Conservare i dati di Google Voice con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i dati di Google Voice per G Suite. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere l'articolo Come funziona la conservazione.

AVVISO: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Voice di eliminare i dati immediatamente e in modo irreversibile. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

Informazioni importanti sulla conservazione di Google Voice

Requisiti relativi alla licenza di Voice

Per consentire a Vault di conservare, cercare, bloccare o esportare i propri dati di Voice, l'utente deve disporre di una licenza Voice Standard o Premier.

Per gli SMS, l'utente di Google Voice deve avere un numero di telefono che supporta gli SMS. Ulteriori informazioni

Vault non supporta la conservazione o i blocchi dei dati di Voice per gli account con licenze Utente archiviato o Vault per ex dipendenti.

Gli SMS di Voice vengono raggruppati in conversazioni quotidiane

Nelle aree geografiche e nei paesi supportati, gli utenti di Google Voice possono scambiare SMS con altri utenti di Voice e con numeri di telefono non Google. Vault gestisce gli SMS nel modo seguente:

  • Gli SMS scambiati tra i partecipanti nell'arco di una giornata vengono raggruppati in una conversazione. Ai fini di Vault, una giornata inizia alle 24:00 (GMT-7) e termina alle 23:59 (GMT-7).
  • Quando una conversazione supera i 500 messaggi o 4 MB (esclusi gli allegati), Vault la suddivide in piccoli gruppi di messaggi per la visualizzazione in anteprima e l'esportazione.
  • La data dell'ultima modifica di una conversazione si basa sulla data di invio dell'ultimo messaggio che include. La data dell'ultima modifica non cambia se un utente elimina un messaggio.

Come vengono calcolati i periodi di conservazione dei dati di Voice

Il periodo di conservazione viene calcolato nel modo seguente:

  • SMS. La conservazione inizia alle 23:59 UTC-7 del giorno in cui viene inviato il messaggio.
  • Messaggi vocali e relative trascrizioni. La conservazione inizia nel momento in cui viene creato l'elemento.
  • Registri chiamate. La conservazione inizia all'ora di inizio della chiamata.

L'elaborazione e l'eliminazione definitiva dei dati di Voice possono essere soggette a ritardi

  • Se crei o aggiorni una regola di conservazione per Voice, la sua propagazione può richiedere fino a 24 ore. Gli elementi eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non vengono conservati e non possono essere recuperati.
  • Alla scadenza di un periodo di conservazione, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano eliminati definitivamente da Voice.
Per adempiere a obblighi normativi, Google può conservare determinate informazioni, tra cui l'identificazione degli abbonati e i log delle chiamate e dei messaggi, per un periodo di tempo superiore a quanto specificato dalle norme di conservazione di Vault. Questi dati potrebbero non essere visibili in Vault. Per ulteriori informazioni, contatta l'assistenza.

Alcuni dati di Voice non sono controllati da Vault

I seguenti dati di Voice non sono disponibili per la conservazione, i blocchi, la ricerca o l'esportazione:

  • Dati di Google Voice creati prima del 5 giugno 2019 (GMT-7)
  • SMS, messaggi vocali e relative trascrizioni o registri chiamate che interessano un numero di telefono assegnato a più utenti
  • Sebbene alcuni account Google Voice possano registrare le chiamate, questa funzionalità non è disponibile per gli account Google Voice per G Suite. Vault non ha accesso alle conversazioni vocali.

Creare una regola di conservazione personalizzata per Google Voice

Le regole personalizzate possono essere basate sulle unità organizzative e sostituiscono sempre la regola predefinita. Se un elemento è soggetto a più regole di conservazione, viene conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.

Per creare regole di conservazione personalizzate:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Fai clic su Crea regola.
  4. Scegli dove applicare la regola: Voice.
  5. Scegli i tipi di dati di Google Voice a cui applicare la regola.
  6. Scegli un'unità organizzativa dall'elenco a discesa.
  7. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare i dati in modo permanente.
    • Per eliminare i dati di Voice dopo un determinato periodo di tempo, inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
  8. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i dati che sono già stati eliminati.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i dati, inclusi quelli che non sono già stati eliminati.
  9. Fai clic su Anteprima per richiamare un elenco di elementi interessati dalla regola di conservazione. Passa in rassegna l'elenco per verificare di aver impostato correttamente la regola. Assicurati che non vengano eliminati definitivamente dati di cui gli utenti potrebbero avere bisogno.
    Avviso: Vault consente a Voice di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  10. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione può eliminare definitivamente i messaggi, Vault ti chiederà di confermare di averne compreso gli effetti. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare una regola di conservazione predefinita per Google Voice

La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi e i file che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

Per impostare una regola di conservazione predefinita per la tua organizzazione:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. In Regole di conservazione predefinite, fai clic su Voice.
  4. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita.
  5. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare i dati in modo permanente.
    • Per eliminare i dati di Voice dopo un determinato periodo di tempo, inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
  6. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i dati che sono già stati eliminati.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i dati, inclusi quelli che non sono già stati eliminati.
    Avviso: Vault consente a Voice di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  7. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione può eliminare definitivamente gli elementi, Vault ti chiederà di confermare di averne compreso gli effetti. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.
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