Une fois Google Workspace déployé, exploitez Work Insights et évaluez ainsi dans quelle mesure les utilisateurs s'adaptent à leurs nouveaux outils de productivité. Vous pouvez y consulter les informations suivantes :
- Quelles équipes n'adoptent pas les applications au même rythme que les autres ?
- Quelles sont les applications que l'équipe n'utilise pas ?
- Quelles sont les anciennes applications que l'équipe utilise ?
Si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez envisager d'augmenter l'adoption de Google Workspace.
Étape 1 : Vérifiez le nombre d'utilisateurs actifs
- Depuis le tableau de bord Work Insights, accédez au menu sur la gauche et cliquez sur la catégorie Adoption.
- Dans le filtrage situé en haut à droite de la page, sélectionnez une équipe. Pour en savoir plus, consultez Filtrer les données Work Insights par équipe.
- (Facultatif) Sélectionnez une autre période dans le filtre correspondant situé en haut à droite de la page.
- Recherchez le graphique "Combien d'utilisateurs sont actifs dans Google Workspace ?"
- Vérifiez le nombre d'utilisateurs actifs sur 7 jours et sur 30 jours :
- Onglet Utilisateurs actifs sur 7 jours : le nombre d'utilisateurs doit être élevé pour les applications dont les utilisateurs doivent se servir au moins une fois par semaine, comme Sheets, Docs et Slides.
- Onglet Utilisateurs actifs sur 30 jours : le nombre d'utilisateurs doit être élevé pour les applications que vous prévoyez d'utiliser moins fréquemment, c'est-à-dire au moins une fois par mois uniquement.
Étape 2 : Identifiez les équipes comptant moins d'utilisateurs actifs
- Sur le graphique "Combien d'utilisateurs sont actifs dans Google Workspace ?", cliquez sur Afficher les détails.
- Identifiez les équipes comptant moins d'utilisateurs actifs.
- (Facultatif) Pour afficher les métriques de différentes équipes, utilisez le filtrage situé en haut de la page.
Étape 3 : Identifiez les équipes qui utilisent encore d'anciennes applications
- Sur la page "Adoption", recherchez le graphique "Quel pourcentage d'utilisateurs travaillent avec des applications non-Google Workspace ?"
- Vérifiez le pourcentage d'utilisateurs qui envoient des pièces jointes Microsoft Office depuis Gmail.
- Cliquez sur Afficher les détails pour afficher la répartition des utilisations non-Google Workspace par équipe.
- Identifiez les équipes qui utilisent beaucoup les fichiers Microsoft Office.
- (Facultatif) Pour afficher les métriques de différentes équipes, utilisez le filtrage situé en haut de la page.
- Cliquez sur l'onglet Macros pour savoir si des équipes utilisent des macros Microsoft.
- Si une équipe utilise beaucoup les macros, il est possible que ses membres ne sachent pas que les macros sont compatibles avec Google Workspace.
- Si une équipe utilise peu les macros, il est possible que ses membres n'utilisent Microsoft Office que parce qu'ils travaillent avec des clients ou fournisseurs externes qui l'utilisent.
- Cliquez sur l'onglet Utilisation des applications de productivité pour savoir si des utilisateurs travaillent avec Google Workspace uniquement, à la fois avec Google Workspace et des outils Microsoft, ou uniquement avec des outils Microsoft Office. Sélectionnez ensuite l'application sur laquelle vous souhaitez en savoir plus.
Étape 4 : Résolvez les problèmes d'adoption de Google Workspace
Après avoir examiné les statistiques concernant l'adoption, vous pouvez résoudre les problèmes rencontrés.
Découvrir les principaux motifs d'un taux d'adoption faible
| Motif d'un taux d'adoption faible | Solution possible |
|---|---|
| Les utilisateurs ne connaissent pas les avantages de Google Workspace. | Créez des campagnes internes pour mieux présenter les avantages de Google Workspace et expliquer pourquoi votre organisation passe à Google Workspace. |
| Les utilisateurs ne savent pas comment utiliser leurs nouveaux outils de productivité. |
Proposez aux utilisateurs une formation autonome ou en groupe en fonction de leur niveau d'expertise. |
| Les utilisateurs ne savent pas de quelle manière Google Workspace peut améliorer la collaboration, en particulier s'ils se trouvent à des endroits différents. | Proposez une assistance et une formation aux membres des équipes qui ne sont pas passés à Google Workspace. Partagez la ressource 10 conseils Google Workspace pour former des équipes virtuelles. |
| Les utilisateurs travaillent avec des personnes externes à votre organisation qui utilisent Microsoft Office ou d'autres outils tiers. | Partagez la ressource 10 conseils pour travailler avec des personnes qui n'utilisent pas Google Workspace. |
| Les utilisateurs ne connaissent pas toutes les fonctionnalités incluses dans Google Workspace pour les aider à gérer leurs tâches. | Proposez une formation Google Workspace adaptée aux rôles des utilisateurs. Partagez différentes ressources pour différents types de tâches. |
| Les utilisateurs ayant de l'expérience avec les outils Microsoft peuvent avoir besoin d'informations supplémentaires sur la façon de réaliser leurs tâches dans Google Workspace (par exemple, la création de macros). | Partagez les ressources expliquant le passage de Microsoft à Google Workspace. |
| L'équipe de direction continue d'utiliser d'anciens outils et ne montre pas l'exemple aux collaborateurs pour passer à Google Workspace. | Encouragez l'équipe de direction à s'engager à passer à Google Workspace. |
| La langue principale de votre organisation n'est peut-être pas la langue maternelle de certains utilisateurs, qui peuvent avoir besoin d'une assistance supplémentaire. | Assurez-vous que vos communications et formations Google Workspace sont bien disponibles dans la langue maternelle des utilisateurs. Si nécessaire, contactez le service des ressources humaines pour obtenir de l'aide concernant la traduction. |
| Les utilisateurs souffrant d'un handicap peuvent avoir besoin d'aide pour être productifs avec Google Workspace. | Proposez une formation individuelle et mettez en œuvre des technologies d'assistance pour ces utilisateurs. |
| Les utilisateurs n'ont pas besoin d'utiliser des applications spécifiques en raison de leur rôle (par exemple, ils n'ont pas besoin d'un bureau pour la fonction qu'ils occupent). | Attribuez le type de licence approprié aux utilisateurs en fonction de leur rôle au sein de votre organisation. |
| Les collaborateurs mobiles ou qui n'ont pas de bureau ne disposent pas des outils dont ils ont besoin pour utiliser Google Workspace. | Offrez aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement sans bureau ou en déplacement. En savoir plus |
Envoyer des questionnaires pour approfondir la question
Pour découvrir pourquoi les utilisateurs ne passent pas à Google Workspace, envoyez-leur des questionnaires à l'aide de Google Forms et recueillez leur avis. En fonction de leurs réponses, créez des solutions personnalisées pour les différentes équipes et utilisateurs. En savoir plus sur l'utilisation de Google Forms
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