匯出貴機構的保管箱資料

機構可以透過 Google 保管箱來控管 G Suite 核心服務中使用者資料的保留時間長度。

保管箱會根據貴機構設置的訴訟保留和保留規則,保存使用者的各項資料。即便使用者刪除了郵件和檔案,並且清空垃圾桶,保管箱仍會繼續保留這些資料。

不再使用 G Suite 服務

如果貴機構決定不再使用 Google 產品,G Suite 管理員可以透過資料匯出工具將使用者的資料匯出。當您遷移到其他服務供應商後,這項工具可為貴機構使用者提供所需的資料。

請注意,雖然保管箱會保留使用者刪除的資料,但資料匯出工具「不會」匯出這類資料。如果訴訟保留和保留規則保留了使用者刪除的郵件和檔案,保管箱管理員就必須使用保管箱,才能匯出這類資料。

匯出 Gmail 郵件

  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [郵件] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 至於搜尋方法,請選取 [特定帳戶]。您最多可以輸入 100 個使用者帳戶。
  6. 在 [字詞] 欄位輸入 label: ^deleted 搜尋運算子,將搜尋範圍限制為使用者刪除的郵件。
  7. 勾選 [排除草稿] 方塊。
  8. 按一下 [搜尋]
  9. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 選擇要匯出為 PST 或 mbox 檔案。匯出的郵件中如有任何機密模式郵件,您也能選擇是否要納入這類郵件的內容。
  10. 按一下 [開始匯出]。
  11. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。

匯出雲端硬碟資料

  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [雲端硬碟] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 至於搜尋方法,請選取 [特定帳戶]
    1. 最多可輸入 25 位保管箱使用者。
    2. 不要勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
  6. 按一下 [搜尋]
  7. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 決定是否要為擁有檔案間接存取權的使用者納入存取層級資訊
  8. 按一下 [開始匯出]。
  9. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。
匯出共用雲端硬碟資料
  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [雲端硬碟] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 至於搜尋方法,則選取 [共用雲端硬碟]
    1. 按一下 [尋找共用雲端硬碟],根據您要尋找的共用雲端硬碟,輸入其中成員的使用者帳戶。
    2. 按一下您要尋找的共用雲端硬碟。
    3. 您最多可以搜尋 25 個共用雲端硬碟。
  6. 按一下 [搜尋]
  7. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 決定是否要為擁有檔案間接存取權的使用者納入存取層級資訊
  8. 按一下 [開始匯出]。
  9. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。

匯出網路論壇資料

  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [網路論壇] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 輸入一或多個網路論壇群組,並以半形逗號分隔。您最多可搜尋 50 個群組,您至少必須指定一個群組,否則搜尋作業便會失敗。
  6. 在 [字詞] 欄位輸入 label: ^deleted 搜尋運算子,將搜尋範圍限制為使用者刪除的郵件。
  7. 按一下 [搜尋]
  8. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 選擇要匯出為 PST 或 mbox 檔案。匯出的郵件中如有任何機密模式郵件,您也能選擇是否要納入這類郵件的內容。
  9. 按一下 [開始匯出]。
  10. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。

匯出 Hangouts Chat 資料

  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [Hangouts Chat] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 選取搜尋方法:
    • 使用者:最多可輸入 100 個使用者帳戶。
    • 機構單位:在特定機構單位中進行搜尋。如果您選擇的機構單位含有子機構單位,那麼所有的子機構單位都會納入搜尋範圍。機構單位成員人數必須少於 100 位。
  6. 不要勾選 [包括聊天室搜尋結果] 方塊​。
  7. 按一下 [搜尋]
  8. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 選擇要匯出為 PST 或 mbox 檔案。
  9. 按一下 [開始匯出]。
  10. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。

匯出 Hangouts Chat 聊天室資料

  1. 登入保管箱
  2. 建立新案件或點選現有案件。
  3. 按一下左側窗格中的 [搜尋],再按一下 [Hangouts Chat] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [所有資料] 做為搜尋來源。
  5. 至於搜尋方法,請選取 [聊天室]
    1. 輸入您要尋找的聊天室中的一位成員,然後點選該聊天室。
  6. 勾選 [包括聊天室搜尋結果] 方塊​。如果搜尋範圍中的帳戶曾傳送訊息到某個聊天室,保管箱就會搜尋該聊天室中的資料。
  7. 按一下 [搜尋]
  8. 在搜尋結果清單中,按一下 [匯出結果]。
    1. 輸入匯出項目名稱。
    2. 選擇資料地區。
    3. 選擇要匯出為 PST 或 mbox 檔案。
  9. 按一下 [開始匯出]。
  10. 後續步驟請參閱從保管箱下載資料一節。
從保管箱下載資料

大量匯出作業可能需要數小時才能處理完成。匯出作業進行 24 小時後,保管箱會停止這項程序並指出「匯出內容只含部分結果」。您可以下載保管箱在此之前所能擷取的郵件和檔案,以及一個記錄尚未匯出帳戶的 CSV 檔案。

按一下 [繼續匯出] 即可繼續匯出資料。為匯出項目重新命名後,保管箱將繼續收集郵件和檔案 24 小時。您可以視需要一再延續匯出作業,直到所有與查詢相符的郵件和檔案都擷取完畢。

  1. 匯出完成後,在匯出項目名稱下方按一下 [查看已完成的檔案]。如果匯出完成後並未顯示這個連結,請重新整理網頁。
  2. 按一下檔案旁邊的 [下載] 即可下載檔案。
注意:您可在檔案匯出後的 15 天內下載,之後系統便會自動刪除匯出的檔案。

如需瞭解保管箱匯出作業內容的詳細資訊,請參閱保管箱匯出功能運作方式

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