ดูเปอร์เซ็นต์และจำนวนผู้ใช้ที่ส่งไฟล์ Microsoft Office ผ่าน Gmail
การดูข้อมูล
- คลิกประเภทการนำไปใช้ที่ด้านซ้ายจากหน้าแดชบอร์ด Work Insights
- ค้นหาแผนภูมิที่ชื่อว่า "ผู้ใช้กี่เปอร์เซ็นต์ใช้งานแอปที่ไม่ใช่ Google Workspace"
- เลือกทีมในตัวกรองทีมที่มุมขวาบนของหน้า โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการกรองข้อมูล Work Insights ตามทีม
- (ไม่บังคับ) เลือกช่วงเวลาต่างๆ ในตัวกรองเวลาที่มุมขวาบนของหน้าเว็บ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการทราบเปอร์เซ็นต์ของผู้ใช้ที่ส่งไฟล์ Microsoft Office ในวันที่กำหนด ให้ชี้ไปที่แผนภูมิ
เคล็ดลับ: ดูข้อมูลการไปยังส่วนต่างๆ ของแผนภูมิได้เพิ่มเติมที่หัวข้อการไปยังส่วนต่างๆ ใน Work Insights
ความหมายของแผนภูมิ
แผนภูมินี้จะแสดงรายละเอียดของไฟล์ Microsoft Office ที่ผู้ใช้ Google Workspace ส่งผ่าน Gmail เมื่อทราบจำนวนผู้ใช้ Google Workspace ในองค์กรที่ต้องใช้งานแอปที่ไม่ใช่ Google Workspace เช่น Microsoft Office คุณจะช่วยหาเหตุผลที่ผู้ใช้เลือกใช้งานต่อได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้บางรายยังคงใช้แอปเดิมในการสื่อสารกับบริษัทอื่นหรือผู้ใช้ภายนอก คุณอาจเห็นการเปลี่ยนมาใช้งาน Google Workspace ที่ช้าลง
วิธีคำนวณข้อมูล
จำนวนผู้ใช้ที่แนบไฟล์ Microsoft Office ผ่าน Gmail ในช่วง 30 วันที่ผ่านมาหารด้วยจำนวนผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์เข้าถึง Google Workspace
หมายเหตุ:
- Work Insights จะนับผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ในช่วง 30 วันเพื่อคำนวณเปอร์เซ็นต์ แต่เครื่องมือการรายงานอื่นๆ อาจนับผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ในช่วง 28 วัน ซึ่งความแตกต่างนี้อาจส่งผลให้ค่าเปอร์เซ็นต์แตกต่างกันเล็กน้อย
- Work Insights ใช้จำนวนผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์เข้าถึง Google Workspace เป็นตัวหาร แต่เครื่องมือการรายงานอื่นๆ อาจกำหนดผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ในช่วง 28 วันเป็นตัวหารเพื่อคำนวณเปอร์เซ็นต์
ดูรายละเอียด
หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างทีมต่างๆ และสร้างการเปรียบเทียบกับข้อมูลทั้งองค์กร ให้คลิกดูรายละเอียด
แท็บแผนภูมิสำหรับแอปที่ไม่ใช่ Google Workspace
เลือกแท็บเพื่อดูรายละเอียดของไฟล์ Microsoft Office หรือไฟล์มาโครทั้งหมดที่ส่งผ่าน Gmail ตามช่วงเวลาและทีมที่คุณตั้งไว้ที่มุมขวาบนของหน้า
แท็บแผนภูมิอื่นๆ
- ดูรายละเอียดเกี่ยวกับแท็บผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ที่หัวข้อมีผู้ใช้งาน Google Workspace อยู่กี่ราย
- ดูรายละเอียดเกี่ยวกับแท็บการใช้ซ้ำที่หัวข้อแอปใดมีการเข้ามาใช้งานซ้ำ
- ดูรายละเอียดเกี่ยวกับแท็บการใช้แอปเพื่อการทำงานที่หัวข้อผู้ใช้ใช้ประโยชน์จากแอปเพื่อการทำงานใดบ้าง
ใช้ข้อมูล
| การประเมิน | การทำงาน |
|---|---|
| ระบุทีมที่มีการใช้งานแอป Microsoft Office ในระดับต่ำ |
พิจารณาว่าการเก็บใบอนุญาตของแอปสำหรับผู้ใช้กลุ่มดังกล่าวไว้ต่อไปจะมีประโยชน์หรือควรปฏิบัติหรือไม่ |
| กำหนดเกณฑ์มาตรฐานเพื่อดูว่ามีการใช้งานแอป Microsoft Office น้อยลงตามที่คาดไว้หรือไม่ | พิจารณาการนำใบอนุญาตออกหากการใช้งานลดลงต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานอย่างต่อเนื่อง |
| ระบุทีมที่มีการใช้งานแอป Microsoft Office ในระดับสูงและพิจารณาว่าเป็นการใช้งานตามหน้าที่ของบทบาทผู้ใช้หรือไม่ | ยืนยันว่าผู้ใช้ยังคงใช้แอปเดิมกับลูกค้าหรือไคลเอ็นต์ภายนอกต่อไปเนื่องจากคุ้นเคยกับการสื่อสารกับแอปดังกล่าวหรือจำเป็นต้องใช้แอปเหล่านั้น |
| ระบุทีมที่มีการใช้งานแอป Microsoft Office ในระดับสูงกว่าที่คาดไว้ | พิจารณาจัดการฝึกอบรม Google Workspace เพิ่มเติมและนำเสนอเหตุผลที่คุณเปลี่ยนมาใช้ Google Workspace แทนแอปภายในองค์กรหรือแอปเดิม |
| ทำความเข้าใจสาเหตุที่อาจทำให้อัตราการเปลี่ยนมาใช้งาน Google Workspace อยู่ในระดับต่ำ | โปรดดูหัวข้อทำความเข้าใจการเปลี่ยนมาใช้งาน Google Workspace ของผู้ใช้ พิจารณาส่งแบบสำรวจไปยังผู้ใช้เพื่อทำความเข้าใจสาเหตุที่ผู้ใช้อาจยังคงใช้ Microsoft Office หรือแอปเดิม |
| ระบุทีมที่มีการใช้งานไฟล์มาโครของ Microsoft ในระดับสูง |
ตรวจสอบความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์ดังกล่าวภายนอกองค์กร |
| พิจารณาว่าพนักงานใช้เฉพาะแอป Microsoft Office หรือใช้ร่วมกับ Google Workspace หรือไม่ใช้ทั้ง Microsoft และ Google Workspace | โปรดดูหัวข้อผู้ใช้ใช้ประโยชน์จากแอปเพื่อการทำงานใดบ้าง |