Flows von Grund auf erstellen

Um eine vollständig benutzerdefinierte Automatisierung zu erhalten, können Sie einen Flow von Grund auf selbst erstellen:

1. Rufen Sie auf Ihrem Computer https://studio.workspace.google.com auf und klicken Sie auf Neuer Flow .
2. Klicken Sie auf Auslöser, um auszuwählen, welches Ereignis oder welcher Zeitplan den Flow starten soll.
3. Klicken Sie auf Schritt auswählen und wählen Sie die Aufgabe aus, die vom Flow ausgeführt werden soll.
4. Klicken Sie oben auf der Seite auf das Stiftsymbol , um einen Namen für den Flow einzugeben.
5. Optional: Wenn Sie vor dem Aktivieren des Flows prüfen möchten, ob er richtig funktioniert, klicken Sie auf Testlauf durchführen Starten.
   • Dadurch wird der Flow sofort ausgeführt und Sie können die Ausgabe überprüfen.
   • Wenn alles funktioniert, wird die Meldung „Ausführung abgeschlossen“ angezeigt.
6. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Aktivieren.

Jeder Flow besteht aus zwei Hauptteilen:

1. Auslöser:
   • Das Ereignis, durch das der Flow gestartet wird. Ein Auslöser kann ein Zeitplan sein, zum Beispiel „jeden Freitag um 17:00 Uhr“, oder ein Ereignis wie das Empfangen einer neuen E-Mail mit einem Anhang.
   • Jeder Flow hat nur einen Auslöser.

2. Schritt:

   • Die Aufgabe, die Ihr Flow nach dem Start ausführt. Ein Schritt kann eine Aktion wie „Antwort entwerfen“ oder eine Benachrichtigung wie „Mich in Google Chat benachrichtigen“ sein.

   • Sie können einem Flow mehrere Schritte hinzufügen.

Hinweis: Variablen sind Platzhalter für Informationen aus Ihrem Auslöser oder aus vorherigen Schritten. Damit lassen sich dynamische und leistungsstarke Flows erstellen.

• Sie können beispielsweise eine Variable verwenden, um die Betreffzeile einer E-Mail aus Ihrem Auslöser in einen Schritt für eine Google Chat-Nachricht einzufügen. Informationen zum Übergeben von Daten an Flows mithilfe von Variablen

Beispiel für das Erstellen eines Flows von Grund auf

In diesem Beispiel erstellen Sie einen Flow von Grund auf, der automatisch einen Antwortentwurf in Gmail erstellt, wenn Sie eine E-Mail mit dem Wort „Rechnung“ erhalten.

Schritt 1: Auslöser auswählen

1. Rufen Sie auf dem Computer studio.workspace.google.com auf klicken Sie auf Neuer Flow .
2. Klicken Sie auf Auslöser auswählen Bei Empfang einer E-Mail. Damit wird festgelegt, wann der Flow beginnen soll.
3. Wählen Sie rechts im Konfigurationsbereich unter „Welche Nachrichten sollen geprüft werden?“ die Option Bestimmte E-Mails aus.
4. Suchen Sie das Feld „Enthält die Wörter“.
5. Geben Sie Folgendes ein: Rechnung
   • Dadurch wird der Flow nur ausgeführt, wenn eine E-Mail das Wort „Rechnung“ im Betreff oder Text enthält.

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Auslöser und Schritte finden Sie im Leitfaden zu Auslösern und Schritten in Workspace Studio.

Schritt 2: Schritt hinzufügen

1. Klicken Sie unter dem Auslöser auf Schritt auswählen.
2. Wählen Sie in der Kategorie „Gmail“ die Option Antwort entwerfen aus.

Schritt 3: Mit Variablen eine dynamische Nachricht erstellen

1. Klicken Sie im Schritt „Antwort entwerfen“ in das Feld „Nachricht“.
2. Geben Sie Folgendes ein: Hallo,
3. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile zu beginnen, und geben Sie Folgendes ein: ich habe die Rechnung erhalten bezüglich:
4. Klicken Sie auf Variablen +  Schritt 1: Bei Empfang einer E-Mail  E-Mail-Betreff.
5. Drücken Sie die Eingabetaste.
6. Geben Sie Folgendes ein: Ich werde sie prüfen und mich mit Ihnen in Verbindung setzen.

   • Your message should look like this:

     Hello,

     I received the invoice regarding: [Email subject]

     I will review it and get back to you.
      

7. Bei der Ausführung des Flows werden die Variablen-Chips automatisch durch die tatsächlichen Details aus der E-Mail ersetzt. Weitere Informationen zur Verwendung von Variablen

Schritt 4: Flow benennen, testen und aktivieren

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf das Stiftsymbol , um einen Namen für den Flow einzugeben.
2. Klicken Sie unten auf Testlauf durchführen.
   • In einem neuen Fenster können Sie eine aktuelle E-Mail aus Ihrem Posteingang auswählen, die die Bedingungen für Ihren Auslöser erfüllt, um den Flow zu testen.
3. Geben Sie im Feld „E-Mail erhalten“ Folgendes ein: Rechnung

   • So finden Sie aktuelle E-Mails, die die Bedingungen Ihres Auslösers erfüllen.

4. Wählen Sie eine E-Mail aus.

5. Klicken Sie auf Start.
   • Wenn alles funktioniert, wird die Meldung „Ausführung abgeschlossen“ angezeigt und Sie sollten einen neuen E-Mail-Entwurf in Ihrem Gmail-Ordner „Entwürfe“ finden.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Aktivieren.

Sie haben jetzt von Grund auf einen intelligenten und benutzerdefinierten Flow erstellt, der Ihre E-Mails filtert und Ihr Team in Echtzeit auf dem Laufenden hält.

Weitere Informationen

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