Как настроить правила хранения для Gmail с помощью Сейфа

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…

В этой статье объясняется, как хранить сообщения Gmail в Google Сейфе.

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений Gmail в Google Сейфе. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.

Важная информация о хранении данных в Gmail

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Gmail поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, Gmail может незамедлительно удалить сообщения без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.

Основные принципы хранения сообщений Gmail

• Если на сообщение распространяется запрет на удаление, Gmail не может удалить его без возможности восстановления даже после истечения всех действующих сроков хранения.
• Специальные правила хранения Gmail отменяют любые правила хранения Gmail, используемые по умолчанию.
• Если сообщение подпадает под действие нескольких специальных правил хранения, Gmail сохранит сообщение в соответствии с правилом, которое устанавливает наиболее продолжительный срок хранения.
• Собственное правило Gmail, устанавливающее 30-дневный срок хранения, может отсрочить момент удаления сообщений без возможности восстановления.

Другие принципы хранения сообщений Gmail

Развернуть раздел  |  Свернуть все

Типы данных, для которых можно и нельзя настроить правила хранения

Правила можно настроить для:

• сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных и полученных сотрудниками вашей организации, а также черновиков сообщений;
• сообщений, отправленных сотрудниками вашей организации в конфиденциальном режиме.

Правила нельзя настроить для:

• файлов, доступных по ссылкам;
• макетов писем;
• сообщений, отправленных в других сервисах Google, например в Календаре или Документах, при выключенном комплексном хранении почты;
• динамического контента в динамических сообщениях;
• отмененных черновиков и автосохраненных версий черновиков.

Подробнее о сообщениях Gmail, поддерживаемых в Сейфе…

При каких условиях сообщения Gmail удаляются без возможности восстановления

Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления в том случае, если оно соответствует критериям Сейфа и Gmail:

• К нему не применяются правила хранения.
• На него не распространяется запрет на удаление.
• Оно помечено сгенерированным системой Gmail ярлыком ^deleted в течение не менее 30 дней.

Сейф не разрешает Gmail удалить сообщение без возможности восстановления, если на сообщение распространяется действие правила хранения или запрета на удаление. После завершения всех действующих сроков хранения и запретов на удаление Gmail оценивает, можно ли удалить сообщение без возможности восстановления на основании срока, в течение которого оно было помечено ярлыком ^deleted.

При каких условиях применяется ярлык ^deleted

Gmail применяет ярлык ^deleted к сообщениям, которые можно удалить из систем Google. Сообщение получает этот ярлык при любом из следующих действий:

• Пользователь Gmail очищает корзину или выбирает сообщения в корзине и нажимает кнопку Удалить навсегда.
• Gmail автоматически удаляет сообщение, которое находилось в корзине 30 дней.
• Заканчивается срок хранения сообщения, у которого еще нет ярлыка ^deleted.
• Пользователь Gmail удаляет черновик.

Ярлык ^deleted скрывает сообщения от пользователей Gmail. Чтобы восстановить сообщения с этим ярлыком, пользователям нужно обратиться к администратору Google Workspace. Тем не менее пока сообщения с этим ярлыком не будут удалены без возможности восстановления, их можно просматривать в результатах поиска и экспортировать с помощью Сейфа.

Правило Gmail, устанавливающее 30-дневный срок хранения

В Gmail применяется правило, согласно которому сообщения хранятся не менее 30 дней после присвоения им ярлыка ^deleted. Эти правила отменяют любые правила хранения Сейфа, согласно которым срок хранения истекает до завершения этих 30 дней.

Чтобы лучше понять, каким образом правило Gmail, устанавливающее 30-дневный срок хранения, влияет на время безвозвратного удаления сообщений, ознакомьтесь с примерами хранения сообщений.

Цепочки сообщений Gmail и отдельные сообщения обрабатываются по-разному

К цепочкам сообщений правила хранения применяются следующим образом:

• Если какое-либо сообщение цепочки подпадает под действие правила хранения или запрета на удаление данных, будет сохранена вся цепочка.
• Если заданы правила с использованием ярлыков, определение сроков и условий хранения происходит на основе даты последнего сообщения в цепочке, к которому был применен ярлык.

Например, если правило хранения предписывает хранить сообщения с ярлыком project-A 365 дней и у первого сообщения в цепочке есть этот ярлык, то все сообщения в цепочке будут храниться в течение 365 дней с момента отправки первого сообщения. Если затем другое сообщение в цепочке получит ярлык project-A, то все сообщения в цепочке будут храниться в течение 365 дней с момента отправки этого сообщения. Когда срок хранения, заданный правилом, истечет и Gmail удалит сообщения с ярлыком без возможности восстановления, удаление некоторых сообщений без ярлыка может произойти с задержкой до 24 часов.

Правила применяются к ярлыкам, но не к вложенным ярлыкам

Если создать специальное правило хранения на основе ярлыка Gmail, оно не будет применяться к каким-либо вложенным ярлыкам. Вложенные ярлыки не включаются, поскольку сообщения с ними не имеют непосредственно ярлыка, на котором основано правило.    

Например, у пользователя есть ярлык Чеки и вложенный в него ярлык Путешествия. Если настроить правило хранения для ярлыка Чеки, сообщения с ярлыком Путешествия сохраняться не будут, так как у них нет непосредственно ярлыка Чеки.

На прикрепленные файлы, добавленные на Диск из Gmail, распространяются правила хранения данных на Диске

Когда вы добавляете прикрепленный к сообщению Gmail файл на Диск с помощью функции Добавить на Диск, там сохраняется его копия. На сообщение Gmail и прикрепленный к нему файл распространяются правила хранения данных в Gmail, а на копию этого файла на Диске – правила хранения данных на Диске.

Примеры правил хранения Gmail и их применения

Развернуть раздел  |  Свернуть все и перейти к началу

Пример правила хранения по умолчанию: хранение всех сообщений без ограничения времени

Это правило по умолчанию обеспечивает хранение всех сообщений Gmail в выбранном организационном подразделении без ограничения времени. Пользователи всё равно могут удалять сообщения, и сообщения удаляются из корзин через 30 дней или при очистке корзины. Однако у администраторов Сейфа остается возможность искать такие сообщения и экспортировать их.

Конфигурация правила

• Срок хранения: не ограничен

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий	Никогда	Никогда
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину	Через 1 день после отправки	Никогда
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки (но не очищает корзину)	Через 31 день после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины	Никогда

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь пишет черновик, но не отправляет его	Никогда	Никогда
Пользователь пишет черновик и удаляет его, не отправив	Когда пользователь удаляет черновик	Через 30 дней после того, как пользователь удаляет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Пример специального правила: удаление без возможности восстановления только удаленных сообщений через 365 дней

Это правило позволяет Gmail удалять без возможности восстановления через 365 дней только сообщения выбранного организационного подразделения, которые были удалены окончательно (из корзины).

Конфигурация правила

• Срок хранения: 365 дней
• Действие, выполняемое по истечении срока хранения: Удалять без возможности восстановления только письма, удаленные навсегда.

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий	Никогда	Никогда
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину	Через 1 день после отправки	Через 365 дней после отправки
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки (но не очищает корзину)	Через 31 день после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины	Через 365 дней после отправки
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки, а затем очищает ее	Через 360 дней после отправки	Через 390 дней после отправки (через 30 дней после очистки корзины согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 400 дней после отправки (но не очищает корзину)	Через 430 дней после отправки, когда Gmail автоматически удаляет сообщение из корзины	Через 460 дней после отправки (через 30 дней после того, как Gmail удаляет сообщение из корзины согласно правилу, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь пишет черновик, но не отправляет его	Никогда	Никогда
Пользователь пишет черновик и удаляет его, не отправив	Когда пользователь удаляет черновик	Через 30 дней после того, как пользователь удаляет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Пример специального правила: удаление сообщений без возможности восстановления через 365 дней

Это правило позволяет Gmail через 365 дней удалять без возможности восстановления все сообщения выбранного организационного подразделения, включая черновики и сообщения, которые пользователи не удалили.

Конфигурация правила

• Срок хранения: 365 дней
• Не включать черновики: флажок снят (только для ediscovery.google.com)
• Действие, выполняемое по истечении срока хранения: Удалять без возможности восстановления письма из почтовых ящиков Gmail и письма, удаленные навсегда. Это правило предусматривает удаление черновиков.

Действия с отправленными и полученными сообщениями

Что пользователь делает с отправленным или полученным сообщением	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь не выполняет с сообщением никаких действий	Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения	Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 1 день после отправки, после чего очищает корзину	Через 1 день после отправки	Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки, а затем очищает ее	Через 360 дней после отправки, когда пользователь очищает корзину	Через 390 дней после отправки (через 30 дней после очистки корзины согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь перемещает сообщение в корзину через 360 дней после отправки (но не очищает корзину)	Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения	Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Действия с черновиками

Что пользователь делает с черновиком	Когда Gmail применяет ярлык ^deleted label	Когда Gmail удаляет сообщение без возможности восстановления
Пользователь пишет черновик, но не отправляет его	Через 365 дней после отправки, когда заканчивается срок хранения	Через 395 дней после отправки (через 30 дней после того, как заканчивается срок хранения согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)
Пользователь пишет черновик и удаляет его, не отправив	Когда пользователь удаляет черновик	Через 30 дней после того, как пользователь удаляет черновик (согласно правилу Gmail, устанавливающему 30-дневный срок хранения)

Как настроить специальное правило хранения для Gmail

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. Выберите Gmail и нажмите Продолжить.
4. Выберите организационные подразделения, к которым должно применяться правило. Нажмите на поле, чтобы открыть окно выбора, и выберите организационное подразделение.
5. Нажмите Продолжить.
6. Укажите условия, при которых правило будет применяться к сообщениям (необязательно).
   • Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
   • Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Примечание:
     • Можно использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
     • Если ключевая фраза или значение начинается с дефиса, например -1000%, заключите их в кавычки, чтобы дефис не трактовался как оператор NOT.
     • Применять оператор is:chat для создания правила хранения сообщений Google Chat нельзя. Вместо этого воспользуйтесь специальной процедурой.

     Мы рекомендуем проверять условия поиском в Сейфе, чтобы убедиться, что правило хранения будет применяться к верному набору данных.

7. Нажмите Продолжить.
8. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
9. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
   • Чтобы удалять без возможности восстановления только уже удаленные из Корзины пользователей сообщения, выберите первый вариант.
   • Чтобы удалять все сообщения (в том числе те, которые ещё не удалены, за исключением черновиков и шаблонов электронных писем), выберите второй вариант.
   • Чтобы удалять все сообщения, в том числе ещё не удалённые, а также черновики и шаблоны электронных писем, выберите третий вариант.
   Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Gmail, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
10. Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Gmail

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется к сообщениям Gmail, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
3. Выберите Gmail .
4. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
5. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
   • Чтобы удалять без возможности восстановления только уже удаленные сообщения, выберите первый вариант.
   • Чтобы удалять все сообщения, в том числе ещё не удалённые, а также черновики и шаблоны, выберите второй вариант.
   Внимание! Сразу после сохранения правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Gmail, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.