Nel campo "Email ricevuta", inserisci: Fattura
- In questo modo vengono trovate le email recenti che corrispondono alle condizioni iniziali.
Seleziona un'email.
Fai clic su Avvia.
- Se tutto funziona correttamente, viene visualizzato il messaggio "Esecuzione completata" e dovresti trovare una nuova bozza di email nella cartella Bozze di Gmail.
Al termine, fai clic su Attiva.