使用保险柜保留 Google Voice 数据

作为贵单位信息治理方案的一部分,您可以控制 Google Voice for G Suite 中数据的保留时长。保留规则可用于设置消息的保留期限,以及删除消息的时间(如需删除)。

您可以设置自定义保留规则,将满足特定条件的数据保留一段时间。对于单位中所有获得许可的帐号,如果您需要将某项服务中的所有数据保留一段时间,则可以设置默认保留规则。自定义保留规则会覆盖默认保留规则,即使后者的保留期限更长也是如此。

在设置保留规则前,我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理

警告:如果保留规则配置不当,Voice 可能会立即将数据完全清除,而且清除的数据将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

有关 Google Voice 保留的重要信息

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Voice 许可要求

用户必须拥有 Voice 标准版或专业版许可,这样保险柜才能保留、搜索、保全或导出其 Voice 数据。

Google Voice 用户必须拥有支持短信功能的电话号码才能使用该功能。了解详情

对于拥有封存用户专用离职员工专用保险柜许可的帐号,保险柜不支持保留或保全 Voice 数据。

Voice 短信会被汇总成每日对话的形式

支持的国家/地区,Google Voice 用户可以与其他 Voice 用户和非 Google 电话号码互发短信。保险柜处理短信的方式如下:

  • 聊天参与者在一天内互发的短信会汇总到对话中。对保险柜而言,一天的开始时间为当天零点 (GMT-7),结束时间为晚上 11:59 (GMT-7)。
  • 如果对话中的消息超过 500 条或 4 MB(不包括附件),则保险柜会将其拆分为多个较小的消息组,方便预览和导出。
  • 对话的上次修改日期以对话中最后一条消息的发送时间为准。当用户删除消息时,上次修改日期不会受到影响。
如何计算 Voice 数据的保留期限

保留期限的计算方法如下:

  • 短信 - 保留期限从信息发送日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起
  • 语音信息及其转录内容 - 保留期限从内容创建时间开始算起
  • 通话记录 - 保留期限从通话开始时间算起
处理和完全清除 Voice 数据时可能会出现延迟
  • 当您为 Voice 创建或更新保留规则时,该规则最长可能需要 24 小时才能生效。用户在等待规则生效期间删除的文件不会被保留,因而无法检索到。
  • 保留期满后,受影响的文件最长可能需要 15 天才能从 Voice 中完全清除。
您在保险柜保留政策中指定的时间结束后,Google 仍会保留某些信息(包括订阅者身份信息、通话记录和消息记录),以便我们履行监管义务。您可能无法在保险柜中看到此类数据。要了解更多信息,请联系支持团队。
部分 Voice 数据不由保险柜控制

以下 Voice 数据无法用于保留、保全、搜索或导出:

  • 2019 年 6 月 5 日 (GMT-7) 之前创建的 Google Voice 数据
  • 已分配给多位用户的电话号码的短信、语音信息及其转录内容或通话记录
  • 虽然某些 Google Voice 帐号可以录制通话内容,但此功能不适用于 Google Voice for G Suite 帐号。保险柜无权访问语音对话。

为 Voice 数据设置自定义保留规则

这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击保留 然后 自定义规则 然后 创建
  3. 在“服务”部分,选择 Voice,然后点击继续
  4. 选择要应用该规则的单位部门。点击相应字段,然后点击目标单位部门。
  5. (可选)如需仅将该规则应用于特定类型的 Voice 数据,请取消选中要排除的数据类型对应的复选框。
  6. 点击继续
  7. 选择消息的保留时长:
    • 要永久保留在此规则适用范围内的消息,请选择无限期
    • 要在设定的保留期限过后舍弃消息,请选择保留期限,然后输入天数(1 至 36500)。
  8. 如果您设置了时长,请选择如何处理超过所选保留期限的数据:
    • 要仅完全清除已删除的数据,请选择第一个选项。
    • 要完全清除所有数据(包括尚未删除的数据),请选择第二个选项。
    警告:您提交新规则后,保险柜会允许 Voice 立即开始清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  9. 点击创建。如果您设置了保留期限,保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可创建此规则。

为 Voice 数据设置默认保留规则

这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤

默认保留规则适用于不在任何自定义规则或保全设置涵盖范围内的保险柜数据。

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击保留。系统会打开默认规则列表。
  3. 点击“Voice”图标 ""
  4. 选择数据的保留时长:
    • 要永久保留在此规则适用范围内的数据,请选择无限期
    • 要在设定的保留期限过后舍弃数据,请选择保留期限,然后输入天数(1 至 36500)。
  5. 如果您设置了时长,请选择如何处理超过所选保留期限的数据:
    • 要仅完全清除已删除的数据,请选择第一个选项。
    • 要完全清除所有数据(包括尚未删除的数据),请选择第二个选项。
  6. 警告:您提交新规则后,保险柜会允许 Voice 立即开始清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  7. 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。

使用传统版保险柜

点击下方链接即可打开适用于传统版保险柜 (ediscovery.google.com) 的步骤。转到适用于新版保险柜的步骤

在 ediscovery.google.com 中为 Voice 设置保留规则

为 Google Voice 创建自定义保留规则

您可以根据单位部门自定义保留规则。自定义保留规则一律优先于默认保留规则。此外,如果相应内容应用了多项保留规则,那么系统就会根据保留期限最晚结束的规则来保留内容。

要创建自定义保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 点击创建规则
  4. 选择规则的应用范围:Voice
  5. 选择要应用此规则的 Google Voice 数据类型。
  6. 从下拉列表中选择一个单位部门。
  7. 选择消息的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留数据。
    • 要在设定的保留期限过后舍弃 Voice 数据,请输入天数(1 至 36500)。
  8. 如果您设置了时长,请选择如何处理超过所选保留期限的数据:
    • 如果只要彻底清空已删除的数据,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有数据,请选择第二个选项。此操作也会清空尚未删除的数据。
  9. 点击预览,系统就会列出在此保留规则适用范围内的内容。检查该列表,确定您是否已正确设置规则。请务必确保这项规则不会永久删除用户可能需要的数据。
    警告:您提交新规则后,保险柜会允许 Voice 立即开始清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  10. 点击保存。如果您的保留规则将彻底清空内容,则保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。

为 Google Voice 设置默认保留规则

默认保留规则适用于所有不在自定义保留规则或保全涵盖范围内的消息和文件。

要为您的单位设置默认保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 默认保留规则下,点击 Voice
  4. 勾选设置默认保留规则对应的复选框。
  5. 选择消息的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留数据。
    • 要在设定的保留期限过后舍弃 Voice 数据,请输入天数(1 至 36500)。
  6. 如果您设置了时长,请选择如何处理超过所选保留期限的数据:
    • 如果只要彻底清空已删除的数据,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有数据,请选择第二个选项。此操作也会清空尚未删除的数据。
    警告:您提交新规则后,保险柜会允许 Voice 立即开始清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  7. 点击保存。如果您的保留规则可能彻底清空内容,则保险柜会要求您确认已了解该保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。
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