เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบและบุคลากรด้านกฎหมาย ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ต้องตั้งค่าบัญชีของคุณก่อนจึงจะใช้ห้องนิรภัยได้ ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน

คู่มือนี้จะอธิบายภาพรวมเกี่ยวกับฟีเจอร์ eDiscovery ของ Google ห้องนิรภัย ซึ่งคุณใช้ค้นหาและส่งออกข้อมูล Google Workspace ขององค์กรได้

ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

ไปที่ https://vault.google.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace

หากลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยไม่ได้ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เปิดห้องนิรภัยให้คุณ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกรณี

คุณจะต้องสร้างพื้นที่ทํางานที่ชื่อว่ากรณีเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลผู้ใช้ ซึ่งกรณีเป็นเหมือนโฟลเดอร์ที่คุณจัดเก็บคําค้นหาและส่งออกแพ็กเกจได้ คุณสามารถแชร์กรณีกับบุคคลอื่นได้ เช่น ผู้ใช้ภายนอก

คลิกกรณีสร้าง
หากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จําเป็น
ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
คลิกสร้าง

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาข้อมูล

เมื่อสร้างกรณีในขั้นตอนที่ 2 แล้ว กรณีจะเปิดขึ้นในแท็บค้นหาขึ้นมา ตอนนี้คุณก็เริ่มการค้นหาได้แล้ว ดังนี้

หากไม่มีแท็บค้นหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้

เลือกบริการของ Google ที่จะค้นหา เช่น Gmail
ป้อนพารามิเตอร์การค้นหา คุณสามารถเลือกบัญชีที่ต้องการค้นหาและเงื่อนไขที่จะใช้ได้ เช่น
- ค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ที่ระบุเป็นผู้ส่ง - ป้อนอีเมลในช่องอีเมลบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา เช่น from:user1@example.com และ to:user2@example.com
- ค้นหาข้อความที่มีวลีที่ต้องการ - Gmail อาจมีข้อความนับล้านรายการ และมีคําที่ใช้ทั่วไปในแต่ละภาษาเป็นจํานวนมหาศาลในหลายองค์กร ลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด เช่น "โปรเจ็กต์ลับ X" หมายเหตุ: การค้นหาจะไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนของวลีในเครื่องหมายคำพูด
- ยกเว้นฉบับร่าง - Gmail จะบันทึกข้อความร่างไว้หลายเวอร์ชันตามที่ผู้ส่งเขียนไว้ หากไม่ต้องการทราบรายละเอียดในส่วนนี้ ให้เลือกช่องยกเว้นฉบับร่างเพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหา
- ยกเว้นรายการที่ตรงกัน - หากต้องการยกเว้นข้อมูลจากผลการค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (‐) นำหน้าข้อความค้นหา ตัวอย่างเช่น -subject:vacation จะยกเว้นข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า "vacation" อยู่ในชื่อเรื่อง
  
  ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีค้นหา Gmail, ไดรฟ์และ Meet, Chat, ปฏิทิน, Groups และ Voice โปรดดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหา Gmail ที่หัวข้อเคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหาข้อความ (ด้านล่างในหน้านี้)
(ขั้นตอนนี้ไม่บังคับและใช้ได้กับ Gmail และ Groups) หากกังวลว่าการค้นหาจะแสดงผลลัพธ์มากเกินไป ซึ่งอาจใช้เวลานานในการประมวลผล ให้คลิกนับ ซึ่งจะรายงานจํานวนผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาเต็มรูปแบบ
หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้คลิกขยายแล้วแก้ไขพารามิเตอร์การค้นหา
คลิกค้นหา หลังจากค้นหาแล้ว ห้องนิรภัยจะเปิดตารางผลการค้นหาขึ้นมา

ข้อจํากัดด้านการค้นหามีดังนี้
- ข้อมูลที่ลบถาวร ห้องนิรภัยสามารถค้นหาและแสดงผลเฉพาะข้อมูลที่ไม่ได้ลบถาวรออกจากระบบของ Google เท่านั้น ห้องนิรภัยไม่ได้เก็บรักษาข้อมูลทุกอย่างขององค์กรไว้โดยอัตโนมัติ หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูลที่ต้องการ ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราว
- รายการในไดรฟ์ เมื่อค้นหาไดรฟ์ คุณสามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ต่างๆ เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint, PDF, HTML, TXT และ RTF ได้ แต่จะค้นหาภายในไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ไบนารีไม่ได้
- ข้อผิดพลาดของไวลด์การ์ด - ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้หากโอเปอเรเตอร์การค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้า subj:อา* แสดงผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:อาหาร* (เพื่อค้นหา "อาหาร") และ subj:อากา* (เพื่อค้นหา "อาการ" และ "อากาศ") ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดสำหรับการค้นหาในปฏิทิน, Chat, ไดรฟ์ หรือ Voice

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการค้นหาข้อความ

เป้าหมาย	ตัวอย่างการค้นหา
ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือจากโดเมนภายนอก	การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีการรับส่งกับโดเมนภายนอก ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ส่งก็ตาม `(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)`
ค้นหาเฉพาะข้อความแชท	ข้อความค้นหานี้แสดงข้อความแชทและไม่รวมข้อความอีเมล: `is:chat`
ค้นหาบางคำและยกเว้นบางคำ	การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความที่มีคำว่า invite และ invitational แต่ไม่แสดงข้อความที่มี invitation หรือ invited `(invit* -invitation -invited)`
ค้นหาคำที่อยู่ใกล้กันในข้อความ	การค้นหานี้จะแสดงผลข้อความ "don’t ever distribute" แต่ไม่รวมข้อความ "don’t think we should distribute" โปรดใช้ตัวเลขใดก็ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 19 `("don't AROUND 3 distribute")`
ไม่รวมข้อความที่ถูกลบซึ่งมีป้ายกำกับที่ใช้งานโดยผู้ใช้	การค้นหานี้จะไม่รวมข้อความที่ถูกลบและมีป้ายกำกับ "travel" ที่ใช้งานโดยผู้ใช้ `-(label:^deleted AND label:travel)`
ค้นหาไฟล์แนบประเภทที่ต้องการ	การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ PDF `(has:attachment filename:pdf)`
ยกเว้นข้อความที่กักบริเวณ	การค้นหานี้จะยกเว้นข้อความในเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ `-label:^admin_quarantine`

ขั้นตอนที่ 4: ดูตัวอย่างผลลัพธ์

หากต้องการดูตัวอย่างรายการที่ตรงกัน ให้คลิกแถวในตารางผลการค้นหา แล้วตัวอย่างจะเปิดขึ้นในแถบด้านขวา

ลักษณะการทํางานของการแสดงตัวอย่างมีดังนี้

ข้อความ ห้องนิรภัยจะแสดงผลการสนทนาทั้งหมดของข้อความที่ยุบรวมไว้ในชุดข้อความเดียว คลิกข้อความเพื่อขยายชุดข้อความ หากต้องการดูตัวอย่างข้อความแต่ละรายการ ให้คลิกข้อความนั้น
รายการในไดรฟ์ คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ของ Google ได้ เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียน รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดได้ เช่น .docx, .pdf และ .xlsx

คุณอาจไม่สามารถดูตัวอย่างข้อความหรือไฟล์ที่พบได้ทั้งหมด แม้ว่าการแสดงตัวอย่างอาจถูกจํากัด แต่การส่งออกจะมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดเมื่อคุณส่งออกผลการค้นหา

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกคำค้นหา

หลังจากสร้างพารามิเตอร์การค้นหาเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อเรียกใช้การค้นหานี้อีกครั้งในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ซึ่งจะไม่บันทึกผลการค้นหา แต่บันทึกเฉพาะพารามิเตอร์การค้นหาเท่านั้น หากต้องการบันทึกผลลัพธ์ล่าสุด โปรดไปที่ขั้นตอนถัดไปและส่งออกผลลัพธ์นั้น
หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ ให้คลิกดูการค้นหาที่บันทึกไว้แล้วคลิกการค้นหา การค้นหาที่บันทึกไว้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณทำการค้นหาอีกครั้ง ผลลัพธ์จะมีข้อมูลที่สร้างขึ้นนับจากที่ค้นหาครั้งล่าสุด

ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกและวิเคราะห์

หากต้องการบันทึกผลการค้นหา ให้คลิกส่งออกในแท็บค้นหา
หากไม่มีตัวเลือกส่งออก โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบมอบสิทธิ์ที่จําเป็นให้คุณ
ไปที่แท็บการส่งออกเพื่อติดตามความคืบหน้าของการส่งออก เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิกดาวน์โหลด คุณมีเวลาดาวน์โหลดไฟล์ส่งออก 15 วันหลังจากเริ่มส่งออกไฟล์
การส่งออกจะมีไฟล์บีบอัดซึ่งมีข้อมูลที่ได้จากการค้นหา นอกจากนี้ยังมีไฟล์ข้อมูลเมตาสำหรับเชื่อมโยงข้อมูลกับบัญชีที่เชื่อมโยงด้วย ใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อประมวลผลไฟล์ที่ส่งออก

งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

งานอื่นๆ ที่คุณทำได้ในห้องนิรภัยมีดังนี้

เก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาขององค์กร
โปรดตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและอัปเดตตามต้องการ
สร้างการคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรแต่ละรายการ โดยข้อความและไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราวจะไม่ถูกลบ ไม่ว่าจะกำหนดการตั้งค่าการเก็บรักษาไว้อย่างไรก็ตาม
ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนดว่าผู้ใช้รายอื่นจะทำสิ่งใดได้บ้างในห้องนิรภัย

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม

เราจะปรับปรุงได้อย่างไร