Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des données Google Voice pour Google Workspace. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes concernant la conservation de données Google Voice
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des données Voice compatibles dans Vault.
AVERTISSEMENT : Une règle de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et irréversible des données Voice. Faites preuve de prudence lorsque vous créez ou modifiez des règles de conservation. Nous vous recommandons de tester les nouvelles règles sur un petit groupe d'utilisateurs avant de les appliquer à l'ensemble de l'organisation.
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Quelles données peuvent être conservées ?Compris :
- SMS
- Messages vocaux et leur transcription
- Journaux d'appels et enregistrements
Non compris :
- Données Voice pour un numéro attribué à plusieurs utilisateurs
- Données Voice créées avant le 5 juin 2019 (GMT-7)
- Données Voice pour les comptes disposant de licences Utilisateur archivé
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.
La période de conservation est calculée de la façon suivante :
- SMS : la conservation commence à 23h59 UTC-7 le jour de l'envoi du message.
- Messages vocaux et leurs transcriptions : la conservation commence au moment de la création de l'élément.
- Journaux d'appels et enregistrements : la conservation commence à l'heure de début de l'appel.
- Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation pour Voice, un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire avant qu'elle ne s'applique. Les éléments supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation ne sont pas conservés et ne peuvent pas être récupérés.
- À l'expiration d'une période de conservation, il peut s'écouler jusqu'à 30 jours avant que Voice supprime définitivement les données concernées.
Nous nous réservons le droit de conserver certaines informations, y compris l'identification des abonnés, et les journaux des SMS et des appels, plus longtemps que l'indiquent les règles de conservation Vault, dans le but de respecter nos obligations légales. Ces données peuvent ne pas être visibles dans Vault. Pour en savoir plus, contactez l'assistance.
Définir une règle de conservation personnalisée pour les données Voice
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Voice comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez une unité organisationnelle à laquelle appliquer la règle. Cliquez sur le champ, puis sur l'unité organisationnelle.
- (Facultatif) Pour n'appliquer la règle qu'à certains types de données Voice, décochez les cases correspondant aux types de données que vous souhaitez exclure.
- Cliquez sur Continuer.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les données une fois la période de conservation arrivée à expiration :
- Pour ne supprimer définitivement que les données déjà supprimées, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, y compris celles qui n'ont pas été supprimées manuellement, choisissez la deuxième option.
Avertissement : Vault autorise Voice à supprimer définitivement et sans délai les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir une règle de conservation par défaut pour les données Voice
La règle de conservation par défaut s'applique aux données Vault qui ne sont soumises à aucune règle personnalisée ou obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Voice
.
- Indiquez la durée de conservation des données :
- Pour que les données soumises à cette règle ne soient jamais supprimées, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer les données passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les données une fois la période de conservation arrivée à expiration :
- Pour ne supprimer définitivement que les données déjà supprimées, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, y compris celles qui n'ont pas été supprimées manuellement, choisissez la deuxième option.
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Avertissement : Vault autorise Voice à supprimer définitivement et sans délai les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.